Schopnosť rýchlo spolupracovať s členmi tímu a externými partnermi je v dnešnom uponáhľanom svete podnikania kľúčová.
Microsoft Office 365 umožňuje organizáciám spolupracovať s ľuďmi mimo organizácie. Táto funkcia je tzv skupiny a môžete ho použiť na udelenie práva externým spolupracovníkom pripojiť sa ku skupinovým konverzáciám, pristupovať k súborom, udalostiam v kalendári a podobne.
Ale ako presne umožníte hosťom pripojiť sa k skupinám vašej organizácie? V tejto praktickej príručke uvádzame zoznam krokov, ktoré treba dodržať.
Po prvé, tu je rýchly prehľad procesu:
- Vlastník skupiny alebo člen skupiny pridá nového hosťa do skupiny.
- Vlastník skupiny je jediný, kto môže schváliť hosťovský prístup a rozhodnúť, k akému druhu obsahu a súborom budú mať hostia prístup.
- Hosťujúci používatelia dostanú potvrdzovací e-mail, ktorý im udeľuje prístup ku skupinovým konverzáciám a súborom.
Majte na pamäti, že prístup pre hostí nastavujú správcovia IT.
Ako pridať hostí do skupín Office 365
Ak hosť, ktorého chcete pridať, už existuje vo vašom adresári na základe pozvánky, ktorú dostal, postupujte podľa týchto krokov:
- Choďte na Admin Center → Ukázať všetko
- Prejdite na nastavenie → Nastavenia organizácie
- Vyberte služby tab
- Kliknite na Skupiny Microsoft 365 a umožniť externým spolupracovníkom prístup k vašim skupinám
- Vráťte sa do Admin Center a prejdite na skupiny → vyberte skupiny stránku
- Vyberte skupinu, do ktorej chcete pridať nového hosťa (mala by byť viditeľná vo vašom adresári)
- Kliknite Zobraziť všetky a vyberte členov na spravovanie členov skupiny
- Vyberte Pridať členov a pridajte nového hosťa
- Uložte zmeny.
Ako odstrániť hosťujúceho používateľa z Office 365
Ak váš tím alebo skupina už nespolupracuje s hosťujúcim používateľom, môžete ho rýchlo odstrániť z skupine, aby ste im zablokovali ďalší prístup k obsahu a súborom súvisiacim so skupinou činnosť.
- Prejdite do centra spravovania Microsoft 365
- Rozbaliť Používatelia
- Vyberte Hosťujúci používatelia
- Vyberte používateľa, ktorého chcete odstrániť
- Kliknite Odstrániť na odstránenie príslušného hosťujúceho používateľa.
A takto môžu vlastníci skupín a správcovia IT povoliť prístup hosťom v Office 365.