Ak máte problémy s odosielaním hromadných e-mailov alebo e-mailov klientom a zákazníkom prispôsobením obsahu každého dokumentu, môže vám pomôcť hromadná korešpondencia. Pre hromadnú korešpondenciu je najlepšou kombináciou Excel a Word. Tu nájdete postup hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu dvoma jednoduchými metódami.
Hromadná korešpondencia je najdostupnejšou formou automatizácie kancelárskej práce na stolných a prenosných počítačoch. Stačí nakonfigurovať aplikáciu Microsoft Word na načítanie údajov pre zástupné texty z databázy, ako je súbor Excel pre jeden dokument.
Po nastavení môžete jediným kliknutím vytvárať prispôsobené listy, obálky, e-maily, adresáre, štítky s adresou atď. Ak sa naučíte, ako urobiť hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu, môžete vytvárať faktúry, mesačné účty, podrobnosti o predplatnom a mnoho ďalších oficiálnych dokumentov pre stovky a tisíce zákazníkov v niekoľkých kliknutia.
Naučením sa, ako robiť hromadnú korešpondenciu vo Worde z Excelu, môžete vytvárať e-maily a e-maily bohaté na údaje a vyhnúť sa ľudským chybám, ktoré predstavujú riziko pri manuálnom vytváraní takýchto dokumentov. Začnime teda s metódami hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu.
Ako hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu: Manuálna metóda
Existujú dva spôsoby hromadnej korešpondencie z Excelu do Wordu. Prvým z nich je manuálna metóda, pri ktorej sami pridávate zástupné texty pre jeden dokument a Word urobí zvyšok pre zvyšok e-mailov alebo e-mailov. Tu nájdete kroky na manuálnu hromadnú korešpondenciu:
Vytvorte zdroj údajov na pracovnom hárku programu Excel
Najprv musíte vytvoriť databázu, z ktorej MS Word načíta údaje do polí hromadnej korešpondencie v rámci šablóny e-mailu, pošty, faktúry atď. Databázu programu Excel musíte vytvoriť tak, aby boli všetky údaje týkajúce sa jedného príjemcu dostupné v jednom riadku.
Rôzne údaje môžete oddeliť v jednom riadku pod rôznymi hlavičkami stĺpcov. Tieto hlavičky stĺpcov budú fungovať ako náprotivok pre polia hromadnej korešpondencie v programe Word. Teraz môžete vytvoriť hlavičku stĺpca, ako chcete. Neskôr však musíte vykonať menšie úpravy v hlavičkách stĺpcov, aby sa zhodovali polia v programe Word.
Nižšie nájdete základné kroky na vytvorenie databázy pre hromadnú korešpondenciu v Exceli. Tento návod vytvorí faktúru pre malý alebo domáci podnik, kde môžete posielať hromadné faktúry a mesačné účty tisíckam zákazníkov za prijateľnú cenu bez toho, aby ste sa spoliehali na nákladné online riešenia alebo od tretích strán agentúry:
- Vytvorte prázdny súbor programu Excel a premenujte názov hárka na faktúry.
- V tomto hárku musíte vyplniť všetky údaje pre hromadnú korešpondenciu.
- Teraz vytvorte položky, ktoré chcete zahrnúť do dokumentu hromadnej korešpondencie hlavičky stĺpcov. Tieto budú fungovať ako Polia hromadnej korešpondencie vo Worde.
- Zadajte meno zákazníka a všetky ďalšie súvisiace informácie pod hlavičku príslušného stĺpca v tom istom riadku. Ak zmeníte riadky pre toho istého zákazníka, Word nebude môcť vyplniť správne informácie v zlúčenom dokumente.
- Keď sa vaša klientska základňa zvyšuje, môžete začať pridávať mená nových zákazníkov pod Hlavička stĺpca zákazníka.
- Môžete tiež pridať nové údaje o existujúcich alebo nových zákazníkoch pod konkrétnymi hlavičkami stĺpcov.
- Zakaždým, keď aktualizujete túto databázu, hromadná korešpondencia programu Word automaticky vytvorí nový zákaznícky dokument pre pridanie zákazníkov, vynechajte klientov, ak niektorých vymažete, a tiež aktualizujte čísla v dokumente podľa informácií z Excelu databázy.
- Hromadná korešpondencia Word neimportuje formátovanie čísel z Excelu. Ak chcete zachovať prvky formátovania čísel, ako sú desatinné čísla, symboly meny atď., musíte do konkrétnych polí hromadnej korešpondencie vložiť krátky kód. Kód a trik na jeho použitie spomeniem neskôr v tomto návode.
