Типы рабочих процессов Automator: понимание различий

Добро пожаловать в очередной выпуск нашей продолжающейся серии статей по автоматизации. Последние несколько недель я писал о приложении Shortcuts на iPhone и Automator на Mac. Сегодня я собираюсь продолжить эту серию, разбив различные типы рабочих процессов Automator.

Как ни странно, это первый пост, который я написал до сих пор, в котором исследования не очень помогли. Ничего не могу найти по этой теме, даже в Apple. Тем не менее, это еще одна причина написать это, чтобы у вас была под рукой информация!

Понимание различных типов документов, доступных вам в Automator, очень важно. В конце концов, первое, что вам нужно сделать при создании рабочего процесса Automator, - это выбрать тип рабочего процесса, который вы хотите создать. Если вы не понимаете различий между ними, вам будет сложно создать рабочие процессы, которые работают так, как вы от них ожидаете!

Это будет довольно простой пост. Я собираюсь начать с объяснения того, что я имею в виду под «типами рабочих процессов Automator», а затем просто перейду к каждому из доступных вариантов. Я объясню, что это за тип и когда его следует использовать.

Вы можете думать об этом посте как о шпаргалке, а не о типичной статье. Просто добавьте этот пост в закладки и возвращайтесь к нему по мере необходимости.

Хорошо, приступим!

Какие существуют типы рабочих процессов Automator?

Если вы новичок в Automator, возможно, вы не знаете, что существуют разные типы рабочих процессов, или даже не о том, о чем я говорю. Каждый раз, когда вы впервые открываете Automator для создания нового рабочего процесса (не редактируя существующий), вам будет представлен следующий экран:

Как вы можете видеть на изображении выше, есть восемь вариантов на выбор:

• Рабочий процесс
• заявка
• Быстрое действие
• Плагин печати
• Папка Действие
• Календарь Будильник
• Плагин захвата изображений
• Диктованные команды

Каждый из них создает разные виды подпрограмм Automator. Вероятно, вы знакомы с типом приложения. Однако у каждого есть роль, которая, скорее всего, в какой-то момент пригодится.

Понимание того, для чего каждый из них, важно не только для выбора между ними, но также может расширить ваши представления о способностях Automator. Например, вы могли не знать, что можете сопоставить подпрограммы Automator с голосовыми командами. Я расскажу, как это работает, позже в этой статье!

А пока давайте перейдем к первому из типов рабочих процессов Automator - рабочим процессам!

Типы рабочих процессов Automator: Рабочие процессы

Первый из типов рабочего процесса Automator - это, соответственно, рабочий процесс.

Рабочие процессы - это самый простой тип файлов, который вы можете создать в Automator. Все, что они делают, - это проводят набор действий. Вы можете запустить рабочий процесс только из Automator. Итак, это замкнутый набор действий.

Вы можете думать об этом как о файле Photoshop. Вы можете экспортировать файл Photoshop в набор различных типов изображений, и вы можете использовать эти типы изображений всеми способами. Вы также можете сохранить свое изображение как файл Photoshop, но если вы это сделаете, вы сможете использовать этот файл только внутри Photoshop.

Другими словами, рабочие процессы являются наиболее ограниченным типом рабочих процессов. Но это не значит, что они бесполезны.

На самом деле, это далеко не так! Рабочие процессы можно использовать для организации и создания подмножеств действий. Например, если вы создадите продуманную последовательность шагов, вы можете сохранить их как рабочий процесс, а затем использовать в других подпрограммах Automator.

Отчасти полезность рабочих процессов заключается в том, что они являются единственным типом рабочего процесса, который можно поместить в середину другой подпрограммы Automator в качестве действия. Вы можете сохранить рабочий процесс, затем создать новую процедуру, а затем перетащить исходный файл рабочего процесса в середину новой процедуры.

Когда использовать рабочие процессы в Automator

Хотя рабочие процессы являются базовым и гибким типом рабочего процесса, вы можете использовать их только в редких случаях.

Это потому, что рабочие процессы становятся значительно менее полезными из-за мощности, которую предоставляют другие типы рабочих процессов Automator. В то время как другие типы можно запускать в определенных ситуациях из контекстных меню или даже с помощью вашего голоса, рабочие процессы ограничены приложением Automator.

