7 spôsobov, ako zlepšiť prácu s Gmailom

Gmail je jednou z najpopulárnejších e-mailových služieb na osobné použitie. Mnoho organizácií používajúcich Google Workspaces ponúka aj Gmail ako e-mailového klienta. Google ich štandardne ponúka veľa zaujímavé funkcie v Gmaile ktoré fungujú tak, ako je inzerované. S niekoľkými drobnými vylepšeniami by ste však mohli skutočne pomôcť posunúť úroveň celého svojho Gmailu.

Poslali ste niekedy e-mail, len aby ste si uvedomili, že bol preklep, a priali ste si, aby ste ho neodoslali? A čo klávesové skratky v Gmaile? Vedeli ste, že môžete šablónovať odpovede pre rutinu? e-maily? Ak ste sa nikdy neobťažovali hrabať sa v ponuke Nastavenia služby Gmail, tu je sedem jednoduchých spôsobov, ako sa stať skúseným používateľom služby Gmail.

7 Klávesové skratky

Všetko robte pomocou klávesnice

Jedným z hlavných znakov toho, že ste skúseným používateľom akejkoľvek aplikácie, je znalosť klávesových skratiek bez ohľadu na to, či používate Windows PC, Mac alebo

Chromebook. S Gmailom je ich veľa. Google vám uľahčuje zapamätať si, ktorá akcia skratky čo robí. Jednoducho trafiť Shift + ? a zobrazia sa vám skratky pre navigáciu, formátovanie, výber zoznamu vlákien, navigáciu v rozhovore Google a oveľa viac.

Chcete si vytvoriť vlastné skratky? Potom kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravej hornej časti prehliadača Gmail. Ísť do Ikona ozubeného kolieska >Pozrite si všetky nastavenia > Rozšírené > Vlastné klávesové skratky a vyberte možnosť Povoliť. Po povolení sa zobrazí karta Nastavenia klávesnice, ktorá zobrazuje všetky akcie spolu s príslušnými klávesmi. Môžete si to prispôsobiť podľa svojich predstáv a kliknúť na Uložiť zmeny. Len sa uistite, že príkaz, ktorý si prispôsobíte, nie je v rozpore s inými skratkovými príkazmi.

6 Zrušiť odoslanie

Ako získať viac času na zrušenie odoslania e-mailu?

Všetci sme v určitom okamihu rýchlo poslali mail, len aby sme si uvedomili, že nám unikli niektoré aspekty, ktoré boli aby sa o tom diskutovalo v odpovedi, e-mail bol plný preklepov, v horšom prípade bol e-mail odoslaný nesprávnemu adresátovi príjemcu. Gmail ponúka predvolený príkaz Späť na odoslanie na 5 sekúnd, ale môže sa predĺžiť na 30 sekúnd.

Klikni na Ikona ozubeného kolieska >Pozrite si všetky nastavenia > Všeobecné > Zrušiť odoslanie. Z rozbaľovacej ponuky vedľa vyberte 5, 10, 20 a 30 sekúnd času vyrovnávacej pamäte a potom stlačte Uložiť zmeny. Teraz, kedykoľvek odošlete e-mail, uvidíte možnosť Späť v plávajúcom čiernom pruhu, ktorý sa zobrazí po odoslaní e-mailu.

5 Šablóny

Zbavte sa vytvárania opakujúcich sa e-mailov

Sú chvíle, keď niektoré e-maily vyžadujú rovnaké alebo podobné odpovede. V takejto situácii nemusíte zakaždým prepisovať celú správu. Namiesto toho môžete vytvárať šablónové odpovede. Klikni na Ikona ozubeného kolieska >Pozrite si všetky nastavenia > Rozšírené > Šablóny a vyberte Povoliť a Uložiť nastavenia.

Teraz, kedykoľvek napíšete nadbytočný text do a Nová správa (uistite sa, že podpis e-mailu je odstránený), že text možno kliknutím uložiť ako šablónu Ďalšie možnosti > Šablóny > Uložiť koncept ako šablónu > Uložiť ako novú šablónu. Šablónu môžete pomenovať. Nabudúce, kedykoľvek budete chcieť odpovedať rovnakým textom, jednoducho vyberte potrebnú šablónu namiesto opätovného písania správy.

4 Úprava tably na čítanie

Optimalizujte zobrazovanú nehnuteľnosť

Predvolený spôsob, akým vám Gmail zobrazuje správy, keď ich otvoríte, nevyužíva priestor zobrazenia najlepšie. To platí najmä vtedy, ak máte väčšie displeje. Dá sa to vyladiť povolením tably na čítanie.

Klikni na Ikona ozubeného kolieska > Vybrať všetky nastavenia > Doručená pošta > Povoliť tablu na čítanie. Vyberte buď Napravo od doručenej pošty alebo Pod doručenou poštou možnosť získať panely s ukážkami pre vaše e-maily, ktoré nevyžadujú, aby ste stratili zo zreteľa iné e-maily.

