Microsoft Excel je skvelý nástroj na ukladanie informácií o kontaktoch a adresách zákazníkov, vďaka čomu je ideálnou voľbou na vytváranie a organizovanie zoznamu poštových adries vašich kontaktov. Ak však chcete tlačiť štítky na obálky, pohľadnice atď. zo zoznamu adries, ktorý ste vytvorili v programe Microsoft Excel, musíte použiť funkciu „Mail Merge“ programu Microsoft Word.
Konkrétnejšie, Microsoft Word ponúka výkonnú funkciu s názvom „Mail Merge“, ktorá uľahčuje vytváranie a tlač štítkov z pracovného hárka programu Excel.
V tejto príručke vám krok za krokom ukážeme, ako vytvoriť zoznam adries v programe Microsoft Excel a ako tlačiť štítky z tohto zoznamu pomocou funkcie „Mail Merge“ programu Microsoft Word.
Ako tlačiť štítky zo súboru zoznamu adries programu Excel pomocou hromadnej korešpondencie programu Word.
Krok 1. Pripravte si zoznam adries v Exceli na tlač štítkov.
Pred vytvorením a tlačou poštových štítkov musíte správne nastaviť zoznam adries v Exceli. Zahŕňa to zadávanie hlavičiek stĺpcov pre každý prvok požiadavky, ktorý chcete pridať do štítkov, ako je meno, priezvisko, adresa, PSČ atď.
Pozrime sa, ako vytvoriť zoznam adries v Exceli na tlač poštových štítkov:
1. Otvorte program Microsoft Excel a vytvorte nový zošit.
2. Zadajte nasledujúce hlavičky stĺpcov pre každú položku, ktorú má obsahovať adresa príjemcu:
- Krstné meno
- Priezvisko
- Ulica
- Mesto
- Štát
- PSČ
3. Teraz vyplňte príslušné informácie pod hlavičkou každého stĺpca.
4. Po dokončení skontrolujte, či tam nie sú žiadne prázdne riadky ani stĺpce, a hárok uložte.
Krok 2. Pomenujte zoznam adresátov (voliteľné).
Po vytvorení zoznamu adries v programe Excel je užitočné dať mu názov. Pomenovaním množiny údajov na ňu môžete jednoducho odkazovať pri pripájaní k dokumentu programu Word na účely hromadnej korešpondencie.
1. Ak chcete pomenovať zoznam adries, vyberte zoznam adries vrátane hlavičiek.
2. Choďte na Vzorce kartu a kliknite na ňu Definujte názov zo skupiny Definované názvy.
3. Do poľa zadajte názov tabuľky názov box a kliknite na tlačidlo OK.*
* Poznámka: Ak názov pozostáva z viacerých slov, použite medzi nimi znak podčiarknutia „_“ a nepoužívajte medzery ani spojovníky.
4. Uložiť a Zavrieť Microsoft Excel.
Krok 3. Nastavte dokument hromadnej korešpondencie v programe Word.
Teraz je čas nastaviť dokument hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word a vytlačiť štítky.
1. Otvorte prázdny dokument programu Word.
2. Z poštové zásielky kliknite na kartu Spustite hromadnú korešpondenciu a vyberte Štítky možnosť z rozbaľovacej ponuky.
3. Vyberte si dodávateľa štítku a číslo produktu v Možnosti štítkov dialógové okno.
4. Ďalej kliknite na Podrobnosti tlačidlo v ľavom dolnom rohu okna.
5. Ak je to potrebné, pokračujte v úprave okrajov štítkov, výšky, šírky, rozstupu a veľkosti a kliknite OK.
6. Potom kliknite OK v dialógovom okne Možnosti menovky, aby ste uložili zmeny.
Krok 4. Povoliť konverziu formátu súboru medzi Excelom a Wordom.
Ak chcete pripojiť dokument programu Word k pracovnému hárku programu Excel so zoznamom adries, musíte sa uistiť, že je povolená konverzia formátu súboru medzi dvoma programami spoločnosti Microsoft.
1. Vo Worde kliknite na Súbor a potom vyberte možnosti v spodnej časti ľavého bočného panela.
2. V okne Možnosti programu Word vyberte položku Pokročilé v ľavom paneli.
3. Teraz prejdite nadol na rodovl sekciu, skontrolujte Pri otvorení potvrďte konverziu formátu súboru možnosť a kliknite na tlačidlo OK.
Krok 5. Vyberte zoznam adries programu Excel pre svoje štítky.
Teraz pokračujte v „prepojení“ dokumentu programu Word s vaším zoznamom adries programu Excel.
