Как печатать этикетки из Excel с помощью слияния

КогдаНужно печатать этикетки для отправки рождественских поздравлений, свадебных и других приглашений на домашние мероприятия? Хотите распечатать адреса доставки оптом для своего интернет-магазина? Прочтите эту статью, чтобы узнать, как печатать этикетки из Excel с помощью функции слияния Microsoft Word.

Microsoft Excel — отличное приложение для создания больших баз данных для деловых или личных контактов. Тем не менее, это не очень удобно, когда дело доходит до печати транспортных или других этикеток на этикеточной бумаге.

Вы можете вручную создавать в Excel ячейки, похожие на ярлыки, и записывать в них содержимое вручную. Вы можете выполнить эту ручную работу для нескольких этикеток, но когда вам нужно отправить открытки, приглашения и товары сотням получателей, ручная работа невозможна.

Следовательно, вы должны научиться печатать этикетки из Excel с помощью функции слияния писем Microsoft Word, прочитав эту статью до конца. В конце вы также изучите несколько полезных советов!

Процесс печати адресных этикеток из Excel или печати почтовых этикеток из Excel включает кросс-совместимость файлов Excel с Word. Следовательно, вы должны внести следующие изменения в Word, если вы печатаете этикетки в Word, используя списки контактов Excel:

• Откройте приложение Microsoft Word на ПК или Mac.
• Нажмите Файл а затем выберите Параметры.
• Нажмите Передовой в окне параметров Word.
• Прокрутите вниз, пока не увидите Общий раздел.

• Там поставьте галочку напротив Подтверждать преобразование формата файла при открытии.
• Нажимать ХОРОШО чтобы сохранить изменения и выйти из окна параметров Word.

Прежде чем вы сможете распечатать этикетки, вы должны проверить, поддерживает ли функция Word Mail Merge этикетку или нет. Microsoft собрала спецификации наклеек для этикеток от ведущих поставщиков в приложении. Вот как вы можете увидеть список и код документа для наклеек-этикеток:

• Нажмите на Рассылки вкладку в меню ленты Word.
• Выбирать Начать слияние почты а затем выберите Этикетки из выпадающий список.
• Появится диалоговое окно «Параметры метки».

• Под Информация на этикетке раздел, вы должны увидеть Поставщики этикеток и Номера продуктов список.
• Выберите имя поставщика этикеточной бумаги и код продукта. Подробную информацию вы найдете на упаковке этикеточной бумаги, которую вы купили.
• Нажмите ХОРОШО чтобы применить изменения к этому проекту печати этикеток.

Если вы не видите имя поставщика этикеток в приведенном выше списке, вы можете вручную ввести его характеристики. Таким образом, Word будет соответствующим образом синхронизироваться с принтером, чтобы вы могли легко печатать адресные, почтовые и отгрузочные этикетки.

Чтобы создать новую конфигурацию этикетки, выполните следующие действия:

• Нажмите Новая этикетка на Параметры метки диалоговое окно.

• Теперь введите имя для нового файла конфигурации.
• Затем настройте такие параметры, как верхнее поле, боковое поле, высота этикетки, ширина этикетки, размер страницы и т. д.
• Нажмите ХОРОШО чтобы сохранить изменения.

Вот и все! Не забудьте сохранить документ Mail Merge Word, чтобы вы могли использовать его позже или восстановить в случае сбоя питания во время работы.

Теперь вам нужно создать базу данных, из которой инструмент Word Mail Merge сможет извлечь имя, адрес и другие данные получателя. Выполните следующие действия, чтобы создать и сохранить список контактов Excel для этого проекта:

• Откройте новый пустой лист в Excel.
• Сохранить как Контактная информация по отгрузочным этикеткам или любое другое имя, которое вам нравится.
• Начните заполнять данные с верхнего угла рабочего листа, не оставляя пустых ячеек ни в строках, ни в столбцах.

• Введите заголовки столбцов, которые средство слияния писем Word обнаружит и использует в параметре «Соответствие полей».
• Под этим заголовком столбца введите соответствующие данные.
• Лучше всего, если вы можете импортировать файл CSV (значения, разделенные запятыми) из любого приложения для контактов, а затем отформатировать его в Excel, добавив заголовки столбцов.
• Дважды щелкните вкладку рабочего листа в нижней части приложения Excel и переименуйте ее в Список контактов или любое другое имя, которое вы запомните.
• Когда-то сделали, Сохранять весь файл Excel снова.

Когда база данных Excel для адресов доставки будет готова, перейдите к файлу Word, в котором вы сохранили формат этикетки, соответствующий физической бумаге, на которой вы будете печатать почтовые адреса. Теперь, когда файл этикеток почтового слияния открыт, выполните следующие действия:

• в Начать слияние почты раздел Слияние почты вкладка, выберите Выберите получателей.
• Выберите Использовать существующий список вариант из выпадающего списка.
• Выберите источник данных откроется всплывающее диалоговое окно.
• Перейдите к файлу Excel, в котором вы сохранили свой список контактов.

