Как сравнить текст в Excel: 8 лучших методов

Если вы имеете дело с огромной базой данных в электронной таблице Excel и вам необходимо очистить базу данных от повторяющихся записей, вы можете использовать следующие методы для сравнения текста в Excel.

Электронная таблица Excel предназначена не только для ведения финансовых счетов, адресных книг или текстовых баз данных. Это также может помочь вам проанализировать данные, чтобы удалить повторяющиеся записи. Кроме того, вы можете использовать некоторые простые формулы и логические функции рабочего листа Excel для сравнения ячеек и диапазонов ячеек, чтобы найти конкретные значения, которые вы ищете.

Хотя вы можете визуально просмотреть весь рабочий лист на наличие повторяющихся или целевых значений, этот метод может оказаться не идеальным, если рабочий лист Excel содержит тысячи записей. Кроме того, его различные функции условного форматирования позволяют автоматически выделять ячейки, когда он обнаруживает искомое значение.

Читайте дальше, чтобы узнать, как сравнивать текст в Excel. Вы также узнаете, как Excel сравнивает текст в двух столбцах с помощью условного форматирования. Давайте копать!

Может быть бесконечное количество причин для выполнения функции сравнения текста в Excel. Тем не менее, наиболее часто вы можете столкнуться со следующими проблемами в личной и профессиональной жизни:

• Вы ведете бизнес и создали отдельные базы данных Excel для клиентов из всех 50 штатов США. Кто-то перепутал имена клиентов. Здесь вместо того, чтобы вручную очищать лист, вы можете использовать текст сравнения в Excel, чтобы найти имена клиентов, которые перепутались между 50 штатами.
• У вашего бизнеса есть две отдельные базы данных для адресов из черного и белого списков для доставки товаров из вашего магазина электронной коммерции. Сотрудник перепутал адреса. В этой ужасной ситуации вы можете использовать функцию сравнения строк Excel.
• Вы составили список покупок на весь месяц и смешали этот список с некоторыми продуктами, которые вы купили в прошлом месяце. Здесь вы можете использовать сравнение текста в Excel.
• Если вы учитель средней школы и вам нужно автоматически оценивать ответы учащихся на вопросы, вы можете использовать строку Excel для сравнения столбцов и строк.
• В целях продвижения бизнеса вы раздаете коды скидок тысячам клиентов. Теперь вы хотите переориентировать клиентов, которые использовали коды скидок для продвижения премиальных продуктов и подписок. Вы можете использовать функцию сравнения текста в двух столбцах Excel, чтобы сопоставить имена клиентов, которые использовали промо-коды, из основной базы данных клиентов, которым вы отправили промо-письма.

Могут быть тысячи других причин для сравнения значений и текстов в Excel. Какова бы ни была причина, вы найдете следующие восемь методов сравнения текста в двух столбцах полезными для Excel:

Например, вам просто нужно сравнить два столбца данных, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые расходные материалы. Здесь вы можете сопоставить запрошенные поставки с доставленными, используя оператор сравнения Equals без учета регистра.

Таким образом, вы можете скопировать эталонные данные из одного приложения и вставить их в столбец справки или запрошенных расходных материалов. Затем вы можете импортировать целевые данные из другого приложения и вставить данные в столбец полученных целей или расходных материалов.

Вам не нужно думать о сопоставлении регистров и значений текстов ячеек, хотя вы импортируете данные из разных приложений. Вот как работает сравнение без учета регистра:

• Скопируйте и вставьте следующую формулу в ячейку, где вы хотите получить результат сравнения:

=А2=В2

• Ударять Входить и Excel покажет True или False в зависимости от эталонных и целевых данных.

• Если формула выглядит хорошо, скопируйте и вставьте ее вниз по всему столбцу, чтобы получить мгновенное представление о полученных и заказанных товарах.

Предположим, вы работаете над проектом, в котором чувствительность к регистру является важным фактором при сопоставлении значений между столбцами на листе Excel. В этом случае вы не можете использовать оператор Equals для сравнения текста в Excel.

В этом деликатном сценарии вы можете использовать ТОЧНУЮ формулу, как показано ниже:

• Создайте соответствующий заголовок столбца и введите справочные данные в строки под столбцом.
• Аналогичным образом создайте столбец данных для оценки рядом с первым столбцом и заполните данные в строках ниже.

• Сделав это, поставьте знак равенства (=) в ячейке, где вы хотите получить результат сравнения, TRUE или Fales, и введите следующую формулу:

=EXACT(B2,C2) (для того же рабочего листа)

=EXACT(Лист8!B2,Лист9!C2) (для разных рабочих листов)

• Вы также можете выбрать эталонные или целевые данные с другого листа той же книги Excel.
• Ударять Входить и вы получите быстрое сравнение на основе верхнего и нижнего регистра заданных текстов.

Предположим, вы хотите использовать либо формулу EXACT, либо оператор Equals для сравнения текста, но не хотите видеть TRUE или FALSE в качестве результата сравнения. На самом деле вы хотите отображать такие тексты, как Matched и Not Matched. В этом случае вы можете вложить любую из приведенных выше формул в функцию ЕСЛИ, как показано ниже:

• Введите знак равенства (=) и начните формулу с ЕСЛИ.
• Затем введите любую из приведенных выше формул в качестве логического вызова функции ЕСЛИ.
• После логической задачи введите отображаемый текст, например Соответствует в кавычках.

