Predstavte si, že máte na starosti rôzne projekty na svojom pracovisku a musíte odpovedať na rôzne e-maily týkajúce sa projektov. Nie všetky projekty sú však veľmi dôležité. Niektoré môžu byť projekty rozvoja komunity, s realizáciou ktorých sa spoločnosť neponáhľa, no prichádzajú e-maily a zahlcujú vašu schránku. V dôsledku toho nemôžete povedať, na ktorý e-mail je dôležité odpovedať ako prvý. Stáva sa nudnou úlohou triediť e-maily a hľadať dôležité, na ktoré by ste mohli odpovedať, a nechať tie menej dôležité na neskôr.
Gmail vyriešil tento problém tým, že svojim používateľom poskytuje Štítky ako prostriedok na usporiadanie ich doručenej pošty. Iní poskytovatelia e-mailu, ako napríklad Outlook, používajú Priečinky ktoré plnia podobnú funkciu ako štítky. Štítky umožňujú používateľom Gmailu kategorizovať svoju poštu podľa vlastného uváženia. Napríklad, ak pracujem s rôznymi tímami na dvoch projektoch, povedzme „Vyradenie čerpadla úžitkovej vody“ a „Analýza trhu produktu X“, potom budem mať dva štítky, jeden pre každý z projektov a ak dostanem e-mail od ktoréhokoľvek člena tímu, e-mail sa automaticky priradí k štítku, ktorý som vytvoril pre projekt, do ktorého patria. To uľahčuje hľadanie konkrétneho e-mailu.
Skôr ako budem pokračovať, upozorňujeme vás, že Gmail nemá priečinky, má však štítky, ktoré fungujú ako priečinky a ďalšie. Svoje e-maily môžete presunúť pod ľubovoľný štítok, vytvoriť ľubovoľný počet štítkov a najlepšie na štítkoch je, že jeden e-mail môže patriť viac ako jednému štítku.
Vyprázdnenie priečinkov Gmailu
Za predpokladu, že ste dokončili všetky práce na projekte a všetka komunikácia súvisiaca s projektom sa stala irelevantné a nechcete ich archivovať, potom môžete e-maily v projekte natrvalo odstrániť štítok. Upozorňujeme tiež, že ak používate bezplatný Gmail, máte obmedzený úložný priestor iba na 15 GB. To znamená, že akonáhle využijete až 15 GB, váš e-mail sa zaplní a budete si musieť buď kúpiť viac úložného priestoru, alebo odstrániť staré e-maily, aby ste vytvorili priestor. Pravidelné odstraňovanie e-mailov je teda ďalším spôsobom, ako ušetriť miesto v ukladacom priestore služby Gmail.
Trvalé odstránenie obsahu štítka je s Gmailom jednoduché. Ak chcete odstrániť obsah štítku, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
Krok jedna:
Prihláste sa do svojho Gmailu na počítači, ak ešte nie ste prihlásení. Môžete pristupovať k službe Gmail tu.
Krok dva:
Na ľavej strane stránky prejdite nadol na štítok, ktorý chcete vyprázdniť. Kliknutím na štítok ho otvoríte. Povedzme, že chcem otvoriť štítok „Účtenky“.
Krok tri:
V ľavej hornej časti štítku kliknite na rozbaľovaciu šípku pod štvorcom. Zobrazí sa kontextové okno s rôznymi možnosťami. Vyberte Všetky z možností. Týmto sa vyberú všetky konverzácie na stránke. Môžete tiež kliknúť na štvorec.
Krok štyri:
Ak počet e-mailov v menovke nie je väčší ako 50 a na stránke sú zobrazené všetky e-maily v menovke, vyberú sa všetky; ale ak je počet e-mailov v menovke vyšší ako 50, vyberie sa iba prvých 50 e-mailov. Ak chcete vybrať všetky e-maily v menovke, kliknite na Vyberte Všetky 3 600 konverzácií (počet závisí od celkového počtu správ vo vašom štítku) v časti Propagácie (názov štítku).
Piaty krok:
Všetky e-maily v štítku sú teraz vybraté. Prejdite do hornej časti stránky a kliknite na symbol odpadkového koša. Ak umiestnite kurzor myši na symbol, zobrazí sa Odstrániť. Kliknutím odstránite celý obsah štítku.
Dúfam, že ste úspešne vyprázdnili priečinok/štítok v Gmaile. Sú chvíle, keď priečinok nechcete len vyprázdniť, ale úplne ho odstrániť zo svojho Gmailu. Gmail poskytuje jednoduchý spôsob odstránenia štítka. Ak by ste si možno želali vymazať celý štítok, môžete tak urobiť takto:
- Prejdite na štítok, ktorý chcete odstrániť, a umiestnite naň kurzor myši.
- Označenie sa zvýrazní a na pravom konci zvýraznenia sa zobrazia tri bodky. Bodky sú dočasné a po odstránení myši zmiznú.
- Presuňte myš na tri bodky a kliknite na ne.
- Zobrazí sa kontextové okno s možnosťami. Kliknite na Odstrániť štítok na odstránenie štítka zo svojho Gmailu.
Vyššie uvedené kroky ukazujú, ako odstrániť celý štítok z vášho účtu Gmail. Vedieť, ako správne spravovať poštu, je kľúčovou zručnosťou pre produktivitu v práci, najmä pre tých, ktorých práca si vyžaduje vybavovanie veľkého množstva pošty.