S toľkými digitálnymi informáciami, ktoré prichádzajú a odchádzajú z vašich zariadení, môže byť správa elektronických súborov pomerne náročná úloha. Tieto súbory sa presúvajú z jedného miesta na druhé nonstop a často rýchlo. Je dobré, že technológia dohnala tieto problémy.
Usporiadanie súborov 101
Vďaka technológii je zdieľanie, ukladanie a vyhľadávanie efektívne a menej náročné. Teraz je umožnený bezproblémový prístup k potrebným súborom. Tento článok bude diskutovať o niekoľkých základných tipoch, ktoré vám pomôžu zlepšiť efektivitu správy súborov a prevedú vás pri triedení vecí.
1. Improvizujte svoj proces zdieľania súborov
Keď hovoríte o efektívnej organizácii súborov, nehovoríte len o úložisku. Najlepšie by bolo vyriešiť, ako s týmito dokumentmi narábate, ako ich odosielate alebo ich zdieľate s členmi oddelenia.
Po prvé, faxovanie je štandardná metóda zdieľania dokumentov, ktorú každý v podnikovom svete denne implementuje. Inštitúcie patriace do oblasti financií, práva a vlády to zvyknú využívať ako jeden z nástrojov komunikácie. Čo ak existuje spôsob, ako maximalizovať jeho potenciál a zároveň urobiť zdieľanie súborov efektívnym procesom, ako napr fax bez faxu? Nepomohlo by to zorganizovať veci vo vašej kancelárii?
Ak proces zdieľania súborov prebieha na pracovisku, môžete vytvoriť súborový server alebo sieť na zdieľanie súborov. Pomohlo by to ľuďom, ktorí majú prístup, získať svoje súbory.
2. Ukladajte dokumenty na jednom mieste
Problém organizácie súborov trápi podniky už dlho. Medzi spoločnosťami je to rastúci problém, pretože veľa ich elektronických súborov sa počas skladovania a prenosu často stratí. Tento problém ešte viac komplikuje situáciu, pretože podniky majú tendenciu zdieľať veľa súborov so spolupracovníkmi.
Na boj proti tomu odborníci odporúčajú vytvoriť jeden koreňový priečinok, ktorý umožní ľahký prístup k súborom, ktoré sa pokúšate získať. Pri tejto metóde uložte všetky svoje pracovné súbory do priečinka. Pre používateľov PC je predvolená možnosť Moje dokumenty.
V zdieľanom prostredí môžete vytvoriť aj priečinok Zdieľané dokumenty. Oba procesy umožňujú vašim kolegom nájsť dôležité súbory hneď od začiatku. Okrem toho to otvára cestu pre jednoduché zálohovanie a archiváciu, keď sa minie úložný priestor.
Prečítajte si tiež: 13 najlepších bezplatných správcov súborov pre Windows 10 v roku 2021
3. Vyhnite sa ukladaniu súborov na pracovnej ploche
Táto téma nadväzuje na druhý bod vyššie. Pamätajte, že vaša pracovná plocha by nemala byť primárnym úložným priestorom pre vaše súbory. Namiesto toho by mal byť čistý a uprataný. Umiestnenie veľkého množstva súborov a ich ponechanie môže spôsobiť, že celý priestor bude preplnený.
Okrem toho sa môže zdať, že čistenie vášho operačného priestoru môže byť časovo náročné. Pre veľmi neusporiadanú pracovnú plochu sa odporúča použiť aplikácie, ktoré vám pomôžu vyčistiť a zoradiť vaše dokumenty.
4. Postupujte podľa zavedených pokynov pre pomenovanie súborov
Pred uložením práce súbory vo vašom cloudovom úložisku alebo koreňový priečinok, skúste dodržať ich zavedené schémy pomenovania súborov. Spoločnosti sa zvyčajne pokúsia vyriešiť nejednotnosť medzi tisíckami dokumentov, ktoré sa pohybujú po každom oddelení, stanovením pravidiel a smerníc pre pomenovanie súborov. Všímajte si známe znaky, ako sú podčiarkovníky, pomlčky a bodky.
