Poznámky zo spoločných stretnutí sa teraz sprístupňujú zákazníkom Teams a robia presne to, čo hovoria na plechovke.
Online komunikácia a spolupráca sú kľúčovou oblasťou pre hybridné pracovné prostredia a je dôležité, aby softvér ako Microsoft Teams držal krok s týmto dopytom. Microsoft pravidelne aktualizuje Teams o nové funkcie a vylepšenia, aby aj naďalej lákali nových používateľov. Teraz pridal do Teams veľmi užitočnú funkciu vo forme poznámok zo schôdzí.
Používatelia Microsoft Teams Public Preview teraz využívajú kolaboratívne poznámky na stretnutiach. Robia presne to, čo hovoria na plechovke, v tom zmysle, že vám umožňujú zdieľať a spolupracovať o poznámkach zo schôdze na jednotnom mieste, namiesto toho, aby ste si robili poznámky v čete alebo oddelene aplikácie. Cieľom je zefektívniť a zjednodušiť priebeh stretnutia pre všetkých.
Prostredníctvom spoločných poznámok môžu používatelia spolupracovať pri vytváraní poznámok, vytváraní programov a vytváraní akčných položiek. Okrem toho sa všetky úlohy priradené pomocou spoločných poznámok automaticky synchronizujú s aplikáciou Úlohy v aplikácii Teams, To Do a Planner, aby bolo možné lepšie sledovať položky akcií. Okrem toho je možné použiť komponenty Microsoft Loop v Teams, aby umožnili používateľom spolupracovať v rámci chatovej správy. To im umožňuje aktualizovať každého, pretože poznámky budú synchronizované na všetkých zariadeniach.
Ak chcete použiť poznámky k spoločnej schôdzi, naplánujte schôdzu v aplikácii Teams a pridajte opakujúcu sa agendu pre všetky schôdze kliknutím na Pridajte agendu, ktorú môže upravovať každý možnosť, ktorá sa nachádza v spodnej časti formulára. Po pripojení k schôdzi Teams kliknite na Poznámky tlačidlo na paneli s nástrojmi v hornej časti pre prístup k poznámkam o spolupráci na samostatnom paneli. Na tomto paneli si môžete prezrieť alebo vytvoriť agendu spolu s robením poznámok a sledovaním úloh. Ako už bolo spomenuté, ak vám je priradená úloha, automaticky sa synchronizuje s aplikáciou Úloha v aplikácii Teams, Planner a To Do a tiež vám bude zaslaný e-mail o úlohe. Poznámky sa tiež môžu synchronizovať priamo s OneNote, zatiaľ čo Loop vám ich umožňuje kedykoľvek zobraziť priamo v aplikácii Teams.
Keďže táto funkcia je momentálne vo verejnej ukážke, sú tu pochopiteľne známe problémy. Patria sem externí a hosťujúci používatelia, ktorí vôbec nemajú prístup k poznámkam zo schôdze, a prípadne chybové hlásenia zúčastňujete sa stretnutia s viac ako 100 účastníkmi alebo ak ste účastníkom 300 stretnutí, ktoré zahŕňajú úlohy. Okrem toho, ak chcete niekoho označiť s poznámkami otvorenými v Microsoft 365, musíte mu najprv udeliť prístup cez Zdieľajte a informujte dialóg.
Podobne existuje aj niekoľko obmedzení. Poznámky zo schôdzok nie sú podporované pri hovoroch 1:1, schôdzkach kanálov a možnosti „Stretnúť sa teraz“. Okrem toho v mobilnej aplikácii momentálne nefungujú poznámky o schôdzi, ktorej zavedenie sa plánuje na august 2023. Napokon, Microsoft poznamenal, že „ak vlastník schôdze používa poštovú schránku uloženú na lokálnom serveri Exchange, kolaboratívne poznámky nemožno pridávať do schôdze v čase plánovania. Ak chcete pridať spoločné poznámky, vlastník schôdze bude musieť najskôr odoslať pozvánku na schôdzu a neskôr pridať spoločné poznámky.“
Pokiaľ ide o dostupnosť, poznámky k schôdzi môžu používať iba zákazníci Teams Public Preview, ktorí používajú Windows, macOS alebo webovú verziu Teams. V prípade, že nevidíte možnosť pre poznámky zo schôdze, musia správcovia IT a koncoví používatelia urobiť nasledujúce kroky, aby povolili poznámky zo schôdze:
- Ak Postupujte podľa ukážky balíka Office Ak je vybratá možnosť, automaticky povolí funkcie verejnej ukážky Teams pre každého používateľa zaregistrovaného v aktuálnom kanáli Office (ukážka). Koncový používateľ nevyžaduje žiadne ďalšie akcie.
- Ak Povolené je vybratá možnosť, musí aj koncový používateľ prihlásiť sa do verejnej ukážky Teams vo svojej aplikácii Teams, aby ste získali prístup k funkciám verejnej ukážky Teams.
- Ak Nútené Ak je vybratá možnosť, automaticky povolí Teams Public Preview pre koncového používateľa. Koncový používateľ nevyžaduje žiadne ďalšie akcie.
Samozrejme, vzhľadom na to, že poznámky o schôdzi sú momentálne iba vo verejnej ukážke, nezabudnite poskytnúť spätnú väzbu spoločnosti Microsoft priamo prostredníctvom stránky Pomocník > Poskytnúť spätnú väzbu tlačidlo v aplikácii Teams.