Ako archivovať a zálohovať e-maily na počítači Mac

Nikto nemá rád preplnenú schránku. Nie je však potrebné uchovávať staré e-maily v doručenej pošte len preto, že sa ich bojíte odstrániť. Aplikácia Mail na vašom Macu – podobne ako väčšina obľúbených e-mailových aplikácií – vám umožňuje archivovať e-maily a skryť ich z doručenej pošty bez toho, aby ste ich navždy stratili.

Ak vaša doručená pošta potrebuje jarné upratovanie a máte obavy z vymazania niečoho dôležitého, zistite, ako archivovať svoje e-maily nižšie. Ukážeme vám tiež, ako zálohovať e-maily lokálne, aby ste ich nestratili, aj keď svoj e-mailový účet odstránite.

Súvisiace:

• Mail nefunguje v macOS Catalina, ako to opraviť
• Sťahuje sa aplikácia Mail vždy na Mac? Ako opraviť
• Kde sú uložené archivované správy v aplikácii Mail v systéme macOS?
• 21 Apple Mail tipov a trikov, ktoré ste možno nevedeli pre iOS a macOS

Čo znamená archivácia v aplikácii Mail?

Všetci vieme, čo sa stane, keď odstránite e-mail: táto správa sa presunie do priečinka koša a po chvíli zmizne navždy.

Naproti tomu, keď archivujete e-mail na Macu, presunie sa do samostatného priečinka, ale nikdy sa neodstráni. Všetky svoje archivované e-maily si môžete kedykoľvek zobraziť prehliadaním archívneho priečinka. Zostanú v tomto priečinku, kým sa nerozhodnete ich odstrániť.

Ešte pohodlnejšie môžete hľadať správy v aplikácii Mail a automaticky prehľadá vaše archivované e-maily, ako aj vašu doručenú poštu.

Predstavte si archiváciu e-mailu ako jeho uloženie v kartotéke. Už sa na to nikdy nebudete musieť pozerať, ale viete, že to máte, ak to potrebujete.

Faktúry, potvrdenia rezervácií, e-maily zákazníckej podpory a akékoľvek ďalšie oficiálne dokumenty, na ktoré sa možno budete musieť v budúcnosti znova pozrieť, je vhodné archivovať.

Ako archivovať e-maily v aplikácii Mail

Archivácia e-mailov v aplikácii Mail pre macOS je jednoduchá. Stačí si vybrať e-mail v doručenej pošte a kliknúť na Archív nad náhľadom správy, vyzerá to ako odkladacia schránka.

Ak má váš Mac nad klávesnicou dotykový panel, môžete tiež klepnúť na Archív ikona, ktorá sa zobrazí na dotykovom paneli, keď vyberiete e-mail.

Prípadne kliknite na e-mail so stlačeným klávesom Control a vyberte Archív z kontextovej ponuky.

Môžete tiež vybrať e-mail a prejsť na adresu Správa > Archivovať z panela s ponukami.

Alebo pre skúsených používateľov vyberte e-mail a stlačte tlačidlo Ctrl + Cmd + A aby ste ho okamžite archivovali.

Predvolene archivovať správy

Ak chcete správy archivovať prejdením prstom, musíte to nastaviť ako predvolenú akciu na zahodenie e-mailov. Ak to chcete urobiť, spustite Mail a prejdite na Mail > Predvoľby z panela s ponukami. Choďte na Prezeranie a potom nastavte Presuňte zahodené správy linka na Archív.

Teraz môžete po e-mailoch prejsť dvoma prstami doľava a rýchlo ich archivovať.

Nastavenie Archivovať ako predvolenú akciu tiež znamená, že môžete archivovať e-maily priamo z upozornenia na vašom Macu. Ak to chcete urobiť, kliknite Voľby > Archivovať keď sa v pravom hornom rohu zobrazí upozornenie Mail.

Ak túto možnosť nevidíte, prejdite na Systémové predvoľby > Upozornenia a uistite sa Upozornenia sú zapnuté pre Mail.