Несмотря на то, что приложение Automator великолепно (вот почему я пишу о нем), цель состоит в том, чтобы тратить как можно меньше времени на использование приложения Automator, чтобы оно могло делать всю работу за вас. Уже по одной этой причине вы, вероятно, будете большую часть времени избегать создания рабочих процессов в Automator.

На мой взгляд, есть два случая использования Workflows.

Во-первых, вы хотите добавить настраиваемое действие в Automator. Например, предположим, что у вас есть идеи для нескольких подпрограмм Automator, которым нужно будет получить копию каждого номера телефона в вашем списке контактов. Для этого может потребоваться небольшой сценарий, а также некоторые действия.

Вместо того, чтобы создавать этот набор действий снова и снова, вы можете просто создать один рабочий процесс и перетащить его в свои будущие рабочие процессы. Это может сэкономить вам много времени, а также может сделать Automator более мощным приложением.

Второй сценарий, в котором я вижу полезные рабочие процессы, - это когда вы хотите создать процедуры, которые помогут вам при использовании приложения Automator. Например, если вы хотите получать имена файлов при использовании Automator, запуск рабочего процесса из приложения Automator будет менее раздражающим.

Типы рабочих процессов Automator: Приложения

Следующим в списке типов рабочего процесса Automator идет «Приложения». Хотя, насколько мне известно, этому нет никаких свидетельств, я предполагаю, что это самый популярный тип рабочего процесса. Думайте о приложениях как о хлебе с маслом в Automator.

Приложения предоставляют вам значок приложения, который вы можете дважды щелкнуть, чтобы запустить его. Вы можете разместить эти значки в Finder, на рабочем столе или даже в доке.

Вы даже можете перетаскивать файлы / папки на эти значки, чтобы использовать их в качестве входных данных для этого рабочего процесса.

Например, процедура на приведенном выше снимке экрана принимает файлы в качестве входных данных. Затем он прикрепляет эти файлы к электронному письму и отправляет их выбранному мной клиенту.

Когда использовать приложения

Я думаю, вам следует постоянно использовать приложения в Automator. Если вы не знаете, какой тип выбрать, выберите «Приложения» из списка типов рабочего процесса Automator.

Они универсальны, понятны и легко отслеживаются. Если вы решите, что они вам больше не нужны, вы можете перетащить их в корзину. Если вы хотите их отредактировать, вы можете открыть их в Automator.

Вы можете разместить рабочие процессы приложения рядом с соответствующим контентом. Например, мое приложение для выставления счетов находится в папке, где я храню свои счета. Легкий!

Вы также можете копировать и вставлять рабочие процессы приложения в любое место. Поэтому, если бы я хотел, я мог бы использовать разные папки счетов для каждого из моих клиентов и просто скопировать / вставить этот значок приложения в каждую из этих папок.

Единственный недостаток приложений в том, что они не так специфичны, как другие типы рабочих процессов. Вы не можете получить к ним доступ из контекстного меню, они не могут работать сами по себе, они не могут синхронизироваться с вашим календарем и т. Д. Поэтому я бы избегал их, когда есть другой тип, который лучше подходит для ваших нужд.

В противном случае они отлично подходят по умолчанию!

Типы рабочих процессов Automator: быстрые действия

Третий тип рабочего процесса, который мы рассмотрим, - это быстрые действия. Быстрые действия были моим любимым типом рабочего процесса Automator, и они по-прежнему находятся на высоком уровне. Я, наверное, создал больше быстрых действий, чем любой другой тип рабочего процесса.

Быстрые действия - это рабочие процессы, которые можно запустить из контекстного меню. Они появляются всякий раз, когда вы щелкаете правой кнопкой мыши файл, папку, изображение или выделенный текст.

Как правило, они будут использовать то, что вы щелкнули правой кнопкой мыши, в качестве входных данных для рабочего процесса. Поэтому, если вы щелкните изображение правой кнопкой мыши, оно будет передано в быстрое действие. Вы можете создавать быстрые действия, которые этого не делают, хотя эта функция является частью того, что делает быстрые действия такими мощными.

Хотя быстрые действия могут быть немного более ограниченными, чем некоторые другие типы, они невероятно удобны. Я думаю о быстрых действиях не как об автоматизации процессов на вашем Mac, а как о способе добавления новых функций на ваш Mac.

Хотите, чтобы вы могли щелкнуть изображение правой кнопкой мыши и уменьшить его на 50%? Теперь вы можете!

Хотите конвертировать между типами файлов, не открывая никаких приложений? Просто используйте быстрое действие!