3 Prepínanie medzi mnohými podpismi

Zbavte sa ručnej zmeny podrobností podpisu

V profesionálnom nastavení je dôležité mať e-mailový podpis. Niekedy však možno nebudete chcieť zdieľať určité podrobnosti zo svojho podpisu, ako napríklad telefónne číslo. Ručné pridávanie alebo odstraňovanie vecí z podpisu je únavné. Namiesto toho môžete vytvoriť viacero podpisov a jednoducho medzi nimi prepínať v závislosti od kontextu alebo príjemcu.

Klikni na Ikona ozubeného kolieska > Vybrať všetky nastavenia > Všeobecné > Podpis. Kliknutím na políčko Vytvoriť nový pridáte nový podpis. Staršie podpisy sa zobrazia v poli vľavo. Predvolené nastavenia podpisu môžete vybrať z nižšie uvedených rozbaľovacích ponúk: Pre nové e-maily použite a Pri odpovedi/používaní ďalej. Potom kliknite na Uložiť zmeny. Teraz, keď ste v poli na písanie, kliknutím na symbol pera sa zobrazia všetky podpisy, ktoré ste uložili. Môžete si jednoducho vybrať ten, ktorý chcete použiť.

2 Viacero formátov hviezd

Inteligentnejší spôsob kategorizácie dôležitých e-mailov

Či už ide o váš osobný alebo profesionálny účet, v sekcii S hviezdičkou v Gmaile je niekoľko e-mailov, ktoré chcete označiť hviezdičkou. V predvolenom nastavení vám Gmail umožňuje používať iba žltú hviezdičku. Ak máte veľa e-mailov označených hviezdičkou, môže byť tiež únavné rýchlo nájsť ten správny e-mail, ktorý ste hľadali.

Klikni na Ikona ozubeného kolieska > Zobraziť všetky nastavenia > Všeobecné> Hviezdy. Tu si môžete vybrať medzi 1 hviezdičkou, 4 hviezdičkami a všetkými hviezdičkami v závislosti od vašich preferencií, po ktorých nasleduje Uložiť zmeny. Teraz môžete prepínať medzi hviezdičkami postupným kliknutím na ikonu hviezdičky. Týmto spôsobom môžete mať skvelé vizuálne podnety pre rôzne typy prioritných e-mailov. Podržaním kurzora myši nad hviezdou sa dozviete jej názov. Keď sa nachádzate v sekcii S hviezdičkou a chcete zobraziť iba e-maily označené hviezdičkou modrá hviezda, jednoducho zadajte tento príkaz do vyhľadávacieho poľa Gmailu: má: blue-star. Môžete dokonca priradiť určité ikony hviezd pre určité typy e-mailov.

1 Filtrovanie e-mailov s príkladom

Doplňte svoju doručenú poštu

Toto je jedna z najvýkonnejších funkcií Gmailu a ak sa používa s rozumom, môže vám skutočne pomôcť usporiadať doručenú poštu, zbaviť sa nechcených e-mailov a vytvoriť priečinky pre konkrétne typy e-mailov. Aj keď má Gmail karty ako Propagácia, Aktualizácie a Sociálne siete, niekedy cez ne niektoré e-maily prejdú a zobrazia sa na karte Hlavné. Chcete, aby karta Hlavné obsahovala iba absolútne dôležité e-maily.

Klikni na Zobraziť možnosti vyhľadávania, nachádza sa na pravej strane vo vyhľadávacom paneli v Gmaile. Teraz, v závislosti od cieľa, ktorý chcete dosiahnuť, môžete pridať podrobnosti do príslušných polí a vytvoriť filtre.

Povedzme, že chcem pridať bulletin (od Prehliadač), ktorý sa zobrazuje na mojej karte Hlavné, do priečinka, kde mám všetky bulletiny, na odber ktorých som prihlásený. V takom prípade pridám ID e-mailu Prehliadač newsletter a kliknite Vytvorte filter. Na ďalšej obrazovke sa mi zobrazia ďalšie možnosti. vybral som si Preskočte doručenú poštu, Použite štítok (názov priečinka Newsletter), a Použiť filter aj na zodpovedajúce konverzácie. Tým sa zabezpečí, že každý e-mail od Prehliadač zobrazí sa v mojom priečinku Newsletter a nezobrazí sa v mojej doručenej pošte.

Môžete robiť veľa vecí, ako je automatická archivácia marketingových e-mailov, vymazanie doručenej pošty v Gmaile zapĺňa sa, automaticky sa vymazávajú e-maily z určitých e-mailových ID alebo priečinka Spam a podobne viac.

Prevezmite kontrolu nad svojím účtom Gmail

Sedem vyššie uvedených hackov určite do určitej miery zlepší vaše skúsenosti s Gmailom. Keď sa zoznámite s ponukami Nastavenia služby Gmail a Zobraziť možnosti vyhľadávania, určite sa z vás stane skúsený používateľ služby Gmail. Používanie týchto tipov tiež nakoniec ušetrí veľa času, ktorý by ste inak strávili nadbytočnými úlohami. Nezabudnite tiež skontrolovať, ako môžete spravovať svoje heslá s Google.