To je všetko! Úspešne ste vytvorili databázu Excelu pre projekt hromadnej korešpondencie. Dobrá práca! Začnime s vytváraním šablóny hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word.
Vytvorte e-mail alebo e-mail pre svojho zákazníka
Najprv musíte pripraviť e-mail s faktúrou alebo e-mail, ktorý chcete poslať svojim klientom a zákazníkom. List musí obsahovať niektoré základné informácie o vás, ako je uvedené nižšie. Tieto sú statické pre všetky e-maily a e-maily.
- Tvoje meno
- Názov vašej firmy
- Adresa vašej firmy
- Logo spoločnosti (ak existuje)
- Podpisový riadok
Vykonajte hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu
Teraz, keď ste vytvorili šablónu programu Word, do ktorej pridáte polia hromadnej korešpondencie, pozrime sa na nasledujúce kroky:
- Kliknite na kartu Korešpondencia na páse s nástrojmi programu Word a potom vyberte Spustite hromadnú korešpondenciu.
- Od rozbaľovací zoznam, vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Vyberme si E-mailové správy.
- Teraz znova kliknite poštové zásielky ale tentokrát si vyberte Vyberte možnosť Príjemcovia.
- Keďže chcete vykonať hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu, vyberte Použite existujúci zoznam možnosť.
- Teraz nájdite databázu hromadnej korešpondencie vytvorenú skôr v Exceli a vyberte faktúry pracovný list v Vyberte položku Tabuľka dialógové okno.
- Teraz by ste mali vidieť, že Napíšte a vložte polia skupina príkazov sa aktivuje na páse s nástrojmi programu Word > poštové zásielky.
Doteraz ste pripojili databázu Excelu pre hromadnú korešpondenciu k Wordu. Ďalej sa naučíme, ako vyplniť požadované polia v dokumente šablóny hromadnej korešpondencie nižšie:
- Kliknite na S pozdravom Linka možnosť na karte Korešpondencia a vytvorte riadok s pozdravom, ktorý chcete pridať. The "Greeting Line" zobrazí sa zástupný text.
- Teraz môžete napísať vyhlásenie o platbe faktúry. Toto bude statické vyhlásenie, ktoré dostane všetci príjemcovia.
- Pod riadok s pozdravom môžete pridať ďalšie polia hromadnej korešpondencie, napr E-mail používateľa«E-mail_zákazníka»; Číslo faktúry: «Číslo_faktúry»; Dátum faktúry: «Dátum_faktúry», atď.
- Potom kliknite na Vložiť zlučovacie pole možnosť začať pridávať dynamické komponenty projektu hromadnej korešpondencie.
- Príkaz Vložiť zlučovacie pole zobrazí všetky hlavičky stĺpcov dostupné v databáze Excel, ktorú ste pridali do dokumentu hromadnej korešpondencie. Urobte si čas na pridanie požadovaných polí.
- Môžete napríklad pridať tieto zlučovacie polia: «Services_Line_1»; «Date_Line_1»; "Čiastka_1. riadok"; «Services_Line_2»; «Date_Line_2»; «Riadok_2. sumy»; "Suma_celkom_".
- Teraz, keď ste pridali všetky dynamické polia, môžete svoj e-mail zatvoriť pridaním záverečnej poznámky a riadku s podpisom. Opäť by to bol statický komponent.
- Teraz môžete kliknúť na Zobraziť ukážku výsledkov pod záložkou Korešpondencia zobrazíte prvý zlúčený dokument.
Ako môžete vidieť v náhľade, suma faktúry nezobrazuje menu ani desatinné čiarky. Ak to chcete vyriešiť, postupujte podľa krokov uvedených tu:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na "Čiastka_1. riadok" pole hromadnej korešpondencie a kliknite na tlačidlo Prepnúť kódy polí.
- Teraz by ste mali vidieť MERGEFIELD a potom pole.
- Zadajte nasledujúci kód, ako je znázornené na obrázku vyššie:
#$0.00
- Teraz znova vyberte pole, kliknite pravým tlačidlom myši a Prepnúť kódy polí.
- Potom si pozrite ukážku a potvrďte, či hromadná korešpondencia importuje formátovanie čísel alebo nie.
- Teraz môžete vyššie uvedený kód zadať do iných polí hromadnej korešpondencie s číslami ako «Riadok_2. sumy» a "Suma_celkom_".
Teraz môžete zvýrazniť dôležité údaje v šablóne e-mailu. Hromadná korešpondencia programu Word prenesie formátovanie do všetkých ostatných dokumentov, ktoré vytvoríte v tomto projekte hromadnej korešpondencie.