• Выберите файл и нажмите Открыть.
• Теперь вы должны увидеть Выберите окно таблицы.
• В этом окне показаны все рабочие листы, доступные в только что импортированном файле Excel.
• Выберите рабочий лист, на котором вы создали список контактов.
• В этом уроке это Список контактов рабочий лист. Нажмите ХОРОШО продолжать.
• Теперь вы должны увидеть наклейки с этикетками в виде Следующая запись.

• Первая наклейка с этикеткой будет пустой. Это нормально.

Теперь, когда вы заполнили строки и столбцы меток в Word Mail Merge, ваша задача — импортировать фактические данные из базы данных списка контактов в Excel. Чтобы выполнить эту задачу, попробуйте выполнить следующие действия со своей стороны:

• Поскольку вы находитесь на вкладке «Рассылки», нажмите Изменить список получателей.

• Ознакомьтесь с таблицей контактов и их адресами. Посмотрите, есть ли проблемы.
• Если в приведенной выше таблице все выглядит хорошо, нажмите ХОРОШО.

• Теперь нажмите на Вставить поле слияния в Запись и вставка полей меню Слияние почты инструмент.
• Появится раскрывающийся список со всеми заголовками столбцов, которые находятся в базе данных списка контактов импортированного вами файла Excel.
• Нажмите Заголовок.
• Нажимать Сдвиг + Входить.
• Затем снова нажмите Вставить поле слияния и выберите Имя.
• Нажимать Сдвиг + Входить и повторяйте вышеуказанные шаги, пока у вас не будет всех заголовков столбцов на наклейке с этикеткой в ​​верхнем левом углу.
• Вы можете настроить различные компоненты инструмента для наклейки этикеток.
• Перейти к Дом и выберите текст или тексты на этикетке, чтобы применить параметры форматирования, такие как тип шрифта, размер шрифта, цвет, цвет выделения и т. д.
• Когда все будет выглядеть правильно, вернитесь к Почтовое отправление вкладка

• Теперь нажмите на Обновить ярлыки кнопка.
• Это заполнит данные для всех ярлыков на странице.

• Теперь просто нажмите Предварительный просмотр результатов чтобы показать фактические данные на этикетках.

При создании почтовых адресов или ярлыков доставки в Mail Merge с использованием списков контактов из Excel не импортируйте слишком много компонентов в ярлыки. Это будет загромождать этикетки. Выберите компоненты, которые абсолютно необходимы для успешной доставки пакета.

На данный момент вы успешно создали метки в документе слияния. Теперь пришло время распечатать его, выполнив следующие действия:

• Выньте все бумаги из принтера.
• Вставьте бумажную наклейку с физической этикеткой в ​​устройство подачи бумаги принтера.
• Вернитесь на страницу ярлыков в Word и нажмите Ctrl + п. Это команда печати.
• Теперь настройте параметры печати на левой панели навигации.
• Вы должны убедиться, что настройки печати отражают соответствующие условия печати, такие как принтер, настройки, размер бумаги, поля и т. д.
• Нажмите «Печать», чтобы начать печать этикеток на бумаге для печати этикеток.

Потрясающий! Вы только что напечатали несколько красивых адресов доставки или почтовых этикеток для личного или профессионального использования.

Есть ли способ распечатать адресные этикетки из Excel?

Да! Вы можете создать базу данных списка контактов в Excel. Вы можете создавать такие столбцы, как имя, адрес, почтовый индекс, страна, номер телефона, штат и т. д., а затем заполнять данные под заголовками этих столбцов.

После этого вы можете импортировать эту базу данных в Word Mail Merge для создания адресных меток с помощью инструмента создания меток в Mail Merge. Выполните шаги, упомянутые выше в этой статье, чтобы узнать точные ходы.

Как создать ярлыки из Excel в Word?

Вы можете использовать функцию слияния почты Word для импорта данных списка контактов из листа Excel. Затем вы можете использовать мастер создания ярлыков на вкладке «Рассылки» в Word, чтобы создавать ярлыки и заполнять данные из Excel. Команда «Вставить поле слияния» поможет вам добавить поля в метку.

Как напечатать несколько этикеток на одной странице?

Печать почтовых наклеек из Excel с использованием функции слияния в Word всегда позволит вам печатать этикетки с номерами, такими как 10, 20, 30 и т. д., на странице. Все, что вам нужно сделать, это выбрать соответствующие номера продуктов и поставщиков этикеток в диалоговом окне Информация о этикетках.

Итак, теперь вы знаете, как печатать этикетки из Excel с помощью функции Word Merge.

Важнейшей частью этого процесса является использование соответствующей страницы с наклейкой этикетки перед заполнением данных этикетки в Mail Merge. Если вы выберете неправильную бумагу, вы можете в конечном итоге потратить физическую бумагу на печать не выровненных этикеток.

Если вы не уверены в поставщике бумаги и коде продукта, всегда создавайте новую этикеточную бумагу, прежде чем выполнять весь процесс.

Думаю, я пропустил какой-либо другой способ печати адресных этикеток из Excel. Упомяните метод и его процесс в поле для комментариев ниже.

Следующий, как объединить два столбца в Excel.