Повысьте качество работы с Gmail с помощью этих семи приемов повышения производительности.
Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов для личного использования. Многие организации, использующие Google Workspaces, также предлагают Gmail в качестве почтового клиента. По умолчанию Google предлагает множество интересные функции в Gmail которые работают так, как рекламируется. Но с помощью нескольких незначительных настроек вы действительно можете повысить уровень своего опыта работы с Gmail.
Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо только для того, чтобы понять, что оно содержит опечатки, и пожалели, что не отправляли его? Как насчет сочетаний клавиш в Gmail? Знаете ли вы, что можно шаблонизировать ответы на рутинные вопросы? электронная почта? Если вы никогда не удосуживались возиться с меню настроек Gmail, вот семь простых способов стать опытным пользователем Gmail.
7 Горячие клавиши
Делайте все с помощью клавиатуры
Одним из основных признаков того, что вы являетесь опытным пользователем любого приложения, является знание сочетаний клавиш, независимо от того, используете ли вы ПК с Windows, Mac или
Хромбук. В Gmail их очень много. Google позволяет вам легко вспомнить, какой ярлык что делает. Просто нажмите Шифт + ? и вам предоставляются ярлыки для навигации, форматирования, выбора списка тем, навигации по чату Google и многого другого.Хотите создать свои собственные ярлыки? Затем нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу браузера Gmail. Идти к Значок шестеренки >Просмотреть все настройки > Дополнительно > Пользовательские сочетания клавиш. и выберите Включить. После включения вы увидите вкладку «Настройки клавиатуры», на которой показаны все действия вместе с соответствующими им клавишами. Вы можете настроить это по своему вкусу и нажать на Сохранить изменения. Просто убедитесь, что настраиваемая вами команда не конфликтует с другими командами быстрого доступа.
6 Отменить отправку
Как получить больше времени, чтобы отменить отправку письма?
Все мы в какой-то момент в спешке отправляли письмо только для того, чтобы понять, что упустили некоторые аспекты, которые были важны. обсуждается в ответе, почта была заполнена опечатками или, что еще хуже, письмо было отправлено не туда получатель. Gmail предлагает команду отмены отправки по умолчанию продолжительностью 5 секунд, но ее можно увеличить до 30 секунд.
Нажать на Значок шестеренки >Посмотреть все настройки > Общие > Отменить отправку. В раскрывающемся меню рядом с ним выберите время буферизации 5, 10, 20 или 30 секунд, затем нажмите Сохранить изменения. Теперь всякий раз, когда вы отправляете электронное письмо, вы увидите опцию «Отменить» на плавающей черной полосе, которая появляется после отправки электронного письма.
5 Шаблоны
Избавьтесь от создания повторяющихся писем
Бывают случаи, когда на некоторые электронные письма требуются одинаковые или похожие ответы. В такой ситуации не придется каждый раз перепечатывать все сообщение. Вместо этого вы можете создавать шаблонные ответы. Нажать на Значок шестеренки >Посмотреть все настройки > Дополнительно > Шаблоны и выберите Давать возможность и Сохранить настройки.
Теперь всякий раз, когда вы пишете лишний текст в Новое сообщение (убедитесь, что подпись электронного письма удалена), этот текст можно сохранить в качестве шаблона, нажав кнопку Дополнительные параметры > Шаблоны > Сохранить черновик как шаблон > Сохранить как новый шаблон. Вы можете дать шаблону имя. В следующий раз, когда вы захотите ответить тем же текстом, просто выберите нужный шаблон вместо того, чтобы снова набирать сообщение.
4 Настройка области чтения
Оптимизируйте отображаемую недвижимость
Стандартный способ, которым Gmail показывает вам ваши сообщения, когда вы их открываете, не позволяет наилучшим образом использовать отображаемую площадь. Это особенно актуально, если у вас большие дисплеи. Это можно настроить, включив область чтения.
Нажать на Значок шестеренки > Выбрать все настройки > Входящие > Включить область чтения.. Выберите либо Справа от почтового ящика или Под почтовым ящиком возможность получить панели предварительного просмотра для ваших электронных писем, которые не требуют, чтобы вы упускали из виду другие электронные письма.