Po dokončení kliknite Dokončiť a zlúčiť > Upraviť jednotlivé dokumenty > Všetky v Zlúčiť záznamy dialógové okno. Kliknite OK na vytvorenie všetkých zlúčených dokumentov pre každého zákazníka v databáze Excel.
Hromadná korešpondencia programu Word vytvorí nový dokument so zlúčenými e-mailmi. Súbor teda musíte uložiť samostatne alebo ihneď odoslať e-maily.
Ako hromadne korešpondovať z Excelu do Wordu: Sprievodca hromadnou korešpondenciou
Druhým spôsobom hromadnej korešpondencie je použitie sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Microsoft Word. Je to však ošemetná metóda. Zdrojovú databázu v Exceli musíte upraviť podľa dostupných polí hromadnej korešpondencie vo Worde. Tu je to, čo musíte urobiť, aby ste vyskúšali automatickú hromadnú korešpondenciu v programe Word:
- Vytvorte šablónu dokumentu programu Word a potom kliknite poštové zásielky > Spustite hromadnú korešpondenciu > typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.
- Potom kliknite Spustite hromadnú korešpondenciu znova a potom vyberte Sprievodca hromadnou korešpondenciou krok za krokom.
- Pokyny sa zobrazia v šiestich krokoch na pravej strane navigačnej tably Wordu.
- Ak chcete postupovať podľa sprievodcu, musíte vykonať úlohu zobrazenú v prvom kroku a potom kliknite na tlačidlo Ďalej: Spúšťací dokument.
Ako hromadne zlúčiť z Excelu do Wordu: Časté otázky
Ako automaticky zlúčim údaje z Excelu do Wordu?
Údaje môžete z Excelu zlúčiť do Wordu automaticky pomocou funkcie hromadnej korešpondencie programu Word. Na to musíte mať so sebou súbor Excel. Potom vytvorte nový dokument programu Word a začnite písať svoj e-mail alebo e-mail. Na miestach, kde potrebujete importovať hodnoty z Excelu, kliknite na pole Vložiť hromadnú korešpondenciu a pridajte požadovanú hodnotu.
Predtým, ako to urobíte, musíte pridať databázu Excelu tak, že prejdete na Mailings > Select Recipients > Use an Existing List a vyberte Excel súbor. Po manuálnom vytvorení šablóny dokumentu dokončite hromadnú korešpondenciu a Word automaticky vytvorí všetky ostatné e-maily alebo e-maily pre príslušných príjemcov.
Ako vytvorím hromadnú korešpondenciu z údajov programu Excel?
Hromadnú korešpondenciu môžete vytvoriť z údajov programu Excel ako zvyčajne pre nový zoznam kontaktov alebo kontaktov z Outlooku. Ak však chcete použiť údaje z pracovného hárka programu Excel, postupujte takto:
- Uložte súbor Excel a šablónu hromadnej korešpondencie programu Word do lokálneho úložiska.
- Otvorte súbor programu Word a kliknite na položku Korešpondencia.
- Teraz vyberte možnosť Vybrať príjemcov a kliknite na položku Použiť existujúci zoznam.
- Teraz prejdite na jednotku, na ktorej sa nachádza súbor programu Excel, vyberte ho a kliknite na tlačidlo Otvoriť.
- To je všetko! Úspešne ste prepojili súbor programu Excel na hromadnú korešpondenciu.
Aké sú šesť krokov hromadnej korešpondencie?
Podľa podrobného sprievodcu hromadnou korešpondenciou je uvedených šesť krokov hromadnej korešpondencie v programe Word:
- Vyberte typ dokumentu, ako sú listy, obálky, adresáre atď.
- Vyberte počiatočný dokument, napríklad aktuálny dokument alebo existujúci dokument
- Vyberte príjemcov z existujúceho zoznamu (Excel), kontaktov programu Outlook alebo nového zoznamu
- Napíšte svoj list
- Ukážte svoje listy
- Dokončite zlúčenie
Záver
Teraz viete, ako hromadnú korešpondenciu z Excelu do Wordu vykonať buď manuálnou metódou, alebo pomocou sprievodcu hromadnou korešpondenciou programu Word. Vyskúšajte niektorú z metód v závislosti od dokumentu hromadnej korešpondencie, databázy a stupňa prispôsobenia, ktorý potrebujete.
Nezabudnite nižšie uviesť komentár, ak poznáte iné jednoduché metódy na hromadnú korešpondenciu vo Worde z Excelu. Možno by ste to chceli vedieť ako tlačiť štítky z Excelu pomocou hromadnej korešpondencie MS Word a zlúčiť komentáre a zmeny z viacerých dokumentov.