Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

Aby boli úlohy zadávania údajov bezchybné a rýchle, musíte sa naučiť, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli.

Excel je výkonný softvér na zadávanie údajov. Môžete ho použiť na osobné a profesionálne zadávanie údajov, ako je vytváranie zoznamov kancelárskych potrieb, vytváranie zoznamov domácich potrieb, vytváranie zásob pre malú firmu alebo domácnosť a oveľa viac.

V akejkoľvek úlohe zadávania údajov musíte zadať malé údaje, ako sú mená, adresy, množstvá, miesta, ceny atď. Keď niekto kontroluje túto databázu, môže chcieť zadať komentáre, ako napríklad auditované, čakajúci audit, nájdená chyba atď.

Ak to vy alebo váš zamestnanec začnete robiť manuálne, dosiahnutie cieľa bude trvať niekoľko dní. Preto musíte automatizovať hárok programu Excel, kde zachytávate údaje. Príkaz rozbaľovacieho zoznamu Excel je základná automatizácia, ktorú môžete použiť bez toho, aby ste sa museli učiť kódovanie jazyka Visual Basic pre Excel. Čítajte ďalej a zistite, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacej ponuky.

Čo je to rozbaľovací zoznam v programe Microsoft Excel?

Rozbaľovací zoznam Excel je nástrojom na overenie údajov aplikácie Excel. Vyžaduje, aby ste vybrali rozsah alebo zoznam údajov pre rozbaľovací zoznam. Potom jednoducho použite príkaz Overenie údajov pre rozbaľovací zoznam v cieľovej bunke alebo rozsahoch buniek, aby ste získali návrhy na zadávanie údajov.

Rozbaľovacie zoznamy eliminujú dohady z úlohy zadávania údajov. Pri použití funkcie rozbaľovacieho zoznamu Excel tiež neurobíte žiadne preklepy a iné chyby. Je to tiež najpoužívanejší nástroj na automatizáciu zadávania údajov v Microsft Excel.

Tu je niekoľko scenárov, v ktorých môžete použiť tento príkaz na overenie údajov:

• Vytvárate databázu v Exceli a potrebujete, aby operátori na zadávanie údajov zadali údaje, ktoré potrebujete, žiadne odpadky.
• Chcete, aby operátori zadávania údajov používali iba kategorizované údaje pri zadávaní informácií do hárka programu Excel.
• Vytvárate bezplatné online alebo offline formuláre v Exceli a chcete, aby používateľ zadával iba údaje dostupné vo formulári a nič iné.
• Vaša databáza obsahuje opakujúce sa mená, telefónne čísla, adresy atď. V závislosti od týchto údajov tiež platíte účty alebo faktúry. Presnosť je preto pre projekt veľmi dôležitá. V takom prípade musíte použiť rozbaľovacie zoznamy v Exceli.
• Vytvárate excelový hárok pre potreby pre domácnosť a chcete, aby členovia rodiny zapisovali iba z povoleného zoznamu položiek.
• Váš tím na zadávanie údajov veľmi rád používa klávesové skratky, a preto rozbaľovacie zoznamy Excelu ponúkajú bezkonkurenčné pohodlie.
• Vytvárate databázu požiadaviek na kancelárske potreby alebo nákupy a chcete, aby zamestnanci vytvárali požiadavky na nákup iba pre vopred schválené kancelárske potreby, IT hardvér alebo príslušenstvo.

Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacích šípok. Jeden používa vopred nakonfigurovaný rozsah údajov a druhý manuálne zadáva možnosti. Nižšie nájdete kroky pre najautomatizovanejšiu rozbaľovaciu ponuku v Exceli:

• Vytvorte nový pracovný hárok v Exceli a pomenujte ho Databáza.
• Teraz vytvorte hlavičku stĺpca v bunke A1 podľa typu alebo akéhokoľvek iného mena, ktoré sa vám páči. Napríklad dávam rozbaľovaciemu menu hlavičku stĺpca IT hardvér v tomto návode.
• Teraz skopírujte a prilepte údaje odinakiaľ alebo zadajte manuálne, aby sa bunky pod hlavičkou stĺpca naplnili položkami, ktoré chcete v rozbaľovacej ponuke.
• Zadávam možnosti žiadosti o nákup IT zariadenia, ako sú monitor, reproduktor, RAM, CPU, PC skrinka, GPU, PSU atď.

Doteraz ste úspešne vytvorili databázu, z ktorej príkaz Excel Data Validation zobrazí možnosti alebo voľby rozbaľovacieho zoznamu. Teraz vytvorte skutočný rozbaľovací zoznam podľa krokov uvedených tu:

• Vyberte bunku, v ktorej chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli.
• Teraz kliknite na Údaje kartu na Ponuka na páse s nástrojmi Excel.
• V Dátové nástroje sekciu príkazov, kliknite na Overovanie dát rozbaľovacia šípka.
• Otvorí sa kontextové menu s niekoľkými možnosťami. Vyberte si Overovanie dát.
• Teraz by ste mali vidieť Príkaz na overenie údajov nástroj na pracovnom hárku, kam chcete pridať rozbaľovací zoznam pre Excel.
• Obsahuje tri záložky. Sú to Vstupná správa, Nastavenia a Upozornenie na chybu.
• Kliknite nastavenie.
• Pod Kritériá validácie kliknite na rozbaľovací zoznam pod Povoliť Ponuka.
• Vyberte si Zoznam z rozbaľovacej ponuky.
• V predvolenom nastavení je Rozbaľovacia ponuka v bunke a Ignorovať prázdne miesto začiarknutie by malo byť začiarknuté. Ak nie, skontrolujte ich.
• Kliknite na šípku nahor v Zdroj lúka. The Overovanie dát dialógové okno sa teraz minimalizuje na tenký pruh s prázdnym poľom.
• Choďte na Pracovný list databázy a vyberte rozsah buniek v rozbaľovacom zozname Excel.
• Vyberte niekoľko prázdnych buniek pod poslednou položkou. Pomôže vám to rozšíriť zoznam bez toho, aby ste museli znova upravovať zdroj.
• Excel automaticky vyplní zdrojové údaje pre rozbaľovací zoznam. Stačí kliknúť na šípka nadol na tenkom Overovanie dát bar.
• Teraz by ste mali znova vidieť rozšírené dialógové okno Overenie údajov. Tentoraz však uvidíte rozsah zdrojových údajov v Zdroj lúka.
• Stačí kliknúť dobre, a máte všetko pripravené.

