Najrýchlejší spôsob zdieľať súbory v Microsoft Teams je cez kartu Súbory. Všetko, čo musíte urobiť, je nahrať svoje súbory a ostatní členovia tímu k nim budú mať okamžitý prístup. Ako však zistíte, či niekto otvoril a zobrazil súbory, ktoré ste zdieľali v sekcii Súbory? Poďme zistiť!
Vidíte, kto si prezeral súbory na MS Teams?
Skontrolujte podrobnosti súboru SharePoint
Pre rýchle pripomenutie, vaše súbory Teams sú v skutočnosti uložené v SharePointe. Ak chcete skontrolovať, koľko ľudí otvorilo konkrétny súbor, otvorte podrobnosti súboru na SharePointe.
- Choďte do svojho Tímový kanál.
- Klikni na Súbory tab.
- Kliknite na Otvoriť v SharePointe.
- Prihláste sa do svojho účtu SharePoint na novej karte prehliadača.
- Potom vyberte súbor, ktorý chcete skontrolovať, ale neklikajte na jeho názov.
- Kliknite na Ikona informácií otvorte podrobnosti súboru.
- Môžete vidieť, koľko ľudí otvorilo jednotlivý súbor.
V závislosti od nastavení vašej organizácie môžete tiež vidieť, kto otvoril konkrétne súbory. Ak ste vlastníkom lokality, môžete upraviť nastavenia zdieľania na úrovni organizácie, aby ľudia vedeli, kto si prezeral súbory alebo stránky na lokalite. Na vykonanie úlohy postupujte podľa nižšie uvedených krokov.
- Prejdite na svoju lokalitu SharePoint.
- Klikni na nastavenie ikonu.
- Vyberte Informácie o lokalite.
- Potom kliknite na Zobraziť všetky nastavenia lokality.
- Pod Akcie lokality, kliknite na Spravujte funkcie lokality.
- Prejdite nadol na SharePoint Viewers.
- Vyberte Aktivovať povoliť kartu so súbormi, ktorá zobrazuje informácie o prehliadačoch a aktivitách súborov.
Ak chcete otvoriť kartu súboru, prejdite na Knižnica dokumentov, umiestnite kurzor myši na súbor alebo kliknite na tri bodky. Karta súboru sa zobrazí vedľa príslušného súboru.
⇒ Poznámka: Po povolení možnosti „Prehliadače SharePointu“ možno budete musieť počkať 10 až 30 minút, kým budú kartotéky k dispozícii.
Použite správu o digitálnej aktivite zo služby Insights
Prípadne môžete použiť aplikáciu Insights na kontrolu, či ľudia otvorili súbor alebo nie. Použi Správa o digitálnej činnosti nástroj na kontrolu, či používatelia otvorili a upravili súbor, sa zúčastnil stretnutia, navštívili kanál atď.
Použite filtre na prispôsobenie prehľadov podľa svojich potrieb. Môžete napríklad použiť Študentský filter zúžiť údaje na jednotlivých študentov a konkrétne časové rámce. Môžete tiež použiť Filter aktivity na zobrazenie údajov súvisiacich s používaním súboru, úlohy, stretnutia a pod. Najlepšie na tom je, že údaje zo správy o digitálnej činnosti môžete exportovať do Excelu.
Mimochodom, ak aplikácia Insights nebude fungovať, nezabudnite povoliť prehľad Engagement a aktualizovať tímy.
Záver
Ak chcete skontrolovať, kto otvoril súbor v Microsoft Teams, nainštalujte si aplikáciu Insights a použite správu o digitálnej aktivite. Nástroj dokáže načítať širokú škálu údajov vrátane informácií o tom, kto otvoril a upravil konkrétne súbory. Prípadne môžete skontrolovať podrobnosti súboru na SharePointe.
Našli ste iné spôsoby, ako skontrolovať, kto si prezeral súbory, ktoré ste zdieľali v Microsoft Teams? Podeľte sa o svoje nápady v komentároch nižšie.