Ako používať automat na vykonávanie bežných úloh bez zásahu

Zatiaľ čo prakticky každý vie o ľahko použiteľných základných aplikáciách Mac OS X, mnohí ľudia nevedia o jednej z jeho najväčších výhod: Automator. Aplikáciu predstavila spoločnosť Apple v roku 2005 ako súčasť svojho operačného systému Mac OS X 10.4 „Tiger“, ktorý je navrhnutý tak, aby pri automatizácii rutinných úloh priniesol rozhranie typu point-and-click. Či už ide o organizovanie súborov, vkladanie obrázkov do určitých albumov, prihlasovanie sa do určitých oblastí prevádzky systém alebo niečo úplne iné, rôzne panely a ovládacie prvky v rámci Automator to dokážu urobiť len niekoľkými sekúnd.

Pre tých, ktorí sú v systéme Mac OS X noví, alebo pre tých, ktorí sú jednoducho nováčikmi v tom, ako funguje Automator, to môžu urobiť podľa niekoľkých jednoduchých krokov. Tieto kroky vytvoria to, čo je v systéme Mac OS X známe ako „pracovný postup“, ktorý dokáže vykonávať rovnakú úlohu zakaždým identicky.

Krok 1: Otvorte aplikáciu Automator a začnite

Ak chcete začať vytvárať novú rutinu Automator, otvorte aplikáciu Automator tak, že ju prejdete do priečinka „Aplikácie“ Findera alebo aplikáciu vyhľadáte Spotlight.

Hneď ako sa Automator otvorí, zobrazí dialógové okno, ktoré používateľom umožňuje vybrať typ dokumentu, ktorý sa pokúšajú vytvoriť.

V tomto prípade budú musieť používatelia vybrať možnosť „pracovný postup“. Tým sa vytvorí jednoduchý skript, ktorý vykoná rutinnú úlohu. Ďalšie možnosti, ako napríklad vytvorenie aplikácie alebo dokonca služby Mac OS X, možno vykonať pomocou Automator, ale budú zahrnuté v inom návode.

Výberom možnosti vytvorenia pracovného toku sa odstráni dialógové okno a odhalí sa v podstate prázdne plátno plné dostupných akcií a postupov. To vytvára východiskovú pôdu pre tvorbu workflow.

Krok 2: Zistite, čo je potrebné automatizovať

Predtým, ako sa pustíte do samotného vytvárania pracovného toku, je dôležité, aby používatelia presne určili, čo chcú, aby pracovný postup pri každom vyvolaní robil. Pre niektorých ľudí to môže pozostávať z označenia skladieb iTunes rokom, žánrom alebo menom interpreta. Pre iných to môže zahŕňať zmenu mierky fotografií nahor alebo nadol a pre ďalších to môže zahŕňať odoslanie e-mailu, úpravu nastavenia systému alebo inú rutinnú úlohu.

Ak chcete začať, vytvorte si jednoduchý zoznam požadovanej akcie a jej prípadných výsledkov. V tomto prípade vytvoríme e-mail s vopred vybranými príjemcami a vopred napísanú správu, ktorá sa odošle automaticky pri spustení pracovného postupu. Je to vynikajúca možnosť pre majiteľov malých podnikov, ktorí pravidelne posielajú e-maily klientom, aby im pripomenuli nadchádzajúce termíny, splatné platby alebo iné informácie. Naša séria cieľov krok za krokom by vyzerala asi ako nasledujúci príklad:

1. Otvorte Mail.app
2. Vytvorte e-mail s vopred napísaným obsahom
3. Pripojte obrázky špecifické pre narodeniny
4. Pošlite obsah kontaktom, ktoré oslavujú narodeniny

Môže sa to zdať dosť pokročilé, ale vďaka vopred vybraným akciám Automator je v skutočnosti mimoriadne ľahké automaticky pomôcť obchodné kontakty oslavujú svoje narodeniny pozdravom od spoločnosti, ktorý používa šablónu e-mailu a obsahuje špeciálne propagácia. S cieľmi uvedenými na začiatku bude vytvorenie takejto rutiny hračkou.

