Ako porovnať text v Exceli: 8 najlepších metód

Ak máte čo do činenia s veľkou databázou v excelovskom hárku a potrebujete vyčistiť databázu od duplicitných záznamov, na porovnanie textu v Exceli môžete použiť nasledujúce techniky.

Tabuľka Excel nie je len na udržiavanie finančných účtov, adresárov alebo textových databáz. Môže vám tiež pomôcť pri analýze údajov na vymazanie duplicitných záznamov. Okrem toho môžete použiť niektoré jednoduché vzorce a logické funkcie pracovného hárka programu Excel na porovnanie buniek a rozsahov buniek, aby ste zistili konkrétne hodnoty, ktoré hľadáte.

Hoci môžete vizuálne zoškrabať celý pracovný hárok a nájsť duplicitné alebo cieľové hodnoty, nemusí to byť ideálna metóda, keď pracovný hárok programu Excel obsahuje tisíce položiek. Okrem toho vám jeho rôzne funkcie podmieneného formátovania umožňujú automaticky zvýrazniť bunky, keď zistí hodnotu, ktorú hľadáte.

Čítajte ďalej a zistite, ako porovnávať text v Exceli. Dozviete sa tiež, ako Excel porovnáva text v dvoch stĺpcoch pomocou podmieneného formátovania. Poďme sa do toho pustiť!

Na vykonanie porovnávacieho textu vo funkcii Excelu môže byť nekonečne veľa dôvodov. Nasledujúce sú však tie najčastejšie, s ktorými sa môžete stretnúť vo svojom osobnom a pracovnom živote:

• Podnikáte a vytvorili ste samostatné excelové databázy pre zákazníkov zo všetkých 50 štátov USA. Teraz niekto pomiešal mená zákazníkov. Tu môžete namiesto manuálneho čistenia hárka použiť porovnávací text v Exceli na nájdenie mien zákazníkov, ktorí sa pomiešali medzi 50 stavmi.
• Vaša firma má dve samostatné databázy pre adresy na čiernej listine a na bielej listine na doručenie tovaru z vášho elektronického obchodu. Zamestnanec si pomýlil adresy. V tejto hroznej situácii môžete použiť funkciu porovnávania reťazcov programu Excel.
• Vytvorili ste nákupný zoznam potravín na celý mesiac a zmiešali ste zoznam s niektorými potravinami, ktoré ste dostali minulý mesiac. Tu môžete použiť porovnanie textu v Exceli.
• Ak ste učiteľ na strednej škole a potrebujete automaticky vyhodnocovať odpovede študentov na otázky, môžete použiť reťazec Excelu na porovnanie stĺpcov a riadkov.
• Na účely propagácie podnikania rozdávate zľavové kódy tisíckam zákazníkov. Teraz chcete znova zacieliť na zákazníkov, ktorí použili zľavové kódy na prezentovanie prémiových produktov a predplatného. Môžete použiť funkciu porovnania textu v dvoch stĺpcoch v Exceli na priradenie mien zákazníkov, ktorí použili propagačné kódy z hlavnej databázy zákazníkov, ktorým ste poslali propagačné e-maily.

Na porovnanie hodnôt a textov v Exceli môžu existovať tisíce ďalších dôvodov. Nech už je dôvod akýkoľvek, nasledujúcich osem metód na porovnanie textu v Exceli v dvoch stĺpcoch bude užitočných:

Napríklad stačí porovnať dva stĺpce údajov, aby ste sa uistili, že máte všetky spotrebné materiály, ktoré potrebujete. Tu môžete porovnať požadované spotrebné materiály s dodanými pomocou porovnávacieho operátora Equals, ktorý nerozlišuje veľké a malé písmená.

Môžete teda skopírovať referenčné údaje z jednej aplikácie a prilepiť ich do stĺpca referencie alebo požadovaného spotrebného materiálu. Potom môžete importovať cieľové údaje z inej aplikácie a prilepiť údaje do stĺpca cieľov alebo prijatých spotrebných materiálov.

