Совместные заметки о встречах теперь доступны клиентам Teams, и они делают именно то, что говорят на жестяной банке.
Онлайн-общение и совместная работа — ключевая область для гибридных рабочих сред, и важно, чтобы программное обеспечение, такое как Microsoft Teams, не отставало от этого спроса. Майкрософт регулярно обновляет Teams новыми функциями и улучшения, чтобы продолжать привлекать новых пользователей. Теперь в Teams добавлена очень полезная функция в виде совместных заметок о встречах.
Пользователи Microsoft Teams Public Preview теперь могут использовать совместные заметки на встречах. Они делают именно то, что говорят на жестяной банке, в том смысле, что они позволяют вам делиться и сотрудничать заметки о собрании в едином месте, а не в чате или в отдельном приложение. Цель состоит в том, чтобы сделать работу собрания более эффективной и удобной для всех.
Благодаря совместным заметкам пользователи могут работать вместе, чтобы делать заметки, создавать планы и генерировать действия. Кроме того, любые задачи, назначенные с помощью совместных заметок, будут автоматически синхронизированы с приложением «Задачи» в Teams, To Do и Planner для лучшего отслеживания действий. Кроме того, компоненты Microsoft Loop в Teams также можно использовать, чтобы пользователи могли сотрудничать внутри сообщения чата. Это позволяет им держать всех в курсе, поскольку заметки будут синхронизироваться на всех устройствах.
Чтобы использовать совместные заметки о собраниях, запланируйте собрание в Teams и добавьте повторяющуюся повестку дня для всех собраний, щелкнув значок Добавить повестку дня, которую может редактировать каждый опция, расположенная в нижней части формы. После того, как вы присоединились к собранию Teams, щелкните значок Примечания на панели инструментов вверху, чтобы получить доступ к совместным заметкам на отдельной панели. На этой панели вы можете просматривать или создавать повестку дня, а также делать заметки и отслеживать задачи. Как упоминалось ранее, если вам назначена задача, она будет автоматически синхронизирована с приложением «Задача» в Teams, Planner и To Do, и вам также будет отправлено электронное письмо о назначении. Заметки также можно синхронизировать напрямую с OneNote, а Loop позволяет просматривать их в любое время прямо в Teams.
Поскольку эта функция в настоящее время находится в общедоступной предварительной версии, по понятным причинам существуют некоторые известные проблемы. К ним относятся внешние и гостевые пользователи, которые вообще не могут получить доступ к заметкам о собрании, и сообщения об ошибках, если вы посещаете собрание с более чем 100 участниками или если вы являетесь участником 300 собраний, в том числе задания. Кроме того, если вы хотите пометить кого-то с заметками, открытыми в Microsoft 365, вам сначала нужно предоставить им доступ через Делитесь и уведомляйте диалог.
Точно так же есть несколько ограничений. Заметки о собрании не поддерживаются в звонках один на один, собраниях каналов и параметре «Встреча сейчас». Кроме того, заметки о собраниях в настоящее время не работают в мобильном приложении, развертывание этой реализации планируется в августе 2023 года. Наконец, Microsoft отметила, что «если владелец собрания использует почтовый ящик, хранящийся на локальном сервере Exchange, совместные заметки не могут быть добавлены к собранию во время планирования. Чтобы добавить совместные заметки, владелец собрания должен сначала отправить приглашение на собрание, а затем добавить совместные заметки».
Что касается доступности, заметки о собраниях могут использовать только клиенты Teams Public Preview, использующие Windows, macOS или веб-версию Teams. Если вы не видите параметр для заметок о собрании, это то, что ИТ-администраторы и конечные пользователи должны сделать, чтобы включить заметки о собрании:
- Если Следите за предварительным просмотром Office выбран, он автоматически активирует функции Teams Public Preview для любого пользователя, зарегистрированного в Office Current Channel (Preview). От конечного пользователя больше не требуется никаких действий.
- Если Включено выбрана опция, конечный пользователь также должен подписаться на общедоступную предварительную версию Teams в своем приложении Teams, чтобы получить доступ к функциям Teams Public Preview.
- Если Принужденный выбран, он автоматически включает общедоступную предварительную версию Teams для конечного пользователя. От конечного пользователя больше не требуется никаких действий.
Конечно, учитывая, что заметки к собранию в настоящее время доступны только в общедоступной предварительной версии, не забудьте оставить отзыв Microsoft непосредственно через Справка > Оставить отзыв кнопку в приложении Teams.