Как использовать числа: основы для пользователей Mac

Сегодня мы затронем тему, которую я давно хотел затронуть. Если вы давно читаете AppleToolBox, то, возможно, помните времена, когда мы рассказывали, как использовать Mac-терминал, Автоматизатор, Ярлыки, а также более. Сегодня мы расширяем наши учебные ресурсы серией статей о том, как использовать Numbers.

Numbers — это приложение Apple для работы с электронными таблицами и его альтернатива очень популярному Excel. На самом деле Excel настолько популярен, что есть большая вероятность, что вы использовали его, даже если вы пожизненный пользователь Apple. Это бесценно для работы многих предприятий, и, хотя Numbers почти так же хорош во многих отношениях, Excel по-прежнему остается предпочтительным приложением для многих компаний.

Тем не менее, вы можете обнаружить, что Numbers лучше всего подходит для вашего личного или профессионального использования. В конце концов, он встроен в экосистему Apple, интегрируется с другими приложениями и сервисами Apple и, самое главное, является бесплатным для всех пользователей Apple.

Это наш первый пост в этой серии, поэтому мы просто рассмотрим здесь основы. Вы можете посмотреть на оглавление, чтобы получить представление о том, что будет рассмотрено. В ближайшее время я добавлю больше в эту серию, так что следите за обновлениями!

Почему важно научиться пользоваться Numbers

Прежде чем мы углубимся в то, как использовать Numbers для основных задач, давайте рассмотрим, почему важно научиться использовать это приложение.

Во-первых, приложения для работы с электронными таблицами, на мой взгляд, являются одними из основных приложений, которые вы должны уметь использовать. Точно так же, как вы должны знать, как пользоваться приложением-калькулятором, текстовым процессором и интернет-браузером, вы должны знать основы работы с электронными таблицами.

Это потому, что они так широко используются на рабочем месте, а также очень полезны для домашнего использования. Я использую электронные таблицы для различных целей, от отслеживания моей коллекции комиксов до автоматизации части моих ежемесячных задач.

Кроме того, умение пользоваться электронными таблицами может оказаться ценным навыком на рабочем месте. Многие предприятия полагаются на электронные таблицы по нескольким причинам, и вы можете обнаружить, что некоторые задания полностью связаны с знанием того, как эффективно управлять такими приложениями, как Excel и Numbers, и использовать их.

Наконец, знание того, как использовать Numbers, значительно облегчит изучение Excel, если вам когда-нибудь понадобится. Это может показаться не таким уж большим делом, но опять же, Excel — популярный инструмент на рабочем месте, поэтому знание того, как использовать его аналог, поможет вам научиться его использовать.

Как использовать числа: основы

Хорошо, теперь, когда у вас есть представление о том, почему вы должны научиться использовать Numbers, давайте рассмотрим, как это работает. Как уже упоминалось, это будут только основы. Это включает в себя создание электронной таблицы, понимание того, как строки и столбцы работают вместе, и выполнение некоторых базовых вычислений между ячейками. Позже мы рассмотрим более сложные задачи, так что считайте это основой для изучения более сложных идей.

Давайте погрузимся!

Выбор шаблона

Прежде всего, вам нужно выбрать шаблон при создании нового документа Numbers. Пока вы можете выбрать Пустой, который не имеет предустановленного форматирования, я рекомендую использовать один из встроенных шаблонов. Они делают большую часть начальной работы за вас и на удивление полезны. Это одно из немногих приложений Apple, где я считаю обязательным выбор шаблона.

Начните с открытия приложения Numbers. Вы можете сделать это, найдя приложение в своем Приложения папку или нажав команда + пробел, набрав «Числа», затем нажав возвращаться. Двойной щелчок Новый документ.

Это приведет вас к следующему экрану:

Здесь вы можете просмотреть все шаблоны, которые предлагает Apple. Мы собираемся использовать пустой шаблон для этого урока, но все равно взглянем на него, чтобы вы поняли, что может предложить приложение.

