Sledujte a triedite nezodpovedané e-maily na svojom Macu a zvýšte produktivitu

Ak nielen dostávate veľa e-mailov každý deň, ale aj odpovedáte, posielate ďalej a ešte viac, potom môže byť naozaj ťažké držať krok. Inšpirovaný a diskusiu na fóre podpory Apple, rozhodli sme sa pomôcť tým, ktorí sa dostávajú do tejto situácie.

Sledovaním e-mailov, na ktoré stále potrebujete odpovedať, a jednoduchou možnosťou ich triedenia môžete zvýšiť svoju produktivitu dvojnásobne. A vďaka flexibilite, ktorú vám ukážeme, môžete rýchlo nájsť e-maily, ktoré čakajú na vaše odpovede.

Súvisiace:

• 21 tipov a trikov Apple Mail, ktoré ste možno nevedeli pre iOS a macOS
• Ako pridať a používať obľúbené emotikony a symboly v aplikácii Mail na Macu
• Všetko nové v Mail pre macOS Catalina

Vytvorte inteligentnú poštovú schránku

Inteligentné poštové schránky sú praktické nástroje na automatické presúvanie správ. Zatiaľ čo e-maily zostávajú na svojom pôvodnom mieste, zobrazujú sa aj v konkrétnej poštovej schránke, ktorú vytvoríte pomocou kritérií; niečo ako pravidlá pošty.

Ak chcete na jednom mieste vidieť, na ktoré e-maily ste neodpovedali, tu je návod, ako nastaviť túto inteligentnú schránku v aplikácii Mail na počítači Mac.

1. Kliknite Poštová schránka > Nová inteligentná schránka z panela s ponukami.
2. Vo vyskakovacom okne pomenujte svoju poštovú schránku s niečím ako „Nezodpovedané e-maily“ alebo čímkoľvek iným.
3. Pre Obsahuje správy, ktoré zodpovedajú [akejkoľvek/všetkej] nasledujúcej podmienke, vyzdvihnúť všetky.
4. V sekcii kritérií kliknite na prvé rozbaľovacie pole a vyberte Na správu sa neodpovedalo.
5. Voliteľne označte políčka pre Zahrnúť správy z koša a od odoslaných.
6. Kliknite OK.

Ak chcete, môžete si to vyskúšať. Pošlite si e-mail a mal by sa zobraziť vo vašej novej inteligentnej schránke. Odpovedzte na ňu a mala by z tejto schránky zmiznúť. (Možno mu budete musieť dať pár sekúnd, kým zmizne.)

Triediť e-maily v inteligentnej schránke

Inteligentné poštové schránky fungujú rovnako ako ostatné, ktoré používate v aplikácii Mail. Ak teda používate klasické rozloženie pre poštu, môžete triediť pomocou stĺpcov. To uľahčuje triedenie kliknutím na dátum prijatia hlavičku a zobrazenie najaktuálnejších e-mailov v hornej časti.

Ak používate predvolené rozloženie v aplikácii Mail, stále môžete rýchlo triediť pomocou niekoľkých metód.

Najprv a najjednoduchšie kliknite na hlavičku stĺpca zoznamu správ a vyberte si Dátum a Najnovšia správa navrchu. Prípadne môžete kliknúť vyhliadka > Triediť podľa a vyberte si Dátum a Najnovšia správa navrchu odtiaľ.

Upravte svoju inteligentnú schránku

Ďalší tip, ktorý môžete použiť s vytvorenou inteligentnou schránkou, je urobiť ju ešte inteligentnejšou! Možno by ste chceli vidieť všetky tie nezodpovedané e-maily z dneška, včerajška alebo tohto týždňa. Úprava inteligentnej schránky vám zaberie len minútu.

1. Vyberte svoju inteligentnú schránku a kliknite na ňu Poštová schránka > Upraviť inteligentnú schránku z lišty menu resp kliknite pravým tlačidlom myši to a vybrať Upraviť inteligentnú schránku z kontextového menu.
2. V poli kritérií kliknite na tlačidlo znamienka plus úplne doprava, aby ste pridali ďalší filter.
3. Pre prvé rozbaľovacie pole vyberte Dátum prijatia a pre druhú vyberte dátum alebo rozsah by ste chceli použiť. Môžete si vybrať z možností ako dnes alebo tento týždeň, je presne alebo je medzi a je pred dátumom alebo je po dátume. Tieto výbery vám poskytujú veľkú flexibilitu.
4. Keď skončíte, kliknite OK.

Rovnako ako pri prvom vytvorení inteligentnej poštovej schránky pomocou vyššie uvedených krokov môžete spustiť rýchly test.

Inteligentné poštové schránky môžete vytvárať alebo upravovať tak, aby zahŕňali všetky druhy kritérií, ako je táto. Ak teda máte možnosť, prezrite si možnosti pre prípad, že uvidíte ďalšie filtre na zahrnutie. A ak je to možné, spustite test a porovnajte tieto kritériá, aby ste zistili, či všetko funguje tak, ako očakávate.

Ste pripravení zvýšiť svoju produktivitu?

Ak necháte nezodpovedané e-maily, ktoré by nemali, môže spôsobiť veľa problémov, najmä pre vašu prácu. Takže ak zistíte, že tento návod je užitočný a niečo, čo budete používať, dajte nám vedieť v komentároch nižšie!