E-mailové chyby môžu mať nepríjemné a dokonca nákladné následky. Aby sme vám pomohli predchádzať chybám v e-mailoch, spoločnosť Microsoft implementovala e-mailové tipy programu Outlook. Môžete napríklad nastaviť tipy pre e-maily, aby spustili upozornenie, keď vás stlačte tlačidlo Odpovedať všetkým. Vždy je najlepšie nájsť si pár minút a prečítať si e-mail ešte pred jeho odoslaním veľkému zoznamu príjemcov, najmä ak obsahuje citlivé informácie.
Ak ste ešte nepoužívali e-mailové tipy, ste na správnom mieste. V tomto rýchlom sprievodcovi vám ukážeme, ako používať tipy pre e-maily v programe Outlook.
Ako si nastavíte e-mailové tipy?
Majte na pamäti, že táto funkcia vyžaduje konto Microsoft Exchange Server. Inými slovami, funkcia je dostupná iba na e-mailových účtoch spravovaných organizáciou. Váš správca IT musí vo vašom účte povoliť e-mailové tipy; v opačnom prípade pre vás táto možnosť nebude dostupná. Váš správca IT môže zároveň presadzovať špecifické nastavenia e-mailových tipov pre používateľské účty.
E-mailové tipy sú v programe Outlook predvolene povolené. Ak chcete túto možnosť zakázať alebo upraviť nastavenia, spustite Outlook, prejdite na Súbor, vyberte možnostia potom kliknite na Mail.
Ísť do E-mailové tipya kliknite na možnosti e-mailových tipov. Vyberte svoj účet a vyberte, aké akcie chcete spúšťať upozornenia MailTips.
Ak chcete vypnúť e-mailové tipy, označte Nikdy nezobrazovať e-mailové tipy začiarkavacie políčko.
Ako fungujú e-mailové tipy
Keď sú tipy pre e-maily povolené, Outlook počas písania správy zobrazí rôzne správy. Exchange analyzuje obsah e-mailu, ktorý píšete. Ak program Outlook zistí problém, upozorní vás na to, aby ste mohli upraviť správu, aby ste sa vyhli nepríjemným situáciám. Napríklad ak príjemca nie je v kancelárii a požiadate ich, aby urýchlene odpovedali, MailTips vám oznámi, že to nemôžu urobiť.
Medzi ďalšie príklady situácií, ktoré môžu spustiť e-mailové tipy, patria:
- Schránka príjemcu je plná.
- E-mailová adresa príjemcu bola dočasne zakázaná alebo natrvalo odstránená.
- Váš e-mail porušuje pravidlá alebo obmedzenia vašej organizácie.
- Nemáte povolenie kontaktovať príjemcu alebo odosielať e-maily externým príjemcom.
- Schránka príjemcu je moderovaná, čo znamená, že vyžaduje schválenie správy.
Obmedzenia e-mailových tipov
- Táto možnosť nie je dostupná v režime offline.
- Ak váš zoznam príjemcov obsahuje viac ako 200 príjemcov, E-mailové tipy nebudú vyhodnocovať jednotlivé poštové schránky.
Záver
MailTips je užitočná funkcia Outlooku, ktorá vám pomôže vyhnúť sa trápnym situáciám, ako je posielanie e-mailov nesprávnym príjemcom. Napríklad, ak váš e-mail porušuje pravidlá vašej organizácie, MailTips vás upozorní na problém. Plánujete používať e-mailové tipy v programe Outlook? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.