Ошибки в электронной почте могут иметь неприятные и даже дорогостоящие последствия. Чтобы помочь вам предотвратить ошибки электронной почты, Microsoft внедрила подсказки Outlook MailTips. Например, вы можете настроить всплывающие подсказки так, чтобы они запускали оповещение, когда вы нажмите кнопку "Ответить всем". Всегда лучше потратить пару минут и перечитать письмо, прежде чем отправлять его большому списку получателей, особенно если оно содержит конфиденциальную информацию.
Если вы раньше не пользовались подсказками, вы попали в нужное место. В этом кратком руководстве мы покажем вам, как использовать подсказки в Outlook.
Как вы настраиваете почтовые подсказки?
Имейте в виду, что для этой функции требуется учетная запись Microsoft Exchange Server. Другими словами, эта функция доступна только для учетных записей электронной почты, которыми управляет организация. Вашему ИТ-администратору необходимо включить всплывающие подсказки в вашей учетной записи; в противном случае эта опция будет вам недоступна. В то же время ваш ИТ-администратор может применить определенные настройки подсказок для учетных записей пользователей.
Подсказки по умолчанию включены в Outlook. Если вы хотите отключить эту опцию или изменить настройки, запустите Outlook, перейдите в Файл, Выбрать Параметры, а затем нажмите Почта.
Перейти к Почтовые подсказкии нажмите Параметры подсказок. Выберите свою учетную запись и укажите, какие действия вы хотите запускать с помощью всплывающих подсказок.
Если вы хотите отключить подсказки, отметьте Никогда не отображать подсказки флажок.
Как работают подсказки
После включения подсказок Outlook будет отображать различные сообщения, пока вы пишете сообщение. Exchange анализирует содержание письма, которое вы пишете. В случае обнаружения проблемы Outlook уведомит вас, чтобы вы могли изменить сообщение, чтобы избежать неловких ситуаций. Например, если получатель находится вне офиса и вы просите их срочно ответить, MailTips сообщит вам, что они не могут этого сделать.
Другие примеры ситуаций, которые могут вызвать всплывающие подсказки, включают:
- Почтовый ящик получателя заполнен.
- Адрес электронной почты получателя был временно отключен или окончательно удален.
- Ваш адрес электронной почты нарушает правила или ограничения вашей организации.
- У вас нет разрешения связываться с получателем или отправлять электронные письма внешним получателям.
- Почтовый ящик получателя модерируется, то есть требует утверждения сообщения.
Ограничения на подсказки
- Этот параметр недоступен в автономном режиме.
- Если в вашем списке получателей более 200 получателей, MailTips не будет оценивать отдельные почтовые ящики.
Заключение
Почтовые подсказки - это удобная функция Outlook, которая помогает избежать неловких ситуаций, таких как отправка электронных писем неправильным получателям. Например, если ваша электронная почта нарушает правила вашей организации, MailTips сообщит вам о проблеме. Планируете ли вы использовать подсказки в Outlook? Дайте нам знать в комментариях ниже.