Ako používať čísla na Macu: Pokročilé techniky

Pred pár týždňami sme sa venovali základné techniky na používanie Numbers na Macu. V prípade, že ste tento príspevok zmeškali, preskúmali sme funkcie Numbers, ako sú vzorce, šablóny, hárky a triedenie.

Dnes tento príspevok rozšírime o pokročilejšie techniky. Ak nie ste oboznámení s témami obsiahnutými v tomto prvom príspevku, dôrazne vám odporúčam, aby ste si ho prečítali skôr, ako začnete pracovať na tomto príspevku. Pre tých, ktorí sú s Numbers spokojní a chcú si rozšíriť svoje pracovné znalosti, je tento príspevok určený práve vám.

V tomto príspevku sa pozrieme na pokročilé techniky, ako je vytváranie grafov, kontingenčných tabuliek, pridanie filtrovania a podmieneného formátovania a skúmanie možností kombinovania Numbers s AppleScript. Toto bude trochu „o úroveň vyššie“, takže sa pripravte a začnime!

Ako používať Numbers na Macu: Pokročilé techniky

Kontingenčné tabuľky

Prvá vec, ktorej sa budeme venovať, je funkcia, ktorá je v Numbers na Macu relatívne nová: kontingenčné tabuľky. Kedysi to bola funkcia, ktorú si mohli vychutnať iba používatelia Excelu. Ale v posledných aktualizáciách Apple priniesol kontingenčné tabuľky pre Mac.

Čo sú teda kontingenčné tabuľky? Pre tých, ktorí to nevedia, je kontingenčná tabuľka niečo ako štandardná tabuľka údajov, okrem toho, že je interaktívna. Interaktívne aspekty kontingenčnej tabuľky vám umožňujú rýchlo organizovať, filtrovať, triediť a lepšie porozumieť údajom v tabuľke.

Napríklad v typickej tabuľke Numbers uvidíte niekoľko riadkov a stĺpcov údajov, z ktorých bez ohľadu na ich usporiadanie je pravdepodobne ťažké rýchlo získať prehľad. Túto tabuľku údajov teda môžete namapovať na kontingenčnú tabuľku, ktorá vám rýchlo ukáže súhrny údajov, ukáže vzťahy medzi vašimi údajmi a podobne.

Ak chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku v Numbers, najprv budete potrebovať tabuľku alebo rozsah údajov. Rozsah údajov je len riadok alebo stĺpec údajov, zatiaľ čo tabuľka je séria riadkov a stĺpcov.

Vyberte rozsah alebo tabuľku a potom kliknite Kontingenčná tabuľka na paneli s nástrojmi v hornej časti obrazovky. Budete vyzvaní, aby ste si vybrali jednu z týchto štyroch možností:

• Na novom hárku: Tým sa vytvorí nový hárok obsahujúci vašu kontingenčnú tabuľku. To vizuálne oddeľuje váš stôl a otočný stôl, aby ste mali veci usporiadané.
• Na aktuálnom hárku: Toto pridá kontingenčnú tabuľku do hárku, ktorý práve používate, čo vám umožní zobraziť tabuľku a kontingenčnú tabuľku súčasne.
• Pre vybraté bunky na novom hárku: Ak nechcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku pomocou tabuľky, môžete namiesto toho vybrať rozsah. Ak vyberiete túto možnosť, vytvoríte kontingenčnú tabuľku pre svoj rozsah na novom hárku.
• Pre vybraté bunky na aktuálnom hárku: Nakoniec, ako sa očakávalo, táto možnosť vezme vami vybraný rozsah buniek a vytvorí pre ne kontingenčnú tabuľku na vašom aktuálnom hárku Čísla.

Najlepší spôsob, ako sa zorientovať v kontingenčných tabuľkách, je začať ich vytvárať a experimentovať s nimi. Nemáme čas na to, aby sme v tomto príspevku išli oveľa viac do hĺbky, ale v budúcom príspevku o kontingenčných tabuľkách ich preskúmame podrobnejšie. Takže zostaňte naladení!