Aj keď importujete údaje z rôznych aplikácií, nemusíte premýšľať o zhode veľkých a malých písmen a hodnôt textov buniek. Tu je návod, ako funguje porovnanie bez ohľadu na veľkosť písmen:

• Skopírujte a prilepte nasledujúci vzorec do bunky, kde chcete získať výsledok porovnania:

=A2=B2

• Hit Zadajte a Excel zobrazí buď True alebo False v závislosti od referenčných a cieľových údajov.

• Ak vzorec vyzerá dobre, skopírujte ho a vložte ho do celého stĺpca, aby ste získali okamžitú predstavu o prijatom tovare v porovnaní s objednaným tovarom.

Uvažujme, že pracujete na projekte, kde je rozlišovanie malých a veľkých písmen dôležitým faktorom pri porovnávaní hodnôt medzi stĺpcami v hárku programu Excel. V tomto scenári nemôžete použiť operátor Rovná sa na porovnanie textu v Exceli.

V tomto jemnom scenári môžete použiť PRESNÝ vzorec, ako je uvedené nižšie:

• Vytvorte príslušnú hlavičku stĺpca a do riadkov pod stĺpcom zadajte referenčné údaje.
• Podobne vytvorte stĺpec s údajmi, ktoré sa majú vyhodnotiť, vedľa prvého stĺpca a vyplňte údaje do riadkov nižšie.

• Po dokončení vložte znamienko rovnosti (=) do bunky, kde chcete výsledok porovnania, TRUE alebo Fales, a zadajte nasledujúci vzorec:

=EXACT(B2,C2) (pre rovnaký pracovný hárok)

= PRESNE(Hárok8!B2,Hárok9!C2) (pre rôzne pracovné listy)

• Môžete tiež vybrať referenčné alebo cieľové údaje z iného pracovného hárka toho istého excelového zošita.
• Hit Zadajte a získate rýchle porovnanie na základe veľkých a malých písmen daných textov.

Uvažujme, že na porovnanie textu chcete použiť buď PRESNÝ vzorec alebo operátor Rovná sa, ale nechcete ako výsledok porovnania vidieť hodnotu TRUE alebo FALSE. V skutočnosti chcete zobraziť texty ako Zhodné a Nezhodné. V takom prípade môžete vnoriť ktorýkoľvek z vyššie uvedených vzorcov do funkcie IF, ako je uvedené nižšie:

• Zadajte znamienko rovnosti (=) a začať vzorec s AK.
• Potom zadajte ktorýkoľvek z vyššie uvedených vzorcov ako logickú výzvu funkcie IF.
• Po logickej výzve zadajte text, ktorý sa má zobraziť, napr Zhoda v úvodzovkách.

• Vložte čiarku a potom vložte ďalší text, ktorý má Excel zobraziť, ak logická výzva zlyhá. V tomto prípade, Nezodpovedá je obklopený úvodzovkami.
• Konečný vzorec teda vyzerá takto:

=IF(PRESNÁ(B2,C2)„Zhoda“„Nezhoduje sa“)

Napríklad musíte nájsť mená kandidátov zo skupiny A, ktorí sa dostali do užšieho výberu. Tu musíte porovnať mená v skupine A s menami v stĺpci všetkých kandidátov na užšom výbere.

Tu môžete jednoducho použiť funkciu VLOOKUP a nechať Excel porovnať text v dvoch stĺpcoch. Tu je postup:

• Prvý stĺpec pracovného hárka by mal obsahovať mená z Skupina A.
• V ďalšom stĺpci môžete skopírovať a prilepiť mená kandidátov z užšieho výberu.

• V najkrajnejšom stĺpci môžete získať výsledky porovnania, v ktorých sa zobrazia mená kandidátov, ktorí sa kvalifikovali v prvom kole.
• Teraz jednoducho skopírujte a prilepte nasledujúci vzorec tam, kde chcete porovnávať zoznam Skupina A mená z Mená v užšom výbere.

=VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15,1,FALSE)

• Ak chcete nahradiť #N/A chyby s textom Zlyhanie, použite tento vzorec uvedený nižšie:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15,1,FALSE) „Neúspešné“)

Uvažujme, že ste koordinátorom udalosti pre technickú konferenciu. Musíte porovnať účastníkov so zoznamom registrovaných osôb, aby ste mohli poslať certifikáty iba jednotlivcom, ktorí sa dostavili na seminár. Tu je návod, ako to môžete urobiť pomocou vzorca VLOOKUP a IFNA, kde porovnávate text medzi dvoma stĺpcami:

• Vytvorte hlavičku stĺpca pre Registrovaný a vložte mená do riadkov nižšie.
• Napravo od tohto stĺpca vytvorte ďalší stĺpec pre jednotlivcov, ktorí sa skutočne zúčastnili seminára.