Хотите переключаться между обоями, не копаясь в настройках? Просто щелкните правой кнопкой мыши в любом месте!

Когда использовать быстрые действия

Как я только что вкратце рассмотрел, вы захотите использовать быстрые действия в контекстных ситуациях. Под этим я подразумеваю, что эти типы рабочих процессов Automator работают лучше всего, когда применяются ситуативно.

Это процедуры, которые вы не собираетесь использовать все время. Но когда вы действительно хотите их использовать, вы хотите, чтобы они были легко доступны.

Это потому, что быстрые действия доступны через контекстное меню. И, как и все остальное в контекстном меню, они должны быть реализованы с учетом контекста. В конце концов, вторичное название контекстного меню - «контекстное меню».

Вы можете думать о быстрых действиях как о «выполнении чего-либо» с файлами и папками на вашем компьютере. Хотите изменить этот тип файла? Или изменить этот документ? Или реорганизовать эту папку? Тогда вы, вероятно, захотите сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши, а не ища значок для двойного щелчка.

Вы можете подумать, что сопоставление всех ваших рабочих процессов с быстрыми действиями - это лучший способ. Я понимаю, почему твой мозг может туда попасть. Однако это может привести к появлению загроможденного и сбивающего с толку меню, вызываемого правой кнопкой мыши.

Кроме того, быстрые действия труднее редактировать и удалять, чем приложения или рабочие процессы. Это потому, что у вас не будет файла или значка, которые можно было бы легко найти и настроить. Файлы быстрых действий хранятся в скрытых папках на вашем Mac. Вы не должны редактировать и настраивать их после того, как они были созданы.

По всем этим причинам быстрые действия лучше всего подходят именно для этого: быстрые действия! Короткие одно- или двухэтапные процедуры, к которым вам нужен легкий доступ. Вот и все!

Типы рабочего процесса Automator: плагины печати

Следующий пункт в нашем списке типов рабочих процессов Automator - это тот, который я раньше не использовал. Я не очень часто печатаю вещи, и у меня даже нет принтера. Слишком много хлопот! Таким образом, следующая информация будет вторичным опытом.

Плагины печати - это рабочие процессы, которые вы запускаете из диалогового окна печати. Это поле появляется всякий раз, когда вы пытаетесь распечатать документ. У него есть такие опции, как выбор количества копий для печати и выбор между черно-белыми или цветными.

Если это звучит немного бесполезно, то это потому, что так оно и есть. По-моему, все равно. Если вы не работаете в офисе, где печатаете весь день, это может показаться странным выбором для Automator.

Тем не менее, у вас будет доступ ко всему спектру действий Automator. При желании вы можете делать то, что совершенно не связано с печатью. И вы также не получаете доступа к каким-либо специальным параметрам, относящимся к печати.

Единственная уникальная особенность плагинов печати заключается в том, что они передают документы из диалогового окна печати в Automator как входной файл PDF.

Поэтому, если вы хотите сделать что-то вроде сохранения всех распечатанных документов в определенной папке на вашем Mac, преобразовать их в изображения или добавить дополнительную страницу в конец документа перед его печатью, это для ты.

Когда использовать плагины печати

Плагины печати, на мой взгляд, являются наиболее ограниченным типом рабочего процесса Automator. Если вы не печатаете что-либо очень часто, вам, вероятно, никогда не понадобится и никогда не захочется создавать рабочий процесс с этим типом. Так что, если вам сложно понять, почему вы хотите использовать этот тип, то, вероятно, вам не нужно его использовать.

С другой стороны, если у вас уже есть несколько идей для этого типа рабочего процесса, то вы, вероятно, целевой пользователь.

В частности, я думаю, что целевой пользователь для этого типа рабочего процесса - это тот, кто часто печатает документы. И если вы такой человек, то у вас, вероятно, есть несколько повторяющихся задач печати, которые вы можете автоматизировать. В конце концов, печать - уже довольно утомительный и почти автономный процесс.

Здесь больше нечего сказать! Используйте плагины печати, когда хотите создать рабочие процессы, связанные с печатью. В противном случае выберите что-нибудь другое.

Типы рабочих процессов Automator: Действия с папками

Плагины контрастной печати - это один из наиболее часто используемых мной типов рабочего процесса Automator. Действия с папками очень полезны для самых разных вещей, хотя мне потребовалось время, чтобы разобраться в них.