Некоторые из лучших шаблонов:

• Контрольный список
• Общие расходы
• Счет
• Простой бюджет
• Расписание

А пока иди и выбирай Пустой. Таким образом, вы можете играть с электронной таблицей, не беспокоясь о форматировании. Дважды щелкните шаблон, который вы хотите открыть.

Строки против столбцов

Следующее, что вам нужно знать, это разница между строками и столбцами. Как только вы выберете Пустой шаблон, вы должны смотреть на этот экран:

Хотя на этом экране нет никаких данных, вы все равно можете видеть несколько строк, столбцов и ячеек. Каждый пустой прямоугольник — это ячейка. Каждая вертикальная стопка ячеек — это столбец, а каждая горизонтальная стопка — это строка. Вот разбивка:

Как видите, в каждой точке пересечения строки и столбца есть ячейка. Ячейки составляют эти пересечения.

Столбцы обозначаются буквами, а строки — цифрами. Каждая ячейка помечается после столбца и строки, с которой она пересекается. Таким образом, самые верхние левые ячейки — это ячейка «A1». Ячейка непосредственно под ней — «А2», а та, что справа от нее — «В1».

Вы можете легко увидеть, какую ячейку вы выбрали, взглянув на метки столбцов и строк в верхней и левой части электронной таблицы. Все, что выделено, является индикатором, для которого ячейка выбрана в данный момент. Как вы можете видеть на этом снимке экрана, я выбрал E16, который я вижу без необходимости считать, где находится моя ячейка:

Последнее замечание о строках и столбцах: возможно, вы заметили, что их количество ограничено. По умолчанию нижний правый угол электронной таблицы заканчивается на G22. Это одно из различий между Excel и Numbers. Там, где Excel работает вечно, Numbers показывает только фиксированное количество ячеек.

К счастью, количество ячеек легко увеличить, добавив больше столбцов и строк. В верхней части таблицы, справа от метки столбца «G», вы можете увидеть круг с двумя вертикальными линиями внутри. Нажмите на нее и перетащите слева направо. Вы увидите, что новые столбцы добавляются автоматически, а старые мгновенно удаляются.

То же самое касается рядов. В левом нижнем углу экрана есть круг с двумя горизонтальными линиями. Нажмите и перетащите его вверх и вниз, чтобы добавить или удалить строки.

Наконец, вы можете перетащить круг с маленькой стрелкой в ​​правом нижнем углу экрана, чтобы одновременно добавлять или удалять строки и столбцы.

И это (в основном) все, что вам нужно знать об базовой структуре электронной таблицы!

Добавление содержимого в ячейку

Теперь, когда у вас есть общее представление о настройке электронной таблицы, мы можем посмотреть, как добавить содержимое в ячейку. Как вы, возможно, уже знаете, это основная функциональность электронных таблиц. Вы храните данные в каждой ячейке, и каждая ячейка может взаимодействовать друг с другом, создавая мощный инструмент.

Но опять же, давайте просто сосредоточимся на добавлении некоторого содержимого в ячейки вашей электронной таблицы.

Чтобы начать, нажмите на любую ячейку, предпочтительно на ту, что ближе к середине таблицы. Начните с ввода числа «5» в выбранной ячейке.

Далее нажмите кнопку вкладка клавишу на клавиатуре. Это автоматически приведет вас к ячейке справа от выбранной ячейки. В этой ячейке введите цифру «2», затем нажмите возвращаться. Ваш экран должен выглядеть примерно так:

Как видите, возвращаться а также вкладка Клавиши на клавиатуре можно использовать для перехода от одной ячейки к другой. Вы также можете использовать клавиши со стрелками на клавиатуре для навигации. Вместе эти клавиши упрощают навигацию по электронной таблице, даже не отрывая пальцев от клавиатуры.

В ячейку можно вводить что угодно, включая слова и символы. Однако в большинстве случаев вы, вероятно, будете вводить числа. Но мы рассмотрим, почему это Использование формул в Numbers раздел.