Vytváranie grafov

Ďalšou pokročilou technikou, ktorú sa budete chcieť naučiť pri používaní Numbers na Macu, je vytváranie grafov. Aj keď grafy nie sú pri používaní Numbers nevyhnutne potrebné, sú skvelým nástrojom na vizualizáciu.

Pre tých, ktorí nie sú oboznámení s grafmi, sú to spôsob, ako vziať údaje do tabuľky a zobraziť ich vizuálnejším spôsobom. Je to skvelé na odoberanie rýchlych prehľadov, ako aj na ukazovanie údajov netechnickým jednotlivcom. Ak ste napríklad sledovali výdavky v Numbers a potrebujete tieto výdavky zobraziť počas konferencie, môžete si vytvoriť graf a predviesť ho v prezentácii.

Vytvorenie grafu v Numbers je veľmi jednoduché. Stačí si vybrať Graf z panela nástrojov a vyberte si 2D, 3D alebo interaktívny graf pre svoj súbor údajov. Ak si nie ste istí, s čím ísť, potom je pravdepodobne najlepšie zostať pri 2D možnosti.

V tomto príspevku opäť nemáme dostatok času na to, aby sme sa podrobne venovali vytváraniu grafov. Vo všeobecnosti sú však koláčové a stĺpcové grafy skvelou voľbou. Koláčové grafy pomáhajú zobrazovať percentá a množstvá, zatiaľ čo stĺpcové grafy sú lepšie na porovnávanie vecí vo vizuálnej hierarchii.

Rovnako ako pri kontingenčných tabuľkách pomáha experimentovať s rôznymi možnosťami grafu. Takže vytvorte súbor údajov a začnite vytvárať grafy založené na tomto súbore údajov.

Tiež! Posledná rada. Pri vytváraní grafu, ktorý má os X a Y (majú to napríklad pruhové grafy), sa snažte zachovať konštantné čísla na osi X a premenlivé čísla na osi Y. Napríklad je bežnou praxou umiestniť časové premenné na os X (mesiace, roky, týždne, štvrťroky atď.) a finančné hodnoty na os Y (meny, zisky, výdavky, straty, rast atď.).

Podmienené zvýraznenie v Numbers na Macu

Ďalšou dôležitou technikou, ktorú si osvojiť v Numbers na Macu, je podmienené zvýraznenie. Ako ste si už mohli všimnúť, môžete formátovať obsah vo svojich bunkách. Môžete zmeniť farbu pozadia bunky, zmeniť farbu a typ písma atď.

Podobne ako grafy, aj formátovanie sa dá použiť na vizuálne usporiadanie údajov. Pomocou farebného kódovania údajových položiek môžete rýchlo rozlíšiť medzi kladnými a zápornými hodnotami, dátumami a sumami v dolároch, klientmi atď.

Samozrejme, ručná zmena celého tohto formátovania môže zabrať veľa času. Tu prichádza na rad podmienené zvýraznenie. Umožňuje vám vytvárať automatické pravidlá, ktoré okamžite menia formátovanie vašich buniek. Takže ak máte klientov A, B a C, môžete vytvoriť pravidlá tak, aby všetky položky A boli zelené, všetky položky B modré a všetky položky C červené.

Ak chcete nastaviť pravidlá podmieneného zvýraznenia, vyberte bunku, rozsah buniek alebo celý stĺpec/riadok. Potom kliknite Formátovať v pravom hornom rohu obrazovky Čísla. To by malo zobraziť (nie skryť) panel Formát na pravej strane obrazovky.

V hornej časti tohto panela vyberte Bunka. Potom kliknite Podmienené zvýraznenie…

Vyberte Pridať pravidlo. Potom môžete vytvoriť pravidlo, ktoré je založené na číslach, texte, dátumoch atď. Každý typ pravidla má svoje vlastné parametre, preto si vyberte to, ktoré najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Ak napríklad chcete, aby každá bunka s textom „Klient A“ bola zelená, vyberte si Text > Je…

Tieto pravidlá môžete samozrejme zmeniť tak, aby vyhovovali vašim potrebám. Ak to však nastavíte ako ja, potom kedykoľvek zadáte „Klient A“ do bunky s týmito pravidlami podmieneného zvýraznenia, farba pozadia sa okamžite zmení na zelenú.