Этот тип рабочего процесса действительно автоматизирован. Он работает в фоновом режиме, поэтому вы никогда не запускаете его вручную.

Вместо этого вы прикрепляете Действия с папкой к выбранной вами папке. Каждый раз, когда в эту папку добавляются новые папки или файлы, будут выполняться вложенные действия с папкой.

Это не только вызовет выполнение действий с папками, но и будет использовать добавленные файлы / папки в качестве входных данных.

Например, у меня есть действие с папкой, которое автоматически уменьшает все изображения на моем рабочем столе, размер которых превышает 5 МБ. Поэтому всякий раз, когда я добавляю на рабочий стол изображения, размер которых превышает этот размер файла, они автоматически сжимаются. Мне не нужно ничего делать, чтобы это произошло.

Когда использовать действия с папками

Есть две ситуации, когда действия с папками являются лучшим выбором из всех типов рабочего процесса Automator.

Первое более очевидно. Если вы хотите автоматизировать определенные действия в папке, вам следует использовать Действия с папкой! Сюда входят такие вещи, как:

• Автоматическое переименование файлов внутри определенной папки
• Создание новой папки в другой папке каждый месяц
• Изменение всех файлов в папке, соответствующих определенным критериям
• Удаление файлов в папке через два месяца
• и т.п.

Второй сценарий немного косвенный. Это когда вы хотите создать полностью автоматизированный распорядок дня.

Действия с папками уникальны тем, что это один из немногих рабочих процессов Automator, которые действительно автономны. Им не нужно, чтобы вы заставляли их бежать. Вам не нужно ничего помнить или делать. Они просто работают.

Это позволяет вам создавать довольно сложные рабочие процессы Automator, которые работают в фоновом режиме вашей машины. Это потребует некоторого творчества, но есть возможности, уникальные для этого типа рабочего процесса.

Типы рабочего процесса Automator: Календарные будильники

Это подводит нас к Календарным будильникам. Календарные будильники - это рабочие процессы, которые добавляются в ваш Apple Calendar.

Мне потребовалось время, чтобы понять, как именно они работают. Я не был уверен, были ли они связаны с вашими событиями календаря, были ли они действиями, которые вы могли выполнять с событиями календаря, или они выполнялись вовремя по вашему выбору.

Ответ оказался последним! Каждый раз, когда вы создаете календарь-будильник, он добавляется в ваш календарь в то время, когда вы его создавали. Чтобы просмотреть его, вам нужно открыть приложение "Календарь" на Mac.

После того, как вы решили, что будет делать этот будильник с календарем, вы сможете решить, когда он это сделает. Вы можете сделать это, манипулируя им так же, как и любым другим календарным событием. Перетащите его, измените дату и время, выберите, как долго он будет длиться, установите, как часто вы хотите, чтобы он повторялся (если вы хотите, чтобы это повторялось), и многое другое.

Когда использовать календарные будильники

Календарные будильники отлично подходят, когда вы хотите создать подпрограммы, которые будут запускаться каждый день, неделю, месяц или год.

Возвращаясь к моему примеру счета-фактуры, я мог бы создать будильник календаря, который отправляет мои счета-фактуры за меня каждую неделю. Я мог бы создать еще один Calendar Alarm, который также будет выставлять мне новый счет в начале каждой недели, если бы я знал, как написать для него сценарий.

Вы также можете использовать сигналы календаря, чтобы делать такие вещи, как закрытие и открытие определенных приложений в определенное время. Например, вы можете открыть Slack во время работы и закрыть его, когда закончите, без необходимости с ним взаимодействовать.

Еще одна ситуация, в которой полезны календарные оповещения, - это когда вы хотите настроить автоматизацию для неповторяющихся событий календаря. Может быть, у вас скоро встреча, презентация на работе или планы на следующие выходные. Вы можете создать автоматизацию, которая будет отправлять вам и участникам мероприятия уведомление, что-то добавлять в ваши заметки и так далее.

Типы рабочих процессов Automator: плагины захвата изображений

За три года, что я был пользователем Mac и писателем, я ни разу не встречал Image Capture, не говоря уже о плагинах Image Capture. Так что и в этом случае я хочу прояснить, что у меня не было большого опыта работы с этим типом рабочего процесса.

Для тех, кто (как и я) не знает о Image Capture, это функция на Mac, которая появляется всякий раз, когда вы перемещаете изображения на Mac с устройства. Это означает, что вы подключили камеру напрямую к Mac и перемещаете файлы с нее на Mac. Это может быть обычная камера, а также iPhone или iPad.

