Pandémia koronavírusu priniesla nové výzvy, najmä pokiaľ ide o prácu z domu. Môže to byť obzvlášť ťažké, keď máte tím, ktorý sa snaží pracovať na projekte spoločne. Virtuálna spolupráca sa stala novým štandardom v modernom pracovnom prostredí, pretože tímy sa snažia pracovať z viacerých miest alebo dokonca kontinentov.
Dokumenty Google sú skvelým nástrojom na spoluprácu, ktorý je flexibilný pre tímovú prácu a je ľahko prístupný dokonca aj zo smartfónov. Ale s touto flexibilitou stále existuje potreba integrácie e-mailu. E-maily sa stali hlavným nástrojom obchodnej komunikácie. Niekoľko e-mailov sa vyhodí do koša a niektoré je lepšie archivovať. Pri práci s nástrojmi na potvrdenie môže byť potrebné, aby niektoré zmeny vykonali alebo si ich prezreli ostatní členovia tímu. Táto funkcia sa môže hodiť na sledovanie pozvánok na schôdzu, plánov odosielania e-mailov a oveľa viac.
Integrácia e-mailu do služby Dokumenty Google
Google má niekoľko funkcií, ktoré vám pomôžu so zlúčením vašich dokumentov Google a e-mailov. Pri prvej možnosti postupujte podľa krokov nižšie.
Povoliť vytváranie dokumentov
Prihláste sa do svojho Gmailu a kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu. Potom kliknite na nastavenia. V strede hore kliknite na kartu Labs a pomaly sa posúvajte nadol. Kliknutím na Povoliť vedľa vytvorte dokument. Potom uložte vykonané zmeny. Keď teda budete chcieť nabudúce uložiť svoj e-mail do služby Dokumenty Google, stačí kliknúť na tlačidlo viac. Toto tlačidlo sa nachádza v strede hore na paneli čítania správ. Potom kliknite na Vytvoriť dokument. Otvorí sa karta a odtiaľ je veľmi ľahké ju upraviť alebo uložiť. Môžete dokonca exportovať do pdf alebo iných formátov súborov.
Príloha dokumentu Google
Druhou možnosťou je kliknúť na kartu Súbor v dokumente Google, posunúť sa nadol a zobrazí sa možnosť „E-mail ako príloha“. Po výbere tejto možnosti sa zobrazí vyskakovacie okno s e-mailom, ako je znázornené na obrázku nižšie. Tu máte možnosť pridať e-mailovú adresu člena, ktorému chcete poslať dokument, tiež máte oprávnenie vložiť správu do tela pred zdieľaním dokumentu. Túto integráciu uľahčil Google. Na odoslanie e-mailu sa použije účet Gmail používaný na prístup k dokumentom Google.
Môžete tiež integrovať a previesť dokumenty Google na e-maily pridaním rozšírenia Google Chrome z internetového obchodu Chrome a následným výberom rozšírenia. Po stiahnutí rozšírenia Google ho pridajte. Potom uvidíte tlačidlo s nápisom „Otvoriť v Gmaile“. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí kontextové okno s textom „Konvertujeme Dokument Google do e-mailu.“ Potom dostanete potvrdenie, že váš dokument Google bol odoslaný ako aplikácia Gmail alebo Google email.
Rozšírenie Chrome
Môžete tiež integrovať e-maily s dokumentmi Google pridaním rozšírenia pre prehliadač Chrome na úpravu e-mailov v dokumentoch Google, môžete získať rozšírenie pre prehliadač Chrome. Toto rozšírenie ponúka luxus úpravy e-mailov v dokumentoch Google. Po stiahnutí rozšírenia kliknite na Pridať rozšírenie.
Po otvorení kontroly e-mailu a kliknutí na ikonu „Upraviť v Dokumentoch Google“ v e-maile aplikácie Google alebo v Gmaile. Môžete dostať upozornenie so žiadosťou o autorizáciu prístupu na Disk Google. Vyberte možnosť pridať účet na Disk Google. Bude to dôležité, keď chcete po úprave e-mailov v dokumentoch Google uložiť e-maily na disk Google. Táto funkcia je užitočná, najmä ak pracujete na projekte s veľkým tímom.
Užite si jednoduchší a potvrdzujúci pracovný postup
Toto je jeden z mála spôsobov integrácie dokumentov Google a e-mailov. Bezproblémovou prácou a online spoluprácou s inými projektovými tímami si môžete vychutnať ďalšie funkcie a optimalizovať svoju produktivitu.