Aby bolo jasné, nemusí to nevyhnutne zmeniť funkciu vašich údajov alebo tabuľky. Pomáha vám to urobiť veci vizuálne jasnými a šetrí vám čas.

Formátovanie čísel

Podobne ako pri podmienenom zvýraznení je formátovanie čísel v Numbers na Macu. V predvolenom nastavení budú všetky čísla, ktoré zadáte do Numbers, vyzerať relatívne podobne. Nie všetky čísla by však mali byť formátované rovnakým spôsobom. Budete mať dátumy, časy, meny a percentá.

Aby ste zabezpečili, že tieto čísla budú vyzerať tak, ako majú, môžete nastaviť pravidlá pre formátovanie rôznych buniek a rozsahov. Ak to chcete nastaviť, musíte sa uistiť, že Formátovať bočný panel je otvorený a budete si chcieť vybrať Bunka opäť v tomto bočnom paneli.

Všimnite si, že v hornej časti tejto časti bočného panela je rozbaľovacia ponuka označená Formát údajov. Keď vyberiete túto rozbaľovaciu ponuku, zobrazia sa nasledujúce možnosti:

Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať formátovanie, ktoré chcete použiť pre vybrané bunky. Odvtedy budú vaše bunky automaticky správne naformátované.

A ak si vyberiete číslo z rozbaľovacej ponuky môžete dokonca vybrať počet zobrazených desatinných miest. To môže byť skutočne užitočné pri zobrazovaní informácií tak, ako chcete.

Filtrovanie

Ďalšou užitočnou možnosťou zobrazenia v Numbers na Macu je filtrovanie. Filtrovanie, podobne ako pri kontingenčných tabuľkách, vám umožňuje zobraziť iba informácie, ktoré sú pre vás relevantné. Pomocou filtrovania môžete napríklad skryť výdavky, ktoré si nemôžete dovoliť, zobraziť iba klientov, ktorých dlhujete, alebo zobraziť všetky nadchádzajúce položky.

Inými slovami, umožňuje vám vyplniť všetky vaše údaje a potom ich filtrovať na základe pravidiel, ktoré si zvolíte.

Pri vytváraní pravidiel filtrovania máte dve možnosti:

• Rýchle filtre: Toto sú automaticky generované pravidlá filtrovania, ktoré sa zobrazujú na základe údajov, ktoré ste zadali do tabuľky. Sú užitočné, keď chcete len rýchlo odfiltrovať určité informácie a nechcete nevyhnutne organizovať svoj súbor údajov konkrétnym spôsobom.
• Pravidlá filtrovania: Na druhej strane pravidlá filtrovania sú pravidlá, ktoré vytvoríte pre svoju tabuľku/množinu údajov. Sú trvalejšie, štruktúrovanejšie a sú dostupné kedykoľvek ich potrebujete.

Ak chcete použiť rýchle filtre, vyberte stĺpec údajov alebo konkrétnu bunku, umiestnite kurzor myši na príslušné písmeno stĺpca a kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí vedľa písmena stĺpca. Tým sa zobrazí rozbaľovacia ponuka, ktorú nájdete Rýchly filter možnosti.

Vyberte ho a potom vyberte z dostupných možností filtrovania, ktoré ponúka, aby ste zmenili viditeľné údaje. Údaje sa neodstraňujú ani nemenia, iba sú skryté.

Pre pravidlá filtrovania vyberte stĺpec, riadok alebo bunky, ktoré chcete filtrovať. Potom na ne kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte si Zobraziť možnosti filtra.

Ďalej na bočnom paneli (ktorý sa mal zmeniť, aby zobrazoval možnosti filtrovania), môžete pridať filter do stĺpca podľa vlastného výberu. Rovnako ako pri podmienenom zvýraznení môžete vytvoriť pravidlá, ktoré vám umožnia strategicky zobraziť/skryť údaje.

Ovládanie COUNTIF v Numbers na Macu

Jednou z najvýkonnejších funkcií v Numbers na Macu je COUNTIF. Technicky existujú aj ďalšie funkcie „IF“, ale keď pochopíte, ako funguje COUNTIF, budete môcť prísť aj na zvyšok.