Как использовать числа для форматирования ячеек

А сейчас давайте продолжим и поговорим о форматировании ваших ячеек. Это важная часть обучения использованию Numbers, поскольку она используется для визуальной организации электронной таблицы.

Даже в пустом шаблоне, который мы использовали до сих пор, вы можете видеть, что ваша электронная таблица имеет заголовок вверху «Таблица 1». И есть темно-серый ряд сверху и светло-серый столбец слева.

Ни одна из этих функций вашей электронной таблицы не делает ничего особенного. Они просто отформатированы так, чтобы они были визуально различимы, чтобы вы могли помещать в них заголовки, метки и другие описательные данные.

Все, что вам нужно сделать, чтобы иметь возможность форматировать ячейки в Numbers, — это щелкнуть значок Формат кнопка в правом верхнем углу экрана:

Там у вас есть параметры, которые позволят вам изменить цвет ячейки, шрифт, количество строк и столбцов, структуру вашей таблицы и многое другое. Эти функции не требуют особых объяснений, просто получайте удовольствие, возясь с ними и наблюдая, как они работают. Вы можете легко отменить любые сделанные вами изменения, нажав команда + Z на вашей клавиатуре.

Использование формул в Numbers

Далее в этом руководстве по использованию чисел находятся формулы. Во многих отношениях формулы являются ключевой особенностью электронных таблиц. Помните, как мы говорили, что взаимодействие между ячейками делает Numbers таким мощным приложением? Что ж, пришло время изучить самые основные клеточные взаимодействия.

Формулы работают точно так же, как формулы, которые вы выучили в начальной школе. Чтобы использовать их, щелкните пустую ячейку и введите символ «=». В ячейке появится это всплывающее окно:

Затем введите простое вычисление, например «3+5», затем нажмите возвращаться. Когда ты ударишь возвращаться, значение ячейки не будет отображаться как «=3+5», хотя это то, что вы ввели. Вместо этого он покажет «8», потому что это ответ на вашу формулу.

Вы можете сделать это с любым видом расчета. Просто знайте, что символы «*» и «/» на вашей клавиатуре обозначают символы умножения и деления соответственно.

Вы также можете выполнять математические операции между ячейками. Помните, как мы набирали «5» и «2» в две ячейки рядом? Давайте создадим базовую формулу, добавив эти две ячейки вместе.

Выберите ячейку справа от этих двух ячеек и введите «=», чтобы начать создание формулы. Затем щелкните ячейку, содержащую цифру «5». Вы увидите, что метка этой ячейки мгновенно появится в вашей формуле.

Далее введите символ «+», затем выберите ячейку с номером «2». Это должно выглядеть так, даже если ваши метки ячеек немного отличаются:

Далее нажмите возвращаться.

В ячейке, в которой вы только что создали формулу, теперь должно отображаться число «7». Кроме того, если вы измените числовые значения ваших «5» или «2», значение «7» изменится автоматически, чтобы отразить правильную сумму этих значений. Вы можете видеть это на скриншоте ниже:

Вы можете создавать чрезвычайно сложные или простые формулы, включать столько ячеек, сколько хотите, и они будут автоматически заполняться и решаться сами собой. Это очень легко сделать, и это означает, что ваша электронная таблица в основном работает как письменный калькулятор.

Создание простых расчетов в Numbers

Теперь мы собираемся перейти к разделу основных расчетов нашего руководства по использованию чисел. Это очень похоже на формулы. Настолько похоже, что в Numbers фактически используется то же слово, что и при создании собственной формулы: Formulas. Мы просто называем их расчетами, чтобы вы знали, что они немного отличаются.

Чтобы выполнить эти вычисления, давайте начнем с удаления всех существующих ячеек. Просто выберите их и нажмите кнопку Удалить клавишу на клавиатуре.