3 Переключение между многими подписями
Освобождение от изменения данных подписи вручную.
В профессиональной настройке уместно иметь подпись электронной почты. Но иногда вы можете не захотеть раскрывать определенные данные из своей подписи, например номер телефона. Добавлять или удалять элементы из подписи вручную утомительно. Вместо этого вы можете создать несколько подписей и просто переключаться между ними в зависимости от контекста или получателя.
Нажать на Значок шестеренки > Выберите все настройки > Общие > Подпись. Нажмите на поле «Создать новую», чтобы добавить новую подпись. Более старые подписи появятся в поле слева. Вы можете выбрать параметры подписи по умолчанию в раскрывающихся списках ниже: Для новых писем используйте и При ответе/переадресации использования. Затем нажмите Сохранить изменения. Теперь, когда вы находитесь в поле для создания сообщения, нажатие на символ пера откроет все сохраненные вами подписи. Вы можете просто выбрать тот, который хотите использовать.
2 Несколько звездных форматов
Умный способ классифицировать важные электронные письма
Будь то ваша личная или профессиональная учетная запись, есть некоторые электронные письма, которые вы хотите пометить, чтобы быстро получить их в разделе «Помеченные» в Gmail. По умолчанию Gmail позволяет использовать только желтую звездочку. Если у вас много помеченных писем, быстро найти нужное письмо может быть утомительно.
Нажать на Значок шестеренки > Просмотреть все настройки > Общие.> Звезды. Здесь вы можете выбрать между 1 звездой, 4 звездами или всеми звездами, в зависимости от ваших предпочтений, а затем Сохранить изменения. Теперь вы можете переключаться между звездами, последовательно нажимая на значок звезды. Таким образом, вы получите отличные визуальные подсказки для разных типов приоритетных писем. Наведя курсор мыши на звезду, вы узнаете ее название. Если вы находитесь в разделе «Помеченные» и хотите просмотреть только те электронные письма, которые отмечены голубая звезда, просто введите эту команду в поле поиска Gmail: имеет: голубая звезда. Вы даже можете назначить определенные значки звездочек для определенных типов электронных писем.
1 Фильтрация писем на примере
Улучшите свой почтовый ящик
Это одна из самых мощных функций Gmail, и при грамотном использовании она действительно может помочь вам организовать папку «Входящие», избавиться от нежелательных писем и создать папки для определенных типов электронных писем. Хотя в Gmail есть такие вкладки, как «Продвижение», «Обновления» и «Социальные сети», иногда некоторые электронные письма проскакивают через них и отображаются на вкладке «Основные». Вы хотите, чтобы на вкладке «Основные» были только самые важные электронные письма.
Нажать на Показать параметры поиска, расположен справа в строке поиска в Gmail. Теперь, в зависимости от цели, которую вы хотите достичь, вы можете добавить детали в соответствующие поля для создания фильтров.
Допустим, я хочу добавить информационный бюллетень (от Браузер), который отображается на вкладке «Основное», в папку, где хранятся все информационные бюллетени, на которые я подписан. В этом случае я добавлю идентификатор электронной почты Браузер информационный бюллетень и нажмите Создать фильтр. На следующем экране мне представлено больше вариантов. Я выбрал Пропустить входящие, Применить метку (название папки Новостная рассылка), и Также примените фильтр к соответствующим разговорам. Это гарантирует, что каждое письмо от Браузер попадет в папку «Информационная рассылка» и не появится в папке «Входящие».
Вы можете выполнять множество действий, например автоматически архивировать маркетинговые электронные письма, очищать почтовый ящик Gmail, если он становится полным, автоматически удаляет электронные письма с определенных идентификаторов электронной почты или из папки «Спам» и многое другое. более.
Взять на себя ответственность за вашу учетную запись Gmail
Семь хаков, описанных выше, определенно в некоторой степени улучшат ваш опыт работы с Gmail. Знакомство с меню «Настройки» Gmail и «Показать параметры поиска» наверняка превратит вас в опытного пользователя Gmail. Использование этих советов также позволяет сэкономить много времени, которое в противном случае было бы потрачено на ненужные задачи. Не забудьте также узнать, как вы можете управлять своими паролями с Гуглом.