1. V dokumente programu Word prejdite na poštové zásielky znova kliknite na kartu Vyberte možnosť Príjemcovia a potom si vyberte Použite existujúci zoznam z rozbaľovacej ponuky.
2. Nájdite a vyberte súbor programu Excel obsahujúci zoznam adries a potom kliknite OTVORENÉ.
3. V dialógovom okne Potvrdenie zdroja údajov vyberte Databázové súbory OLE DB a kliknite OK.
4. Potom vyberte pomenovaný zoznam adries alebo pracovný hárok obsahujúci zoznam adries a kliknite OK.
5. Dokument programu Word je teraz vyplnený štítkami s adresou, ktoré označujú „Ďalší záznam".
Krok 6. Upravte zoznam príjemcov pre hromadnú korešpondenciu.
Po prepojení dokumentu programu Word so zoznamom adresátov programu Excel pokračujte v kontrole a v prípade potreby v úprave zoznamu príjemcov pred konečným zlúčením.
1. In poštové zásielky kliknite na kartu Upraviť zoznam príjemcov.
2. V okne „Príjemcovia hromadnej korešpondencie“ sa zobrazia všetci príjemcovia z vášho zoznamu adries. Ak je to potrebné, pokračujte v triedení, filtrovaní alebo odstraňovaní príjemcov zrušením začiarkavacieho políčka vedľa príjemcov, ktorých nechcete zahrnúť. Potom kliknite OK na potvrdenie.
Krok 7. Prispôsobenie polí hromadnej korešpondencie (položky štítkov)
Teraz pokračujte v prispôsobovaní položiek štítkov a ich vzhľadu podľa vašich potrieb.
1. Klikni na Blok adresy možnosť v poštové zásielky skupina "Napísať a vložiť polia" na karte.
2. Pokračujte a špecifikujte formát mena príjemcu výberom požadovaného formátu zo zoznamu dostupných možností v časti „Vložiť meno príjemcu v tomto formáte“.
3. Ďalej kliknite na Zhoda polí tlačidlo, aby sa zhodovali správne polia zo zoznamu adries programu Excel.
4. V okne "Match Fields" skontrolujte, či sú požadované polia pre štítky správne priradené k zodpovedajúcim poliam (hlavičkám stĺpcov) v zozname adries programu Excel.
Ak sa nezhodujú, použite rozbaľovacie tlačidlo vedľa každého poľa a vyberte správnu hlavičku stĺpca v zozname adries programu Excel. Potom kliknite OK na potvrdenie zhody.
5. Potom kliknite OK znova použiť zmeny.
6. Teraz, "Blok adresy" zástupný symbol sa zobrazí na prvom štítku.
7. Kliknite Aktualizovať štítky (na poštové zásielky tab) aktualizujte všetky ostatné štítky v dokumente programu Word.
Krok 8. Ukážte svoje štítky a dokončite hromadnú korešpondenciu.
Teraz sa pozrime, ako budú štítky vyzerať po vytlačení.
1. Na karte Mailing kliknite na Zobraziť ukážku výsledkov tlačidlo.
2. Teraz sa pozrite, ako budú štítky vyzerať po vytlačení. Ak chcete zmeniť ich vzhľad, vyberte prvý štítok a použite nástroje Formátovanie textu v Domov tab. Po dokončení kliknite Aktualizovať štítky v poštové zásielky ak chcete použiť formátovanie na všetky štítky.
3. Ak všetko vyzerá OK, prejdite na poštové zásielky kliknite na kartu Dokončiť a zlúčiť možnosť a vyberte Upraviť jednotlivé dokumenty z rozbaľovacej ponuky.
4. V okne Zlúčiť do nového dokumentu vyberte Všetky v časti Zlúčiť záznamy a kliknite na OK.
5. Zobrazí sa nový dokument s poštovými štítkami vygenerovanými z vášho zoznamu adries programu Excel a tento dokument môžete upravovať, formátovať, tlačiť a ukladať ako ktorýkoľvek iný dokument programu Word.
Krok 9.Bonusový tip: Pridajte okraje k štítkom. (Voliteľné)
Aby ste si uľahčili rezanie štítkov (ak už nie sú narezané), pridajte k nim okraje.
1. Kliknite na plus (+) ikonu v ľavej hornej časti dokumentu a vyberte všetky štítky.
2. Potom kliknite na Hranica ikonu v plávajúcom menu a vyberte Všetky hranice z možností.
3. Medzi každý štítok sa pridajú okraje, aby sa dali ľahko orezať.
4. Teraz sú vaše štítky pripravené na tlač.
To je všetko! Dajte mi vedieť, či vám táto príručka pomohla, a zanechajte komentár o svojej skúsenosti. Prosím, lajkujte a zdieľajte tento návod, aby ste pomohli ostatným.