• Do tretieho stĺpca zadajte nasledujúci vzorec:

=IFNA(VLOOKUP(A2;$C2:2:C$15,1,FALSE) „Neprítomný“)

• Skopírujte a prilepte vzorec smerom nadol, aby ste získali súčasný alebo neprítomný stav registrovaných jednotlivcov.

Excel porovná registrované názvy z referenčného stĺpca, aby zobrazil výsledky v treťom stĺpci, kde chcete názvy. Vzorec IFNA tiež zabezpečí, že ak sa zobrazí chyba #N/A, Excel nahradí kód chyby textom Chýba.

Povedzme, že potrebujete porovnať texty medzi stĺpcami A a B, ale nehľadáte absolútnu zhodu. V tejto situácii musíte použiť vzorec FIND, ako je uvedené nižšie:

• Vložte údaje referenčného textu pod Stĺpec A a cieľové údaje v Stĺpec B.

• In Stĺpec C, zadajte nasledujúci vzorec na vyhľadanie a zobrazenie hodnoty pre čiastočné porovnanie textu v Exceli:

=FIND(C2;A2) 

• The NÁJSŤ funkcia vráti chybu, keď nemôže nájsť čiastočnú zhodu. Vnoril som NÁJSŤ funkcia vo vnútri ISNUMBER funkciu. Teraz sa ukáže vzorec PRAVDA keď dôjde k čiastočnej zhode a FALSE keď žiadny zápas.

=ISNUMBER(FIND(C2,A2))

Predstavte si, že ste v kancelárii, kde máte na starosti kontrolu všetkých nákupov. Od rôznych oddelení podnikania získate rôzne požiadavky na nákup. Je vašou povinnosťou zabezpečiť, aby vaša organizácia neodosielala objednávky na duplicitné položky.

V tomto scenári môže podmienené formátovanie Excelu porovnať dva alebo viac stĺpcov údajov a zvýrazniť bunky, ktoré obsahujú duplicitné hodnoty. Ak si chcete precvičiť tento trik porovnávania textu v Exceli, postupujte podľa týchto krokov:

• Zostavte si databázu textov, ktoré chcete porovnať.
• Vyberte celý rozsah a kliknite Podmienené formátovanie na Domov menu na páse s nástrojmi Excel.

• V rozbaľovacom zozname umiestnite kurzor myši na položku Zvýraznite pravidlá bunky možnosť.

• Zobrazia sa pravidlá viacerých buniek. Vyberte Duplicitné hodnoty.
• Vo vyskakovacom okne Duplicitné hodnoty si môžete vybrať formát zvýraznenia kliknutím na Hodnoty srozbaľovací zoznam.

Ak potrebujete nájsť množinu textov v rámci skupiny textov, môžete použiť funkciu HĽADAŤ, ako je znázornené tu:

• Vytvorte stĺpec textov pre referenciu a ďalší stĺpec pre testovacie texty.
• Teraz do tretieho stĺpca zadajte nasledujúci vzorec:

=SEARCH(C2;A2)

• Hit Zadajte. Teraz skopírujte a prilepte vzorec do buniek tretieho stĺpca.

• Stlačte tlačidlo Zadajte získať viac výsledkov.

Excel zobrazí číslo znaku, odkiaľ nájde zhodu s testovacím textom v referenčnom stĺpci.

Môže existovať mnoho ďalších vzorcov a vnorených vzorcov, ktoré zodpovedajú textom medzi dvoma alebo viacerými bunkami alebo stĺpcami v Exceli. Najjednoduchšie a najpoužívanejšie metódy sú však uvedené vyššie v tomto článku.

Ak poznáte iný intuitívny spôsob porovnávania textu v Exceli, nezabudnite túto metódu uviesť v poli komentárov nižšie. Medzitým sa môžete učiť ako používať vzorec IF-THEN v Exceli.