Krok 3: Začnite zostavovať rutinu kus po kuse

Pomocou postrannej lišty Automator si prezrite knižnicu vopred určených akcií výberom možnosti „Pošta“ (najskôr vyberte možnosť Pracovný postup).

Zobrazí sa zoznam dostupných automatizačných postupov, ktoré už boli definované spoločnosťou Apple alebo inými vývojármi softvéru na použitie s Automatorom. Tí, ktorí si nainštalovali iný e-mailový program, napríklad Entourage alebo Outlook, si všimnú špeciálne akcie pre tých žiadateľov označených ikonou aplikácie. V tomto prípade sa budeme striktne držať akcií, ktoré fungujú s Mail.app. Z tohto dôvodu by všetky vybrané akcie mali obsahovať ikonu Apple Mail hneď na ľavej strane štítku.

Prvá akcia, ktorú vyberieme, je označená ako „Nová poštová správa“ od OS X 10.8 „Mountain Lion“.

Táto možnosť odhalí, čo vyzerá ako typický formulár na zostavenie správy. Používatelia si všimnú typické polia používané na adresu správy, ako aj polia predmetu a tela.

Keďže táto správa bude odoslaná kontaktom, ktorí oslavujú narodeniny, v deň ich narodenín, akcia závisí od skutočnosti, že narodeniny každého kontaktu boli definované v Contacts.app (Adresa kniha). Ak áno, pridajte každý kontakt s definovaným dátumom narodenia do poľa „BCC“ e-mailu. Tým sa zabezpečí, že žiadne správy odoslané viacerým kontaktom nebudú obetovať súkromie e-mailových adries každého kontaktu. Zabezpečuje tiež, že narodeninový e-mail bude odoslaný iba vybraným kontaktom, čo môže byť skvelé na segmentáciu obchodných a osobných kontaktov podľa potreby.

S kontaktmi uvedenými v poli „BCC“ pokračujte a do príslušného poľa napíšte predmet e-mailu. Ponechajte oblasť „Správa“ prázdnu, pretože o to sa postará neskorší krok procesu. Vyberte účet, z ktorého sa má správa odoslať, pričom sa uistite, že sa firemná pošta odosiela z obchodného e-mailového účtu atď.

Rutina sa teraz dá rozšíriť novými smermi, vrátane pridania narodeninových pozdravov a špecifickej prílohy. Na bočnom paneli kliknite na „Odoslať blahoželania k narodeninám“ a presuňte ho do pracovnej oblasti. Tým sa pridá nové pole s obrázkami špecifickými pre narodeniny a oblasťou na napísanie správy. Vyberte konkrétny obrázok alebo požiadajte o náhodný obrázok pre každého príjemcu a potom do zobrazeného poľa napíšte blahoželanie k narodeninám. Uistite sa, že e-mail obsahuje špeciálny propagačný kód alebo zľavu na oslavu tejto príležitosti.

Krok 4 (voliteľné): Zaznamenajte akcie na obrazovke pre pokročilejšiu automatizáciu

Bystrí pozorovatelia rozhrania Automator si všimnú veľké tlačidlo „Record“ na paneli nástrojov aplikácie. Toto je v podstate aplikácia na nahrávanie obrazovky, ktorá sa ponorí trochu hlbšie pod kapotu. Po spustení bude sledovať, čo používateľ robí, a presne to replikuje ako pracovný postup Automator. Toto je skvelá možnosť, ak v tomto príklade šablóna narodenín poskytnutá spoločnosťou Apple jednoducho nevystrihla. Čo keby používateľ chcel pripojiť svoj vlastný obrázok s témami firemnej značky a trochu viac marketingovo zameraným dizajnom?