Ako nájsť archivované e-maily v aplikácii Mail

Hlavnou výhodou archivácie e-mailov namiesto ich odstraňovania je, že sa dajú ľahko nájsť, ak ich budete niekedy v budúcnosti potrebovať. Existuje niekoľko spôsobov nájsť archivované e-maily na počítači Mac ak ich potrebujete.

Keď archivujete e-mail v systéme macOS, aplikácia Mail vytvorí vo vašom e-mailovom účte priečinok Archivované. Do tohto priečinka prejde aj každý ďalší e-mail, ktorý sa rozhodnete archivovať z tohto účtu.

Mail vytvára samostatné archívne priečinky pre každý z vašich e-mailových účtov. Všetky svoje archivované e-maily z každého účtu si však môžete zobraziť súčasne v priečinku Všetky archívy.

Najrýchlejší spôsob, ako nájsť archivovaný e-mail, je vyhľadať ho pomocou zväčšovacie sklo ikonu v pravom hornom rohu aplikácie Mail.

Zoznam výsledkov zobrazuje, kde sa nachádza každý e-mail, a obsahuje e-maily z priečinkov Archív, ak niektorý z nich zodpovedá hľadaným výrazom.

Prípadne môžete pridať priečinky Archív na svoj bočný panel a manuálne v nich listovať, aby ste našli e-mail.

Ak nevidíte priečinok Archív na bočnom paneli, kliknite na Pridať tlačidlo vedľa Obľúbené. Potom vyberte možnosť pridať Celý archív zo zoznamu poštových schránok v rozbaľovacej ponuke a kliknite na OK.

Teraz kliknite Celý archív na bočnom paneli, aby ste videli všetky svoje archivované e-maily.

Ak bočný panel vôbec nevidíte, stlačte Shift + Cmd + M odhaliť to.

Ako zálohovať e-maily na počítači Mac

Keď na archiváciu e-mailov na Macu používate Mail, tieto e-maily sa stále ukladajú na servery vášho poskytovateľa e-mailov. To znamená, že stratíte všetky svoje archivované e-maily, ak odstránite svoj e-mailový účet alebo zabudnete heslo.

Samozrejme, toto sa nestáva veľmi často. Ak sa však chcete uistiť, že nikdy nestratíte svoje archivované e-maily, mali by ste si vytvoriť aj ich lokálnu zálohu.

Je to jednoduché exportovaním poštovej schránky Archív z aplikácie Mail.

Ak to chcete urobiť, otvorte Mail a stlačte kláves Control a kliknite na Archív alebo Celý archív schránku na bočnom paneli a potom vyberte možnosť Exportovať poštovú schránku.

Vyberte miesto, kam chcete uložiť exportované archívne e-maily. V závislosti od toho, koľko e-mailov ste v priebehu rokov archivovali – a koľko veľkých príloh máte – môže vaša exportovaná poštová schránka zaberať pomerne veľa miesta na vašom Macu.

Exportovanie poštovej schránky týmto spôsobom neodstráni žiadne správy z vášho e-mailového účtu, vytvorí iba lokálnu kópiu týchto e-mailov na vašom Macu.

Svoju poštovú schránku by ste mali pravidelne exportovať, aby ste mali aktuálnu zálohu svojich archivovaných e-mailov.

Prečítajte si ešte viac tipov na používanie pošty na Macu

Archivácia e-mailov na Macu je skvelý spôsob, ako vyčistiť priečinok doručenej pošty bez straty prístupu k dôležitým správam. Archivácia e-mailov je však len jedným zo spôsobov, ako zlepšiť spôsob používania aplikácie Mail na počítači Mac.

Pozrite si náš zoznam Mailové tipy a triky sa dozviete viac užitočných vecí, napríklad ako prispôsobiť panel s nástrojmi, znížiť počet prijímaných upozornení alebo zaviesť inteligentné pravidlá, vďaka ktorým sa vaša poštová schránka usporiada sama.