Как и плагины печати, плагины захвата изображений - это автоматизация, доступная только в диалоговом окне захвата изображений. Они очень специфичны.

Однако, если вы часто импортируете изображения на свой Mac, вы, вероятно, будете пинать себя, что не знали об этом.

Вы можете использовать плагины захвата изображений, чтобы автоматически переименовывать изображения при их импорте, конвертировать их в различные типы изображений, обрезать их, изменять их размер, применять к ним фильтры, перемещать их в определенные папки и многое другое более.

Несмотря на свою нишу, я считаю, что плагины захвата изображений являются одним из самых полезных типов рабочего процесса Automator. Для фотографов это могло быть находкой.

Когда использовать плагины захвата изображений

Опять же, здесь особо нечего сказать. Совершенно ясно, когда использовать плагины захвата изображений по сравнению с другими типами рабочих процессов Automator.

Лучшее время для использования плагинов для захвата изображений - это когда вы хотите автоматизировать часть своей рутины при использовании захвата изображений. Если вы постоянно переименовываете файлы, постоянно обрезаете определенные изображения или систематизируете импортируемые файлы, вы, вероятно, сможете ускорить все это с помощью подключаемых модулей захвата изображений.

В противном случае вам не следует использовать плагины захвата изображений!

Типы рабочего процесса Automator: команды диктовки

Последний из типов рабочего процесса Automator - это команды диктовки. Мы ссылались на них на протяжении всего поста и, наконец, дошли до них.

Команды диктовки - это рабочие процессы, которые запускаются всякий раз, когда вы произносите их ключевую фразу в функции диктовки Mac. Чтобы активировать эту функцию, нажмите кнопку fn ключ дважды. Утвердите появившиеся диалоговые окна, затем поговорите со своим Mac.

При создании команды под диктовку вы можете выбрать ключевую фразу в верхней части редактора.

Произнесение этой ключевой фразы после активации Диктовки запустит рабочий процесс, который вы прикрепите к этой фразе.

Кроме того, нет никакой разницы между командами диктовки и другими типами рабочих процессов Automator. Это особенная активация.

Когда использовать команды диктовки

Есть несколько причин, по которым вы можете захотеть использовать команды диктовки вместо более распространенных типов рабочих процессов Automator, таких как быстрые действия и приложения.

Первое - это крутой фактор. Вы можете создать забавную команду «Диктовка», а затем запустить ее позже на глазах у друзей, чтобы произвести на них впечатление.

Например, вы можете сопоставить эта команда терминала, который воспроизводит "Звездные войны" в приложении "Терминал", на диктовку. Затем, чтобы произвести впечатление на своих друзей, вы можете сказать: «Компьютер, сыграй в Star Wars Episode IV».

Вы также можете использовать эта команда терминала чтобы поговорить с вашим Mac. Просто задайте ключевую фразу, например: «Как дела, компьютер?» Затем попросите автоматический ответ: «Хорошо, а вы пользователь?»

Если вы спрашиваете себя: «Зачем кому-то это нужно?» вы можете попасть не в тот блог.

Еще одно применение команд диктовки - добавление голосовых команд, которых у Siri еще нет. Чтобы было ясно, вы не можете запускать команды диктовки из Siri. Но поскольку Siri и Диктовка активируются одинаково, вы можете подходить к командам Диктовки с аналогичным мышлением.

Наконец, для обеспечения доступности можно использовать команды диктовки. Если вы или кто-то из ваших знакомых полагается на голосовые команды для использования своего Mac, это может быть чрезвычайно полезным для этого человека.

Используйте типы рабочего процесса Automator, чтобы изменить способ использования Mac

Вот и все! Это восемь различных типов рабочих процессов Automator и различные ситуации, в которых они лучше всего используются. Выбирая и комбинируя их творчески, вы можете максимизировать свою продуктивность на Mac.

Как уже упоминалось, я рассказывал и продолжу раскрывать больше советов, приемов и руководств по использованию приложений Automator и Shortcuts на Mac и iPhone в течение следующих нескольких недель. Так что не забудьте настроиться на блог AppleToolBox за те посты!

Кроме того, приближается август и сентябрь, а это значит, что слухи об iPhone 13 вот-вот начнут литься. Не забудьте подписаться на нашу рассылку, чтобы получать самые свежие новости обо всем этом!

Тогда увидимся!