Odporúča sa tiež používať štandardné skratky a popisné názvy. Nezabudnite pridať dátumy a v prípade potreby buďte konkrétni. Cieľom pri pomenovaní súborov je správne povedať obsah bez toho, aby ste ich museli otvárať. Môžete postupovať podľa niektorých štandardných konvencií pomenovania, ako napríklad:
- Podľa dátumu dokumentu;
- Podľa typu dokumentu; a
- Podľa oddelenia alebo spoločnosti.
Napríklad, ak sa súbor týka listu po lehote splatnosti, môžete použiť niečo, čo bude vhodne korešpondovať s vašou správou. Ak sa vám toto všetko môže zdať ohromujúce, vždy majte na pamäti, že tieto malé detaily vám pomôžu pri identifikácii a vyhľadávaní súboru.
Prečítajte si tiež: 11 najlepších programov na skartovanie súborov pre Mac v roku 2021
5. Pravidelne vykonávajte zálohy súborov
Zálohovanie údajov je kľúčovou súčasťou zabezpečenia plynulého toku obchodných procesov a kontinuity. Chráni spoločnosť pred nešťastnými udalosťami, ako je strata údajov, ktorá môže byť výsledkom:
- Malvérový útok;
- Poškodenie pohonov;
- Ukradnuté úložné jednotky;
- Ransomvérový útok;
- Hackovanie účtov úložiska; a
- Odstránenie súboru.
Týmto veciam sa dá vyhnúť, ak vytvoríte záložný protokol. Aby ste svojmu podniku poskytli dostatočnú ochranu, musíte implementovať komplexný systém zálohovania údajov podľa týchto súborov procesov:
- Pravidelne vykonávajte zálohy údajov;
- Ukladanie údajov na disky a cloudové služby; a
- Majte heslo pre priečinky a súbory
- Ukladacie jednotky uchovávajte na súkromnom mieste.
Ak by strata údajov viedla k narušeniu podnikania, zálohujte si potrebné dokumenty. Vymazané súbory je možné obnoviť ak nainštalujete softvér na obnovu. Niektoré detaily z obchodnej transakcie sú však s najväčšou pravdepodobnosťou nenávratné, ak sú úložné súbory napadnuté, poškodené alebo stratené.
6. Odstráňte staré, nepotrebné súbory
Odstránenie starých súborov môže byť nervy drásajúca vec. Musíte však zvážiť aj tieto nepotrebné dokumenty, ktoré pridávajú neporiadok do už aj tak chaotického súborového systému. Skontrolujte pokyny svojej spoločnosti týkajúce sa odstraňovania súborov a presvedčte sa, že tieto obchodné súbory už nebudete potrebovať.
Ak si nie ste istí, vytvorte priečinok v koreňovom priečinku a pomenujte ho ‚neaktívny‘ alebo ‚starý‘. Uložte si tieto staré súbory do priečinka na úschovu, kým si nebudete istí, že sa už nebude používať.
7. Vytvorte si skratky a obľúbené položky
Tieto funkcie sú skvelé pre súbory a priečinky, ktoré používate každý deň. Namiesto prekopávania sa cez nespočetné množstvo úložných miest sa pokúste vytvoriť prístup k týmto súborom. Môže to byť okolo karty Finder pre používateľov Mac alebo bočného panela Prieskumníka, ak používate PC. Využitím týchto možností by bolo vyhľadávanie súborov hračkou.
Prečítajte si tiež: 22 najlepších bezplatných aktualizácií ovládačov pre Windows 10, 8, 7 v roku 2021 [Aktualizované]
Záverečné myšlienky: Organizácia je kľúčová
Je nevyhnutné, aby ste si vždy zapamätali, že je najlepšie udržiavať svoje súbory aktualizované a usporiadané, aby ste zachovali súdržnosť, kdekoľvek svoje dokumenty ukladáte. Vaším hlavným cieľom je zaručiť, že aj po vytvorení v systéme správy súborov nájdete to, čo hľadáte.
Okrem toho správna správa a organizácia elektronických súborov sú nepochybne rozhodujúce v nastavení zdieľaného prostredia. Ak vaši kolegovia nie sú nablízku, môžete rýchlo nájsť a získať prístup k súborom, ktoré vytvorili.
Pri plnení svojich každodenných úloh zvážte tu uvedené nápady na triedenie súborov, ktoré máte. Z dlhodobého hľadiska to bude výhodné pre vás a vašu organizáciu.