Po nedávnych aktualizáciách softvéru pre určité verzie programu Microsoft Excel v lete 2017 spoločnosť Microsoft pridelila sledovanie zmien ako staršiu funkciu. Na uľahčenie používania si ho môžete pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup a sledovať každý súbor. Prípadne môžete pridať pás s nástrojmi Excel vytvorením novej skupiny a pridať ju do tejto novej skupiny.
Rovnako ako v prípade Wordu, aj Microsoft aktualizoval svoj program zahrnutím novej funkcie spolutvorby s cieľom umožniť online zdieľanie zošitov a históriu zmien medzi spolupracovníkmi, rovesníkmi, priateľmi, rodinou, atď. Zdieľané zošity boli navrhnuté tak, aby umožnili používateľom pristupovať a upravovať ich po schválení.
Povedzme napríklad, že ste niekoho požiadali, aby s vami korigoval alebo spolupracoval na projekte Excel. Je to celkom jednoduchý mechanizmus, pretože Excel vám virtuálne umožňuje označiť pravopisné chyby (a má kontrolu pravopisu), vložiť komentáre na okraj atď. elektronicky a relatívne podobne ako dokument programu Word.
Jedinou výnimkou, ktorú treba vziať na vedomie, je, že Excel zvýrazní zmenené bunky, zatiaľ čo v programe Word budete pozorovať zmeny slov a viet. Predtým, ako začneme, však treba vziať do úvahy dve veci.
Ak váš excelový hárok obsahuje tabuľku, funkcia Sledovať zmeny odmietne pracovať v tabuľke. Ak chcete povoliť používanie, budete musieť povoliť „Sledovanie zmien“ v zošitoch tak, že najskôr vyberiete už existujúcu tabuľku a potom vyberiete „Dizajn Tab“ a potom zvoľte „Previesť na rozsah.“ Ak potrebujete úpravy od iných používateľov, zošity sa budú musieť zdieľať na vzájomne dostupnom umiestnení.
Vzhľadom na to, že verzie sa líšia vzhľadom na úroveň aktualizácií, možno nebudete môcť zobraziť túto funkciu na predvolenom páse s nástrojmi. Ale nebojte sa. Stačí pridať „Sledovanie zmien“, aby ste sa sami dostali do ponuky pásu podľa nasledujúcich krokov:
- V ponuke pásu s nástrojmi kliknite pravým tlačidlom myši prakticky kdekoľvek a vyberte možnosť „Prispôsobte si stuhu” vyskakovacia možnosť.
- Z „Prispôsobte si stuhu“, potiahnite myšou na “Vyberte príkazy z” trasa v pravom paneli: a “rozbaľovacia ponuka/zoznamby sa malo objaviť “, z ktorého budete musieť vybrať buď “Všetky príkazy“ alebo „Príkazy nie sú na páse s nástrojmimožnosť “.
- Z paralely“Prispôsobte si stuhu“, ktorý zadáte do rozbaľovacej ponuky. Toto samo o sebe by malo byť nastavené na „Hlavné karty” už v predvolenom režime (t. j. rolovací zoznam umiestnený pod ním by mal predtým zobrazovať hlavné karty). Po tomto overení kliknite na + značka umiestnená vedľa „Preskúmanie” v zozname pokračujte kliknutím na možnosť „Nová skupina“ pod zoznamom. Výsledkom bude pridanie novej skupiny do „PreskúmanieSekcia.
- Potom, ak chcete premenovať túto novovytvorenú skupinu, jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na „Nová skupina” Riadok, zmeňte ho na to, ako ho chcete pomenovať, a ak si to želáte, pokojne pridajte aj ikonu. Z dôvodu demonštrácie to zmeníme na „Sledovanie zmien.“ (Excel sám o sebe pridá „Vlastné„Skupina XYZ“, môžete ho premiestniť do inej oblasti v rámci zoznamu recenzií.
- Keď máte zvýraznenú skupinu Sledovať zmeny, pokračujte výberom dvoch príkazov zo zoznamu príkazov, ktorý je k dispozícii na ľavej strane:
- “Zvýraznite zmeny”
- “Prijať/Odmietnuť zmeny”
Ak chcete presunúť každý z príkazov do skupiny, musíte kliknúť na „Pridať“Tlačidlo.
Všimnete si, že akonáhle je Nová skupina teraz na páse s nástrojmi. Ďalej musíte:
- Hit “Zvýraznite zmeny“príkaz.
- “Sledujte zmeny počas úprav“, kliknite naň myšou a skontrolujte ho. Opakujte pre „Zvýraznite zmeny na obrazovke.”
- Na dokončenie kliknite na „OK.”
Po dokončení týchto úloh sa bude sledovať každá zmena vykonaná v požadovanej tabuľke Excel zvýraznené pomocou jedinečného indikátora modrého okraja a v ľavom hornom rohu malého modrého trojuholníka, ktorý sa zobrazí v upravených bunky. Okrem toho, že program podporuje užívateľskú prívetivosť, prideľuje inú farbu na identifikáciu použitia platformy viacerými používateľmi.
Okrem toho, ak presuniete kurzor myši nad už upravenú bunku, získate prístup k nasledujúcemu:
- Dátum
- Autor
- Čas, kedy bol doc
- Vyskakovacie okno súhrnu sledovaných zmien na kontrolu pred prijatím natrvalo vykonaných revízií.
Mali by ste si uvedomiť, že iba posledná zmena bude archivovaná a prezentovaná v tomto kontextovom súhrne.
Teraz, keď každý potenciálny redaktor/účastník dokončí svoju časť, môžete prejsť k prijatiu/odmietnutiu navrhovaných zmien časti úlohy.
- Kliknite na "Preskúmanie“ z hornej časti „Stuha” Menu a kliknite na “Prijať/Odmietnuť“príkaz.
- Po opätovnom potvrdení kontextového okna programu Excel pomocou „Uložte zošit“funkcia výpisu, kliknite na “OK.”
- Excel označí pôvodnú upravenú bunku a súčasne zobrazí vedľa tohto zvýraznenia Vybrať zmeny na „Prijať alebo Odmietnuť" dialógové okno.
- Budete oboznámení so všetkými aktuálnymi zmenami vykonanými v zobrazenom zozname. Z vyššie uvedeného si môžete vybrať preferovanú upravenú verziu alebo môžete zostať pri pôvodnej. Vyberte si čokoľvek, čo vám dáva zmysel. Keď ste sa rozhodli, kliknite na „súhlasiť“ po výbere najlepšej verzie zo zoznamu.
Ak však máte pocit, že žiadna z uvedených verzií nie je podľa vašich predstáv, zopakujte postup, ale nahraďte ho kliknutím na „Odmietnuťmožnosť “. Po rozhodnutí sa po tomto príkaze kurzor automaticky presunie na ďalšiu upravovanú bunku na ďalšie spracovanie. - Ak sa zmena, ktorú si zvolíte, musí preniesť cez celú tabuľku (napríklad všetky ampersandy sa menia na konkrétny formát), kliknite na „Prijať všetkotlačidlo “. Pomocou tohto príkazu sú všetky vybraté úpravy okamžite opravené a prijaté.
- Teraz sa možno budete chcieť vrátiť k otáčaniu „Sledovanie zmien“funkcia vypnutá. Ak to chcete urobiť, vráťte sa na „Kontrolná skupina“ a prejdite smerom k „Sledovanie zmien“skupina. Kliknite na "Zvýraznite zmeny“ a jednoducho zrušte začiarknutie predtým začiarknutého políčka označeného „Sledovať zmeny počas úprav…”