Vždy sa nájde dôvod posielať e-maily rôznym ľuďom. Tu je postup, ako môžete vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook.
Ako používateľ programu Outlook možno budete musieť posielať dôležité oficiálne alebo osobné e-maily viacerým ľuďom. V takýchto situáciách bude individuálne odosielanie e-mailov vyžadovať viac času a úsilia.
V Outlooku môžete nastaviť distribučný zoznam a eliminovať problémy s pridávaním viacerých e-mailových adries do poľa Komu.
Najprv sa však dozvieme viac o distribučnom zozname a jeho dôležitosti.
Čo je distribučný zoznam v programe Outlook?
Distribučný zoznam je zoznam kontaktov alebo e-mailových adries, ktoré možno použiť na distribúciu alebo odosielanie e-mailov všetkým z nich.
Ide teda o skupinu e-mailových adries, ktoré môžete použiť na odoslanie e-mailu. Tieto zoznamy sú tiež uvedené v rôznych verziách programu Outlook ako Zoznam kontaktov a Kontaktná skupina.
Ak máte distribučný zoznam, zobrazí sa vo vašom zozname kontaktov a adresári.
Prečo potrebujete distribučný zoznam v programe Outlook?
Odoslanie e-mailu rôznym ľuďom môže byť ťažké, najmä ak ste súčasťou organizácie so stovkami alebo tisíckami zamestnancov.
Distribučný zoznam automatizuje túto každodennú a opakujúcu sa úlohu individuálneho pridávania e-mailových adries, kedykoľvek chcete poslať e-mail skupine ľudí.
Zoznam môžete vytvoriť raz a používať ho roky, pokiaľ sa niektorí zamestnanci nepridajú alebo neopustia organizáciu alebo tím.
V takom prípade môžete distribučný zoznam plynule upravovať, aby bol aktuálny. Okrem toho vám distribučný zoznam pomáha vyhnúť sa náhodnému pridaniu niekoho ako príjemcu e-mailu.
Rozdiel medzi distribučným zoznamom, distribučnou skupinou a kontaktnou skupinou
Zistíte, že pojmy ako distribučný zoznam a skupina kontaktov sa v ekosystéme Microsoft alebo Outlook používajú zameniteľne.
Hoci to znamená to isté, distribučný zoznam sa používa v starších verziách aplikácie Outlook.
Niektorí ľudia môžu na označenie distribučného zoznamu použiť aj výrazy ako distribučná skupina a zoznam kontaktov.
V prípade predplatného Office 365 sú distribučné zoznamy určené pre celú organizáciu.
Okrem toho, že sú spravované centrálne, tieto zoznamy dostávajú e-maily z e-mailu organizácie namiesto osobnej e-mailovej adresy.
Naopak, skupiny kontaktov je možné vytvárať na osobnom e-mailovom účte Outlook.
Vytvorenie distribučného zoznamu v Outlooku z webovej aplikácie
Pri prístupe k Outlooku z webovej aplikácie môžete podľa týchto krokov pridať zoznam kontaktov alebo distribučný zoznam:
- OTVORENÉ Outlook vo webovom prehliadači a kliknite na Ľudia ikonu.
- Klikni na rozbaľovacia šípka vedľa Nový kontakt na výber Nový zoznam kontaktov.
- Na obrazovke sa zobrazí kontextové okno.
- Musíte zadať názov zoznamu.
- Pridajte e-mailové adresy všetkých ľudí, ktorých chcete zahrnúť do tohto distribučného zoznamu.
- Ak chcete, môžete pridať aj popis.
- Kliknite hotovýa práve ste vytvorili súbor Distribučný zoznam programu Outlook.
- Pri odosielaní e-mailu skupine pridajte názov skupiny Do poľa.
Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook Desktop
Aj keď máte v systéme Windows aplikáciu Outlook, môžete jednoducho vytvoriť distribučný zoznam známy ako skupina kontaktov. Tu sú rýchle kroky na vytvorenie distribučného zoznamu programu Outlook:
- Otvor Aplikácia Outlook a vyberte Ľudia tab.
- Klikni na Nový kontakt rozbaľovacia šípka.
- Vyberte si Kontaktná skupina.
- Pre túto skupinu alebo zoznam sa zobrazí nové okno.
- V Pole s názvom, pridajte názov zoznamu.
- Kliknite na Pridať člena tlačidlo.
- Vyberte si odkiaľ (Kontakty programu Outlook, Adresár, E-mailový kontakt) chcete pridať ľudí do tejto skupiny.
- Vyberte niekoho a kliknite na členov pridajte ich do zoznamu.
- Ak chcete vybrať viacero osôb súčasne, stlačte tlačidlo Ctrl pri výbere všetkých mien.
- Po dokončení kliknite OK vrátiť sa do Kontaktná skupina okno.
- Kliknite Uložiť a zavrieť aplikovať zmeny.
Ako vytvoriť distribučný zoznam v Outlooku pre Mac
Funkcia distribučného zoznamu programu Outlook je dostupná aj pre používateľov počítačov Mac. Takže môžete vytvoriť distribučný zoznam v Outlook Mac pomocou týchto krokov:
- OTVORENÉ Outlook pre Mac a vyberte Ľudia.
- Vyberte si Nový zoznam kontaktov pod Domov tab.
- Priraďte názov zoznamu.
- Kliknite na Pridať a zadajte niekoľko prvých písmen mena kontaktu, ktoré chcete zahrnúť.
- Vyberte toto meno a pridajte ho.
- Ak chcete pridať niekoho, kto nie je v zozname kontaktov, zadajte e-mailovú adresu.
- Kliknite na Uložiť a zavrieť po úspešnom pridaní všetkých mien.
Záver
Teraz, keď viete, ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook, môžete bez problémov posielať svoje e-maily mnohým ľuďom.
Či už používate Windows alebo Mac, nasledujúce kroky vám pomôžu vytvoriť distribučný zoznam Outlooku.
Môžete komentovať, aby ste sa podelili o svoje skúsenosti s nastavením distribučného zoznamu v Outlooku. Po vytvorení zoznamu možno budete chcieť zdieľať zoznam kontaktov s iným používateľom programu Outlook.