Когда вы работаете над документом в команде, этот файл проходит различные черновики. Но что, если вам понравился предыдущий черновик? Если вы просто заменили старый текст новым и не сохранили черновик этой конкретной версии, вы можете считать его утерянным. Но это не должно быть так, благодаря Документам Google.
Одна из многих полезных опций, которые есть в Документах Google, - это просмотр различных версий документа. Таким образом, если вам все еще нравится, как был создан предыдущий черновик, вы все равно можете восстановить его. Вот два способа увидеть разные версии файла Google Документов.
Как использовать режим предложения, чтобы увидеть правки
В режиме предложения вы можете увидеть все изменения, внесенные вашей командой, другим цветом, чтобы вам было легче заметить разницу. Вы также увидите обобщенную версию изменений сбоку, и вы можете принять или отклонить предлагаемое изменение.
Чтобы начать, нажмите на значок карандаша в правом верхнем углу и выберите вариант «Предлагать».
Выбрав этот вариант, вы увидите краткое сообщение, информирующее о том, что опция предложения была включена. Если вы когда-нибудь захотите переключиться на другой вариант, щелкните зеленый карандаш. Эта опция позволяет вам делать именно это, предлагать. Весь добавленный текст не изменит исходную версию. Если вы когда-нибудь захотите изменить предложение, просто нажмите, и курсор начнет мигать.
Как просмотреть предложение по редактированию в Google Документах
Когда настал конец дня, пора рассмотреть эти предложения. Нажать на Вкладка "Инструменты" вверху и нажмите Просмотреть предложения. Вы увидите варианты, позволяющие принять или отклонить предложения. Вы не увидите там списка предложений; Документы Google выделят прямо в документе, где есть предложение.
Вы можете перемещаться по предлагаемому редактированию, нажимая стрелки вверх и вниз. Вы поймете, что это так, поскольку Документы Google выделят тот, на котором вы находитесь. Выбрав Preview Accept All, вы увидите все предлагаемые изменения в документе, и все, что вам нужно сделать, чтобы принять их все, - это нажать на большую синюю кнопку Accept All.
Когда вы выбираете опцию Preview Deny All, все предложения исчезнут из документа. Чтобы закончить, просто нажмите кнопку «Отклонить все». Если вы уже приняли или отклонили предложения, но пожалели об этом, вы можете вернуться, щелкнув стрелку назад, чтобы внести новые изменения.
История версий
Вы также можете увидеть разные версии своего файла, перейдя по ссылке:
- Файл
- История версий
- Посмотреть историю версий
Справа вы увидите все разные версии файла. Нажмите на точки, и вы можете назвать эту конкретную версию или сделать ее копию. Вы также увидите такие вещи, как дата и время последнего редактирования. Здесь вы найдете возможность восстановить эту версию, но также увидите большую синюю кнопку вверху.
Вы также увидите имена всех тех, кто редактировал файл в определенный день. Включив параметр Показывать только названные версии, вы сможете быстро находить названные вами версии. Все остальные будут удалены, но не стерты.
Чтобы оставить комментарий к сделанному вами предложению, выделите текст, который вы хотите прокомментировать, и нажмите на опцию «Комментарий». Он будет последним в списке. К внести изменения в свой комментарий, щелкните точки справа и выберите «Редактировать». Вы также можете поставить ссылку на этот комментарий и удалить его, если передумаете, пока вы там.
Чтобы ответить на комментарий товарища по команде, нажмите на комментарий. Введите свой текст и нажмите кнопку «Ответить» или «Решить». Когда вы будете готовы загрузить файл, перейдя в Файл> Скачать, вы можете выбирать из большого количества форматов.
Вы можете выбрать из:
- Слово
- Формат OpenDocument
- Текстовый формат Рика
- Простой текст
- страница в Интернете
- EPUB
Android
Чтобы сделать вышеупомянутое, но на вашем устройстве Android, вам необходимо доступ к различным параметрам. Чтобы предложить правку и просмотреть две версии, нажмите на карандаш внизу справа, но прежде чем вы начнете печатать, нажмите на точки в правом верхнем углу и выберите Предложить изменения вариант.
Как и на рабочем столе, все, что вы предлагаете, будет другим цветом.
Как комментировать файл Google Документов - Android
Если тебе есть что сказать, скажи это. Вы можете прокомментировать файл Google Docs на своем устройстве Android, нажав и удерживая n слово или фразу, которую хотите прокомментировать, а затем точки. Теперь вы должны увидеть опцию добавления комментария.
Вы будете знать, где находится ваш комментарий, поскольку он будет выделен. К просмотреть свой комментарий и другие, нажмите на него. Выберите «Просмотреть комментарий», и вы увидите, что набрали. Вы можете редактировать, удалять или получать ссылку для общего доступа к комментарию, нажимая на точки. Если проблема, стоящая за комментарием, была решена, вы можете нажать на опцию «Разрешить», чтобы она исчезла.
Если вы случайно нажали на вариант разрешения, вы увидите (на несколько секунд) вариант отмены. Нажмите на него, чтобы снова открыть комментарий. Вы должны увидеть сообщение рядом с комментарием, который вы открыли. Чтобы просмотреть другие комментарии, нажимайте стрелки, чтобы перемещаться вперед и назад.
Убедитесь, что вы уверены в своем предложении, поскольку автор или авторы будут получать уведомление по электронной почте о каждом предложении. Даже если вы передумаете, они все равно поймут. Если вы автор и не хотите получать уведомления о каждом небольшом предложении, вы можете отключить его, перейдя в настройки Google Диска:
- Переход к настройкам
- Уведомления
- Снятие флажка для обоих вариантов
Как поделиться документом Google Docs
Вы думали, что редактируете документ, и помните, что забыли кого-то добавить. Чтобы поделиться файлом Google Docs, нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.
Щелкните там, где написано «Добавить людей и группы», и добавьте свой контакт. Не забудьте предоставить этому контакту разрешения на редактирование, щелкнув раскрывающееся меню справа. Убедитесь, что вы выбрали вариант редактирования.
Как изменить разрешения на редактирование в Google Документах
Если кого-то удаляют из документа, вы можете нажать на кнопку «Поделиться». Под возможностью добавления кого-либо вы увидите всех уже добавленных пользователей.
Справа вы увидите раскрывающееся меню, в котором вы можете выбрать другой вариант.
У вас также будет возможность выбрать ссылку, по которой любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлу или только добавленные вами люди. Вы увидите варианты, позволяющие изменить этот параметр или скопировать ссылку, чтобы поделиться ею. Нажав на зубчатое колесо, вы можете изменить такие настройки, как:
- Редакторы могут изменять разрешения и делиться.
- Зрители и комментаторы могут увидеть возможность загрузки, печати и копирования.
Заключение
Увидев изменения, файл проходит, вы можете увидеть, улучшили ли эти изменения документ. Комментарии также могут быть конструктивными при улучшении файла, и теперь вы знаете, как их добавлять или изменять. Часто ли вы работаете с другими над документами в Документах Google или редко? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже и не забудьте поделиться статьей с другими в социальных сетях.