• Поставьте запятую, а затем введите другой текст, который должен отображаться в Excel, если логическая задача не удалась. В этом случае, Не соответствует заключен в кавычки.
• Таким образом, окончательная формула становится такой, как показано ниже:

= ЕСЛИ (ТОЧНО (B2, C2), «Соответствует», «Не соответствует»)

Например, вам нужно найти имена кандидатов из шорт-листа из группы А. Здесь вы должны сопоставить имена в группе А с именами в столбце всех кандидатов, включенных в окончательный список.

Здесь вы можете легко использовать функцию ВПР, чтобы позволить Excel сравнивать текст в двух столбцах. Вот как это делается:

• Первый столбец рабочего листа должен содержать имена из Группа А.
• В следующем столбце вы можете скопировать и вставить имена кандидатов, включенных в окончательный список.

• В самом дальнем столбце вы можете получить результаты сравнения, в которых будут показаны имена кандидатов, прошедших квалификацию в первом туре.
• Теперь просто скопируйте и вставьте следующую формулу в то место, где вы хотите получить сравнительный список Группа А имена из Имена в шорт-листе.

=ВПР(A2,$C2:2:15,1 канадских долларов, НЕВЕРНО)

• Чтобы заменить #Н/Д ошибки с текстом Failed, используйте эту формулу, указанную ниже:

=ЕСЛИНА(ВПР(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE), «Не удалось»)

Предположим, вы координатор технической конференции. Вы должны сопоставить участников со списком зарегистрированных лиц, чтобы отправлять сертификаты только тем лицам, которые пришли на семинар. Вот как вы можете сделать это, используя формулу VLOOKUP и IFNA, где вы сравниваете текст между двумя столбцами:

• Создайте заголовок столбца для Зарегистрировано и поместите имена в нижние ряды.
• Справа от этой колонки создайте другую колонку для людей, которые действительно посетили семинар.

• В третьем столбце введите следующую формулу:

=ЕСЛИНА(ВПР(A2,$C2:2:C$15,1, FALSE), «Отсутствует»)

• Скопируйте и вставьте формулу вниз, чтобы получить статус присутствия или отсутствия зарегистрированных лиц.

Excel будет сопоставлять зарегистрированные имена из справочного столбца, чтобы показать результаты в третьем столбце, где вы хотите имена. Кроме того, формула IFNA гарантирует, что если появится ошибка #N/A, Excel заменит код ошибки текстом «Отсутствует».

Допустим, вам нужно сравнить тексты между столбцами A и B, но вы не ищете абсолютное совпадение. В этой ситуации вы должны использовать формулу НАЙТИ, как показано ниже:

• Поместите справочные текстовые данные под Колонка А и целевые данные в Колонка Б.

• В Колонка С, введите следующую формулу, чтобы найти и отобразить значение для частичного сравнения текста в Excel:

=НАЙТИ(C2,A2) 

• НАХОДИТЬ Функция возвращает ошибку, когда не может найти частичное совпадение. я вложил НАХОДИТЬ функция внутри ISNUMBER функция. Теперь формула покажет истинный когда есть частичное совпадение и ЛОЖЬ когда нет совпадения вообще.

=ЧИСЛО(НАЙТИ(C2,A2))

Представьте, что вы находитесь в офисе, где вы отвечаете за проверку всех покупок. Вы получаете различные требования к покупке от различных отделов бизнеса. Вы обязаны следить за тем, чтобы ваша организация не отправляла заказы на покупку дубликатов товаров.

В этом сценарии условное форматирование Excel может сравнивать два или более столбца данных и выделять ячейки, содержащие повторяющиеся значения. Выполните следующие действия, чтобы попрактиковаться в этом трюке сравнения текста в Excel:

• Составьте базу данных текстов, которые вы хотите сравнить.
• Выделите весь диапазон и нажмите Условное форматирование на Дом меню ленты Excel.

• В раскрывающемся списке наведите курсор мыши на Выделите правила ячеек вариант.

• Появятся несколько правил ячеек. Выбирать Повторяющиеся значения.
• Во всплывающем окне «Повторяющиеся значения» вы можете выбрать формат выделения, щелкнув значок значения свыпадающий список.

Если вам нужно найти набор текстов в группе текстов, вы можете использовать функцию ПОИСК, как показано здесь:

• Создайте столбец текстов для справки и еще один столбец для тестовых текстов.
• Теперь введите следующую формулу в третий столбец:

=ПОИСК(C2,A2)

• Ударять Входить. Теперь скопируйте и вставьте формулу в ячейки третьего столбца.

• Нажимать Входить чтобы получить больше результатов.

Excel покажет номер символа, из которого он находит совпадение с тестовым текстом в справочном столбце.

Может быть много других формул и вложенных формул для сопоставления текстов между двумя или более ячейками или столбцами в Excel. Но самые простые и широко используемые методы — это те, которые упомянуты выше в этой статье.

Если вы знаете какой-либо другой интуитивно понятный способ сравнения текста в Excel, не забудьте упомянуть этот метод в поле для комментариев ниже. А пока можно научиться как использовать формулу Excel ЕСЛИ-ТО.