Есть много способов упорядочить свой почтовый ящик Gmail и не загромождайте его. Если вы получаете десятки или сотни писем каждый день, вам нужно приложить сознательные усилия, чтобы все было организовано. Один из способов сделать это - заархивируйте свои электронные письма. Если вы пользуетесь Gmail, выполните следующие действия, чтобы завершить работу.
Как автоматически архивировать электронные письма в Gmail
Используйте ярлыки и фильтры для архивации писем
Чтобы автоматически архивировать электронную почту в Gmail, вам необходимо создавать специальные ярлыки. Затем вы можете использовать эти ярлыки для создания фильтров, которые автоматически переместят ваши электронные письма в определенную папку. Думайте об этой папке как об архиве для этой конкретной категории писем.
Как автоматически архивировать электронные письма с помощью меток и фильтров
- Перейти к Gmail, и выберите Настройки.
- Нажмите на Посмотреть все настройки.
- Выберите Этикетки таб.
- Затем прокрутите вниз до Этикетки, и выберите Создайте новую этикетку.
- Добавьте название новой метки и нажмите Создавать кнопка.
- Затем откройте одно из сообщений, которые хотите заархивировать.
- Нажмите на Больше опций (три точки) и выберите Фильтровать подобные сообщения.
- Gmail получит все электронные письма от этого отправителя. Вы можете дополнительно фильтровать сообщения на основе определенных слов.
- Ударь Создать фильтр кнопку, чтобы создать специальный фильтр для этих писем.
- Выберите ранее созданный архивный ярлык. Вы также можете выбрать конкретную категорию для своих писем.
- Сохраните изменения.
С этого момента все письма, соответствующие критериям, будут автоматически отправляться в вашу папку архива.
Кроме того, вы также можете использовать параметры «Архивировать» или «Отправить и архивировать» для архивации электронных писем.
Архивируйте все свои электронные письма
- Запустите Gmail и войдите в свою учетную запись.
- Нажать на Поле поиска и отфильтруйте электронные письма, которые вы хотите заархивировать, используя следующий формат:
- label: inbox old_than:Иксd
- label: inbox old_than:Иксм
-
label: inbox old_than:Иксу.
- Икс - количество дней, месяцев или лет, которое вы хотите использовать для фильтрации своих писем. Например, если вы хотите заархивировать электронные письма старше 40 дней, введите label: inbox old_than: 40d.
- Нажмите Enter, чтобы вывести список отфильтрованных писем.
- Выберите все электронные письма. Если у вас более 50 писем, соответствующих поисковому запросу, нажмите Выберите все разговоры, соответствующие поиску.
- Затем нажмите Архив кнопка.
⇒ Примечание: Вы можете фильтровать электронную почту по дням, месяцам и годам. Например, если вы хотите заархивировать электронные письма старше 3 месяцев, используйте label: inbox old_than: 3m. Если вы хотите заархивировать электронные письма старше одного года, используйте label: inbox old_than: 1y.
Используйте опцию отправки и архивирования
Вы также можете использовать функцию отправки и архивирования. Опция доступна рядом с послать кнопку и автоматически отправляет ваши электронные письма на Вся почта метка. Gmail автоматически перемещает письмо обратно в ваш почтовый ящик, когда на него кто-то отвечает.
Чтобы включить эту опцию, перейдите в Настройки Gmail, и выберите Посмотреть все настройки. Затем нажмите на Общий вкладка и прокрутите вниз до Отправить и архивировать. Выбирать Показывать кнопку «Отправить и архивировать» в ответе.
Заключение
Чтобы автоматически архивировать свои электронные письма в Gmail, создайте конкретный ярлык, а затем используйте его для создания фильтра, который будет применять этот ярлык к набору писем. Кроме того, вы также можете использовать параметры «Архив» или «Отправить и архивировать», чтобы получить архив ваших электронных писем.
Как часто вы используете опцию «Архив» в Gmail? Дайте нам знать в комментариях ниже.