Далее создадим столбец чисел. В столбце «B», начиная с «B2» и спускаясь к «B11», введите следующие числа: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Вы могли заметить, что эти числа просто 1-10 в случайном порядке.

Теперь выберите все эти ячейки, всего десять. В строке меню в верхней части экрана выберите Вставлять, Формула, а также Сумма.

Вы должны увидеть, как число «55» мгновенно появляется в ячейке «B12». Это сумма всех чисел, которые вы выбрали. Вы можете щелкнуть и перетащить «55» в другую ячейку, если хотите. На самом деле, давайте переместим его на «D2».

Выберите эти десять чисел еще раз, и на этот раз выберите другую формулу из списка. Вставлять > Формула Опция строки меню. Перенесите вычисление на «D3».

Вот и все! Просто ярлык для создания основных формул в ваших электронных таблицах. Ничего не удаляйте, потому что мы будем продолжать использовать эти номера!

Как использовать числа для сортировки столбцов и строк

Другой общей чертой столбцов и строк является их способность к сортировке. Вы можете вводить информацию в любом порядке, а затем сортировать ее по алфавиту или цифрам.

Для этого вам просто нужно щелкнуть метку столбца или строки столбца или строки, которые вы хотите отсортировать. Поскольку мы уже ввели несортированный столбец чисел в столбец «B», давайте продолжим и отсортируем его.

Идите вперед и нажмите букву «B» в верхней части экрана, которая обозначает столбец как «B».

Это выделит весь столбец. Затем щелкните правой кнопкой мыши букву «B» или щелкните маленькую стрелку справа от «B», которая появляется при наведении на нее курсора. В появившемся раскрывающемся меню выберите Сортировать по возрастанию или же Сортировать по убыванию. Затем выберите другой вариант.

То, как расположены числа, довольно интуитивно понятно, поэтому вы сможете быстро понять, что происходит. Кроме того, полезно знать, что это также работает с буквами. Вы можете сортировать буквы, слова, цифры или их комбинацию.

Кроме того, вы можете заметить, что ячейки в столбце «D» перемещаются по мере сортировки столбца. Это просто потому, что их положение привязано к определенным строкам в столбце чисел. Так что можете пока игнорировать.

Добавление страниц в электронную таблицу Numbers

Последнее, что вам нужно знать, чтобы научиться использовать Numbers, — это как добавлять страницы в электронную таблицу. Возможно, вы поняли, что даже если вы можете бесконечно расширять электронную таблицу, вы, вероятно, не захотите этого делать. Лучшее решение — добавлять страницы для каждого месяца, года или другого отличительного признака.

Добавить новую страницу очень просто! Просто нажмите «+” в левом верхнем углу экрана. Новая страница будет немедленно добавлена.

Теперь вы можете расширять свою электронную таблицу настолько, насколько хотите, не теряя при этом порядка. Вы можете сделать это, чтобы добавить содержимое в электронную таблицу, которая у вас была в течение длительного времени, слишком длинная или даже в таблицу с разнообразным содержимым. Например, у вас может быть страница с вашим месячным бюджетом, страница с вашим партнером, страница с вашими годовыми расходами, страница с арендной платой и так далее.

Начните организовывать свою жизнь теперь, когда вы знаете, как использовать Numbers

Вот и все! Это все основные сведения, которые вам нужно знать о том, как использовать Numbers. Имея эту информацию, вы должны быть готовы приступить к каталогизации своих коллекций, организации бюджета, отслеживать свой доход или даже подавать заявки на работу, где знание того, как использовать электронную таблицу, является требование.

Опять же, вы можете получить больше преимуществ от использования Excel вместо Numbers, поскольку это более популярный вариант. Просто знайте, что между ними нет существенной разницы, кроме популярности. Таким образом, большую часть того, что вы изучаете с помощью Numbers, можно перевести в Excel.

Для получения дополнительной информации, новостей и руководств по всему, что связано с Apple, ознакомьтесь с остальной частью блога AppleToolBox.

Увидимся в следующий раз!