Как архивировать и создавать резервные копии электронных писем на вашем Mac

Никому не нравится загроможденный почтовый ящик. Но нет необходимости хранить старые электронные письма в почтовом ящике только потому, что вы боитесь их удалить. Приложение «Почта» на вашем Mac, как и большинство популярных почтовых приложений, позволяет архивировать электронные письма, чтобы скрыть их из папки «Входящие», не теряя их навсегда.

Если ваш почтовый ящик нуждается в генеральной чистке, и вы беспокоитесь об удалении чего-то важного, узнайте, как заархивировать свои электронные письма, ниже. Мы также покажем вам, как создавать резервные копии электронной почты локально, чтобы вы не потеряли их, даже если удалите свою учетную запись электронной почты.

Связанный:

• Почта не работает в macOS Catalina, как исправить
• Почта всегда загружается на Mac? Как исправить
• Где хранятся заархивированные сообщения в почте на macOS?
• 21 совет и прием Apple Mail, о которых вы, возможно, не знали, для iOS и macOS

Что означает архивирование в почтовом приложении?

Все мы знаем, что происходит, когда вы удаляете электронное письмо: это сообщение перемещается в корзину, а через некоторое время исчезает навсегда.

Напротив, когда вы архивируете электронное письмо на своем Mac, оно перемещается в отдельную папку, но никогда не удаляется. Вы можете просмотреть все свои заархивированные электронные письма в любое время, просмотрев папку архива. Они остаются в этой папке, пока вы не решите их удалить.

Еще удобнее, вы можете поиск сообщений в приложении Почта и он автоматически ищет ваши архивные электронные письма, а также ваш почтовый ящик.

Думайте об архивировании электронной почты, как о хранении ее в картотеке. Вам никогда не придется смотреть на него снова, но вы знаете, что оно у вас есть, если оно вам нужно.

Рекомендуется архивировать счета-фактуры, подтверждения бронирования, электронные письма службы поддержки клиентов и любые другие официальные документы, к которым вам, возможно, понадобится еще раз обратиться в будущем.

Как архивировать электронные письма в почтовом приложении

Архивировать электронные письма в почтовом приложении macOS очень просто. Просто выберите письмо в папке «Входящие» и нажмите Архив над окном предварительного просмотра сообщения, он выглядит как ящик для хранения.

Если на вашем Mac есть сенсорная панель над клавиатурой, вы также можете нажать Архив значок, который появляется на сенсорной панели при выборе сообщения электронной почты.

Вы также можете щелкнуть электронное письмо, удерживая клавишу Control, и выбрать Архив из всплывающего меню.

Вы также можете выбрать адрес электронной почты и перейти к Сообщение> Архив из строки меню.

Или, для опытных пользователей, выберите адрес электронной почты и нажмите Ctrl + Cmd + A чтобы мгновенно заархивировать его.

Архивировать сообщения по умолчанию

Если вы хотите пролистывать сообщения, чтобы заархивировать их, вам нужно установить это как действие по умолчанию для отбрасывания писем. Для этого запустите Почта приложение и перейдите в Почта> Настройки из строки меню. Перейти к Viewing вкладка, затем установите Переместить отклоненные сообщения линия к Архив.

Теперь вы можете провести двумя пальцами влево по электронным письмам, чтобы быстро их заархивировать.

Установка «Архив» в качестве действия по умолчанию также означает, что вы можете архивировать электронные письма прямо из уведомления на вашем Mac. Для этого щелкните Параметры> Архив когда в правом верхнем углу появляется почтовое уведомление.

Если вы не видите эту опцию, перейдите к Системные настройки> Уведомления и убедитесь Оповещения включены для Почта.

Как найти заархивированные электронные письма в почтовом приложении

Главное преимущество архивирования электронных писем, а не их удаления, заключается в том, что их легко найти, если они вам когда-нибудь понадобятся в будущем. Есть несколько способов найти заархивированные электронные письма на вашем Mac если они вам нужны.

Когда вы архивируете электронное письмо в macOS, приложение «Почта» создает архивную папку в вашей учетной записи электронной почты. Каждое другое электронное письмо, которое вы выбираете для архивации из этой учетной записи, также попадает в эту папку.

Почта создает отдельные архивные папки для каждой из ваших учетных записей электронной почты. Но вы также можете просматривать все свои заархивированные электронные письма из каждой учетной записи одновременно в папке «Все архивы».

Самый быстрый способ найти заархивированное электронное письмо - это найти его с помощью увеличительное стекло в правом верхнем углу приложения Почта.

Список результатов показывает, где находится каждое электронное письмо, и включает электронные письма из ваших архивных папок, если какие-либо из них соответствуют условиям поиска.

Кроме того, вы можете добавить папки архива на боковую панель и прокручивать их вручную, чтобы найти электронное письмо.

Если вы не видите папку архива на боковой панели, нажмите Добавлять кнопка рядом с Избранное. Затем выберите добавить Весь архив из списка почтовых ящиков в раскрывающемся меню и нажмите Ok.

Теперь нажмите Весь архив на боковой панели, чтобы просмотреть все ваши заархивированные электронные письма.

Если вы вообще не видите боковую панель, нажмите Shift + Cmd + M раскрыть это.

Как сделать резервную копию вашей электронной почты на Mac

Когда вы используете Почту для архивации писем на своем Mac, эти письма по-прежнему сохраняются на серверах вашего провайдера электронной почты. Это означает, что вы потеряете все заархивированные электронные письма, если удалите свою учетную запись электронной почты или забудете пароль.

Конечно, это случается нечасто. Но если вы хотите быть уверенным, что никогда не потеряете свои заархивированные электронные письма, вам также следует создать их локальную резервную копию.

Это легко сделать, экспортировав архивный почтовый ящик из почтового приложения.

Для этого откройте Почта и, удерживая клавишу Control, щелкните Архив или Весь архив почтовый ящик на боковой панели, затем выберите Экспорт почтового ящика.

Выберите место назначения для сохранения экспортированных архивных писем. В зависимости от того, сколько писем вы заархивировали за эти годы и сколько у вас больших вложений, экспортированный почтовый ящик может занять довольно много места на вашем Mac.

Экспорт почтового ящика таким способом не удаляет сообщения из вашей учетной записи электронной почты, а только создает локальную копию этих писем на вашем Mac.

Вам следует регулярно экспортировать свой почтовый ящик, чтобы поддерживать актуальную резервную копию ваших архивных писем.

Узнайте еще больше советов по использованию почты на Mac

Архивирование электронных писем на вашем Mac - отличный способ избавиться от беспорядка в почтовом ящике, не теряя доступа к важным сообщениям. Но архивирование писем - это лишь один из способов улучшить использование Mail на Mac.

Ознакомьтесь с нашим списком Советы и рекомендации по работе с почтой чтобы узнать больше полезных вещей, например, как настроить панель инструментов, уменьшить количество получаемых уведомлений или ввести интеллектуальные правила для самоорганизации вашего почтового ящика.