Gratulujem! Vytvorili ste svoj prvý rozbaľovací zoznam v Exceli. Teraz to jednoducho skopírujte kdekoľvek inde, kde potrebujete zobraziť rovnaké položky, keď zamestnanec alebo iný používateľ vypĺňa údaje v hárku s údajmi.

Možno budete chcieť uzamknúť pracovný hárok databázy, aby nikto nemohol vykonať žiadne zmeny v zozname možností v rozbaľovacích zoznamoch v pracovnom hárku so zadávaním údajov. Ak chcete zabezpečiť položky zoznamu, postupujte podľa týchto rýchlych krokov:

• Vyberte rozsahy buniek, ktoré chcete uzamknúť.
• Kliknite pravým tlačidlom myši a potom vyberte Formátovať bunky.
• Choďte na Ochrana kartu a začiarknite políčko Zamknuté možnosť.
• Kliknite OK aplikovať Formátovať bunky zmeny.
• Teraz prejdite na Preskúmanie na páse s nástrojmi Excel.
• Vyberte Ochrana listu ikonu.
• Na Ochrana listu dialógovom okne zadajte heslo do prázdneho poľa.
• Znova zadajte heslo a Excel hárok navždy uzamkne.

Ak chcete krátke rozbaľovacie menu, napríklad Áno/Nie, Kontrolované/Nekontrolované, Priradené/Otvorené, Dokončené/Neúplné atď., môžete namiesto metódy rozsahu údajov použiť ručný zoznam. Šetrí to čas. Tu je postup, ako môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli pomocou položiek zoznamu:

• Kliknutím na bunku vyplníte rozbaľovaciu ponuku.
• Vyberte Overovanie dát z Údaje karte ponuky pásu s nástrojmi.
• Pod Povoliť menu, kliknite Zoznam.
• Teraz jednoducho zadajte zoznam položiek do Zdroj lúka.
• Uistite sa, že každú položku oddeľujete čiarkou.
• Kliknite OK ak chcete použiť rozbaľovací zoznam.

Toto je najjednoduchší a najrýchlejší spôsob vytvorenia jednoduchého rozbaľovacieho zoznamu v Exceli. Prvá metóda je však spoľahlivejšia, keď budete hojne používať rozbaľovacie zoznamy.

Prázdny rozbaľovací zoznam nemusí operátorom zadávania údajov veľa povedať. Musíte pridať konkrétne pokyny, aby nerobili žiadne chyby. Takto môžete pridať správu s pokynmi do rozbaľovacích zoznamov v Exceli:

• Kliknite na ľubovoľnú bunku, ktorá obsahuje aktívne Príkaz na overenie údajov.
• Teraz prejdite na Údaje karta > Overovanie dát > kliknite Overovanie dát.
• Vnútri Overovanie dát dialógovom okne kliknite na Zadajte správu tab.
• Napíšte malý text pre Názov a potom podrobnú správu v Zadajte správu lúka.
• Kliknite OK aplikujte zmeny.

Teraz, keď používateľ vyberie bunku s aktívnym príkazom Validácia údajov rozbaľovacieho zoznamu, zobrazí sa mu správa o tom, ako vyplniť bunku pomocou položiek z rozbaľovacieho zoznamu.

Ak niekto urobí chybu pri používaní rozbaľovacích zoznamov na hárku s údajmi v Exceli, môžete zobraziť aj chybové hlásenie. Tým sa zabezpečí, že používateľ vykoná akciu na vyriešenie chyby a nepreskočí bunku. Tu sú kroky na aktiváciu zobrazenia upozornenia na chybu:

• Postupujte podľa vyššie uvedených krokov, kým nezískate Overovanie dát dialógové okno.
• Teraz vyberte Upozornenie na chybu tab.
• Vyberte si Štýl chyby z troch možností: Stop, Warning a Information.
• Potom zadajte krátky text pre Názov z Upozornenie na chybu.
• Teraz zadajte podrobnú správu do Chybná správa lúka.

Skvelá práca! Ak je aktivovaná možnosť Zobraziť upozornenie na chybu, pracovný hárok zobrazí dialógové okno chyby, ak niekto zadá čokoľvek iné ako položky uvedené v rozbaľovacom zozname v Exceli.

Teraz viete, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacej ponuky dvoma rôznymi spôsobmi. Môžete vyskúšať spôsoby vytvárania rozbaľovacích zoznamov v Exceli a vytvárania formulárov na zadávanie údajov, ktoré pomôžu vašim zamestnancom.

Môžete tiež vytvoriť intuitívny zoznam domácich potrieb pre potraviny, hardvér, oblečenie, pomôcky a ďalšie pomocou rozbaľovacích zoznamov v Exceli.

Ak poznáte ďalší skvelý spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli, nezabudnite to komentovať nižšie.

Ďalej sa naučte odkryť riadky alebo stĺpce v Exceli a nejaké Šablóny kalendára Excel pre každý rok.