Если вы тщательно отфильтруете и систематизируете свои файлы, вы быстро найдете нужные документы. Еще одно преимущество состоит в том, что ваши папки не будут беспорядочными.
Если вы получили сотни файлов через Microsoft Teams и с самого начала у вас не было четкого плана, сейчас все может выглядеть немного неорганизованным. Пользователи часто чувствуют себя перегруженными задачей организации своих файлов, поэтому они предпочитают откладывать ее снова и снова. Действительно, систематизация файлов - это трудоемкая задача, но преимущества, которые она дает, стоят затраченных усилий.
Чтобы упростить вам весь процесс, мы создали это руководство. Мы поделимся рядом полезных советов и рекомендаций, которые помогут вам лучше организовать файлы MS Teams.
Лучшие практики для организации файлов в MS Teams
Выберите свое основное облачное хранилище
Microsoft Teams использует различные службы хранения для хранения ваших файлов и документов. По умолчанию ваши файлы хранятся в OneDrive и SharePoint. Файлы, которыми вы поделились в групповых обсуждениях, хранятся в SharePoint. Все файлы, которыми вы обмениваетесь в чатах, хранятся в OneDrive.
Но вы также можете вручную добавить уже знакомое облачное хранилище. 
Синхронизировать файлы с OneDrive
Мы предлагаем использовать облачное хранилище Microsoft для хранения файлов Teams. Обе службы были разработаны Microsoft, и между ними нет проблем с интеграцией или совместимостью.
Синхронизируя файлы Teams с OneDrive, вы можете получить к ним доступ прямо из проводника. Другими словами, вам больше не нужно открывать Teams для просмотра этих файлов.
Создавать определенные папки
Независимо от того, какое облачное хранилище вы используете для хранения файлов Teams, важно создавать определенные папки. Затем добавьте все свои файлы в соответствующие папки. Самое главное - определиться с конструкцией и придерживаться ее.
Например, вы можете создать отдельную папку для каждого человека, с которым часто общаетесь. И сохраните полученные от них файлы в соответствующей папке. Или вы можете использовать описательные имена для своих файлов, таких как отчеты, контракты, задания, маркетинг, финансы, презентации и т. Д.
Вы также можете организовать свои папки по проекту, клиенту, дате, сроку и т. Д.
Используйте четкие и конкретные названия каналов
Все файлы, относящиеся к командам, хранятся в SharePoint. Каждый раз, когда вы создаете новую группу в Microsoft Teams, новый сайт группы SharePoint создается автоматически. Когда вы создаете канал, SharePoint автоматически создает новую библиотеку документов для этого канала.
Библиотека названа в честь названия канала. Поэтому не забудьте выбрать конкретные имена каналов, чтобы избежать двусмысленности.
Используйте файловые фильтры
В Microsoft Teams есть ряд фильтров, которые вы можете использовать для перечисления файлов в определенном порядке. Например, вы можете перечислить файлы в хронологическом порядке. Или вы можете отфильтровать их по имени человека, который их изменил.
Закрепить наверху
Вы также можете закрепить файл вверху. Эта функция позволяет отмечать файлы, которые являются либо очень важными, либо срочными. Таким образом, вы будете точно знать, где найти этот файл.
Сначала вам нужно пометить файл, а затем нажать на Закрепить наверху вариант.
Быстрые советы по успешной организации файлов
- Не храните файлы на рабочем столе. Загроможденный рабочий стол сбивает с толку и создает визуальный шум.
- Храните файлы сразу после их получения. Не ждите, пока вы получите 5o файлов, чтобы начать их систематизировать. Поместите их в нужную папку сразу после того, как получите их.
- Используйте понятные и информативные имена для ваших файлов. Использование общих имен, таких как «Файлы», «Документы», «Материал», совершенно не помогает.
Какие советы и рекомендации вы используете для организации файлов Microsoft Teams? Поделитесь ими в комментариях ниже.