COUNTIF v podstate umožňuje používateľom použiť vzorec na rozsah čísel, ale aj vylúčiť čísla, ktoré nespĺňajú určité podmienky. Takže „POČÍTAJTE“ čísla „AK“ spĺňajú vaše podmienky.

Môžete to napríklad použiť na počítanie iba predaja, ktorý je vyšší ako 100 USD, ignorovanie klientov, ktorí minuli menej ako 10 USD, alebo len na prezeranie nespracovaných platieb.

Ak chcete použiť funkciu COUNTIF, kliknite Vložiť v hornej časti obrazovky Vzorec, potom Nová formula. Tým sa zmení bočný panel tak, aby zobrazoval všetky vzorce, ktoré máte k dispozícii. Do vyhľadávacieho panela na tomto bočnom paneli napíšte „IF“ a stlačte vrátiť.

Keď to urobíte, uvidíte funkcie ako IF, SUMIF, AVERAGEIF a samozrejme COUNTIF. Toto všetko sú funkcie, ktoré využívajú funkciu IF, takže si stačí vybrať tú, ktorá vyhovuje vašim potrebám.

Všimnete si, že existujú aj funkcie „-IFS“. Tieto fungujú viac-menej rovnakým spôsobom, až na to, že vám umožňujú kontrolovať viacero kolekcií pre viacero kolekcií, a nie jednu kolekciu pre jeden stav.

Pomocou funkcie VLOOKUP

Ďalej je VLOOKUP. VLOOKUP je základná funkcia Excelu a je to funkcia, s ktorou sa používatelia Numbers na Macu budú chcieť zoznámiť. Akonáhle ste, zistíte, že túto funkciu používate neustále.

Pre tých, ktorí nevedia, VLOOKUP je funkcia, ktorá vám umožňuje vyhľadať konkrétny údaj, ktorý zodpovedá inému údaju. Môžete napríklad vyhľadať hodinovú sadzbu (stĺpec B) účtovanú klientovi (stĺpec A).

Odtiaľ môžete použiť hodnotu, ktorú ste vyhľadali v inej funkcii. Je to teda skvelý spôsob, ako začať organizovať a prenášať časti údajov okolo vašej množiny údajov.

Ak chcete použiť funkciu VLOOKUP, vrátite sa k krokom vykonaným v poslednej technike, ktorú sme prebrali. Vyberte Vložiť v hornej časti obrazovky a potom vyberte Vzorec a Nová formula. To by malo zmeniť váš bočný panel tak, aby zobrazoval panel výberu vzorca.

Do vyhľadávacieho panela tohto panela napíšte „VLOOKUP“ a stlačte vrátiť na vašej klávesnici. Okamžite by ste mali vidieť, že sa VLOOKUP objaví.

Pokračujte a vyberte VLOOKUP a začnite vytvárať vzorec v bunke podľa vášho výberu.

Aby táto funkcia fungovala, budete musieť vyplniť nasledujúce informácie:

• Hľadať: Tu zadáte hodnotu, ktorú chcete nájsť. Môžete zadať číslo alebo reťazec REGEX. Ak nepoznáte REGEX, tento príspevok vás dostane do tempa.
• Rozsah stĺpcov: Ďalšia časť je výber buniek, ktoré budete prehľadávať. Zadajte teda, ktoré bunky chcete nájsť Hľadať obsah v.
• Návratový stĺpec: Stĺpec návratu je miesto, kde určíte, aké údaje chcete vrátiť. Napríklad, ak niekoho hľadáte Hodinová mzda (stĺpec A), potom možno budete chcieť skutočne vytiahnuť hodnotu obsiahnutú v stĺpci B, ktorá obsahuje sumu v dolároch, ktorú zarobia. Inými slovami, toto je hodnota, ktorá určí, ktorý údaj táto funkcia vráti.
• Blízky zápas: Tento parameter vám umožňuje vybrať si, koľko priestoru dáte na údaje, ktoré nájde váš vzorec VLOOKUP. Povedzme napríklad, že hľadáte číslo „5,5“, ale vzorec namiesto toho nájde „5,6“. Môžeš použiť Tesná zhoda rozhodnúť, či sa to prejaví ako chyba, alebo či to chcete považovať za dostatočne presné.