To sa dá ľahko urobiť stlačením tlačidla Record a spustením aplikácie Mail. Počas nahrávania používatelia napíšu novú správu, vytvoria obsah s tematikou narodenín, priložia narodeninové obrázky a potom nahrávanie zastaví. Narodeninová správa by sa zodpovedajúcim spôsobom upravila a vytvorila by sa rovnako ako záznam obrazovky sledovaný, kým používateľ vytvoril svoj prispôsobený e-mail.

Funguje to tiež veľmi dobre na zaznamenávanie vecí, ako sú aplikačné filtre, zmena veľkosti obrázkov, filtrovanie PDF, a celý rad ďalších úloh, ktoré možno vykonávať jednoduchšie, ako ich diktovať pomocou presúvania myšou prvkov.

Krok 5: Uloženie dokumentu a jeho spustenie v prípade potreby

Pracovný postup, ktorý bol práve vytvorený, možno vo všeobecnosti uložiť v jednej z dvoch foriem. Ak sa používatelia rozhodnú uložiť ho jednoducho ako pracovný postup, budú musieť dvakrát kliknúť na jeho ikonu, otvoriť pracovný postup a stlačiť tlačidlo „Spustiť“ zakaždým, keď budú chcieť vykonať jeho akcie. V tomto prípade sa tieto kroky vykonajú vždy, keď má niekto narodeniny.

Ďalšou možnosťou je uložiť ju ako aplikáciu, čím sa z rovnice úplne vylúči tlačidlo „Spustiť“. Ak sa používatelia rozhodnú uložiť pracovný postup ako aplikáciu, dvojitým kliknutím na jej ikonu a otvorením tejto aplikácie sa všetky akcie vykonajú okamžite a bez ďalšieho zadávania.

V prípade niečoho, ako je narodeninový e-mail alebo úloha filtrovania, môže to byť skutočne skvelé nápad uložiť pracovný tok ako aplikáciu a potom ho pridať ako spúšťaciu položku v rámci systému Predvoľby. Tým by sa aplikácia spustila pri každom spustení počítača, pričom by sa automaticky skontrolovali podmienky špecifikované v pracovnom postupe a v prípade potreby sa vykonali požadované akcie. S dokumentom uloženým ako pracovný postup alebo ako aplikácia môžu používatelia slobodne vytvoriť ďalšiu automatizovanú úlohu alebo si jednoducho vychutnať plody svojej práce. Už nemôže byť jednoduchšie prinútiť Mac OS X vykonávať veľké množstvo úloh na pozadí, a to všetko s minimálnym vstupom používateľa a často bez potreby akejkoľvek ďalšej akcie.

Na záver uvádzame, ako môžete jednoducho vytvoriť automatizované blahoželania k narodeninám:

1. Nastavte si adresár. Jednoducho otvorte adresár, prejdite na Predvoľby a kliknite na Šablóna > Pridať pole a vyberte Narodeniny.

Alebo ku konkrétnemu kontaktu môžete pridať aj narodeniny. Jednoducho spustite adresár a prejdite na kontakt, ku ktorému chcete pridať narodeniny. Kliknite na ponuku Karta a z možnosti Pridať pole vyberte možnosť Narodeniny.

2. Otvorte Automator, vyberte Aplikácia a kliknite na Vybrať.

3. Kliknite na Kontakty a Nájsť ľudí s narodeninami

4. Teraz kliknite na položku Pošta a odoslanie blahoželania k narodeninám. Všimnite si, že dve akcie v pracovnom toku (pozri nižšie) sú prepojené.

5. Uložte pracovný postup výberom položky Súbor > Uložiť….

6. Ak chcete teraz použiť tento pracovný postup, jednoducho kliknite na ikonu „narodeniny“ (ktorú ste práve uložili). Automator nájde ľudí s narodeninami a umožní vám poslať pozdrav.

Súvisiace:

Mac Troubleshooting & Help

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: Diktovanie nefunguje; ako opraviť