A je to! VLOOKUP môže byť trochu komplikované, ale keď to urobíte, bude to skutočne výkonný nástroj vo vašom arzenáli. Strávte s ním teda veľa času, kým vám nebude príjemné ho používať. Zistil som, že komunity Reddit pre Excel a Numbers majú veľa informácií o tom, ako funguje VLOOKUP, ak potrebujete ďalšie čítanie.

Spolupracujte so spolupracovníkmi

Jednou z najjednoduchších pokročilých techník, ktorým sa budeme venovať v tomto návode na Numbers na Macu, je spolupráca. V nedávnych aktualizáciách Apple pridal možnosť pre používateľov navzájom spolupracovať v Numbers.

Je to super jednoduchý a skvelý spôsob, ako zvýšiť produktivitu vás a vášho tímu. Ak to chcete urobiť, stačí kliknúť na Spolupracujte na paneli s nástrojmi a zdieľajte prístup k svojej tabuľke s ostatnými prostredníctvom e-mailu, textu alebo AirDrop.

Ľudia, s ktorými spolupracujete, budú musieť mať zariadenie Apple, najlepšie Mac alebo iPad, no fungovať bude aj iPhone.

Pri spolupráci na súbore Numbers budete môcť vidieť presné úpravy a príspevky, ktoré urobili iní. Je to skvelé na zdieľanie dokumentov s ľuďmi, prácu na rovnakom súbore pomocou rôznych zariadení alebo v rôznych časoch a udržiavanie vášho tímu na pracovisku v spojení.

Pridanie AppleScript do Numbers

V neposlednom rade je pomerne pokročilou technikou pre Numbers na Macu používanie skriptu AppleScript s vašimi tabuľkami. Pre tých, ktorí nevedia, AppleScript je základný skriptovací jazyk od spoločnosti Apple, ktorý možno použiť na automatizáciu určitých úloh.

Pre tých, ktorí poznajú Excel, môžete mať skúsenosti s makrami. Makrá vám umožňujú automatizovať základné úlohy, ako je zadávanie čísel alebo aktualizácia informácií. Je to skvelá úspora času, ktorá je zabudovaná do Excelu.

Bohužiaľ, Apple ešte nezabudoval podobnú funkciu ako Numbers. Namiesto toho sa budete musieť spoľahnúť na AppleScript.

Dobrou správou je, že AppleScript je celkom jednoduchý. Ak už máte nejaké skúsenosti s programovaním, mali by ste byť schopní to rýchlo získať. A ak nie, môžete sa naučiť základy alebo skopírovať kód, ktorý iní napísali online.

Rovnako ako mnohé z toho, čo je v tomto článku, ani my nemáme čas podrobne sa zaoberať všetkými vecami, ktoré môžete robiť s AppleScriptom v Numbers. Len vedzte, že ak zistíte, že robíte veľa opakujúcich sa úloh v Numbers, môžete použiť AppleScript na začatie sťahovania tejto práce do vášho počítača.

Numbers na Macu: Staňte sa profesionálom

A je to! Osvojením si techník načrtnutých v tomto príspevku si môžete začať zdokonaľovať svoje zručnosti v Numbers na Macu a pokročiť smerom k tomu, aby ste sa stali skutočným profesionálom. Zatiaľ čo niektoré z týchto konceptov môže byť na začiatku ťažké pochopiť, je pravdepodobné, že budete používať veľa z týchto vecí na dennej báze.

Toto sú skvelé techniky, ktoré sa môžete naučiť, ak sa chcete živiť prácou v Numbers alebo Excel. A pre tých, ktorí potrebujú Numbers na domáce projekty, vám to umožní robiť celý rad nových vecí. Dajte mi vedieť v komentároch nižšie, ako plánujete použiť tieto rôzne techniky!

Ak chcete získať ďalšie informácie, novinky a príručky o všetkom, čo sa týka spoločnosti Apple, pozrite si zvyšok blogu AppleToolBox.

Uvidíme sa nabudúce!