S toliko digitalnih informacij, ki prihajajo in odhajajo iz vaših naprav, je lahko upravljanje elektronskih datotek precejšnja naloga. Te datoteke se neprekinjeno in pogosto hitro premikajo z enega mesta na drugega. Dobro je, da je tehnologija dohitela te težave.
Organizacija datotek 101
Tehnologija omogoča učinkovito skupno rabo, shranjevanje in pridobivanje ter manj težav. Zdaj je omogočen nemoten dostop do potrebnih datotek. Ta članek bo obravnaval nekaj bistvenih nasvetov za izboljšanje učinkovitosti upravljanja datotek in vas vodil pri razvrščanju stvari.
1. Improvizirajte svoj postopek skupne rabe datotek
Ko govorite o učinkoviti organizaciji datotek, ne govorite samo o shranjevanju. Najbolje bi bilo, da se obrnete na to, kako ravnate s temi dokumenti, jih pošiljate ali delite s člani oddelka.
Prvič, faksiranje je standardna metoda skupne rabe dokumentov, ki jo vsakdo v svetu podjetij uporablja vsak dan. Institucije, ki pripadajo financam, pravu in vladi, to ponavadi uporabljajo kot eno od orodij za komunikacijo. Kaj pa, če obstaja način za maksimiranje njegovega potenciala, medtem ko je skupna raba datotek učinkovit proces, kot je faks brez faksa? Ali ne bi pomagalo pri organizaciji stvari po vaši pisarni?
Če se postopek skupne rabe datotek odvija na delovnem mestu, lahko vzpostavite datotečni strežnik ali omrežje za skupno rabo datotek. Ljudem, ki imajo dostop, bi pomagalo pridobiti svoje datoteke.
2. Shranite dokumente na enem mestu
Vprašanje organizacije datotek že dolgo pesti podjetja. Med podjetji je vse večja skrb, ker se veliko njihovih elektronskih datotek med shranjevanjem in prenosom pogosto zamuja. To vprašanje še dodatno zaplete situacijo, ker podjetja pogosto delijo veliko datotek s sodelavci.
Za boj proti temu strokovnjaki predlagajo, da ustvarite eno korensko mapo, ki omogoča enostaven dostop do datotek, ki jih poskušate pridobiti. Pri tej metodi shranite vse svoje delovne datoteke v mapo. Za uporabnike osebnih računalnikov je privzeta možnost Moji dokumenti.
V skupnem okolju lahko ustvarite tudi mapo Dokumenti v skupni rabi. Oba procesa omogočata vašim kolegom, da že na začetku poiščejo bistvene datoteke. Poleg tega to utira pot za enostavno varnostno kopiranje in arhiviranje, ko zmanjka prostora za shranjevanje.
Preberite tudi: 13 najboljših brezplačnih upraviteljev datotek za Windows 10 v letu 2021
3. Izogibajte se shranjevanju datotek na namizju
Ta tema je nadaljevanje druge točke zgoraj. Ne pozabite, da namizje ne bi smelo biti primarni prostor za shranjevanje vaših datotek. Namesto tega bi morala biti čedna in urejena. Če postavite veliko datotek in jih opustite, lahko celoten prostor izgleda nered.
Poleg tega se morda zdi, da je čiščenje delovnega prostora lahko dolgotrajen napor. Za zelo neorganizirano namizje je priporočljivo uporabljati aplikacije, ki pomagajo pri čiščenju in razvrščanju dokumentov.
4. Sledite uveljavljenim smernicam za poimenovanje datotek
Preden shranite svoje delo datoteke v vaši shrambi v oblaku ali korensko mapo, poskusite opazovati njihove uveljavljene sheme poimenovanja datotek. Običajno bodo podjetja poskušala rešiti neenotnost med tisoči dokumentov, ki se premikajo po vsakem oddelku, z vzpostavitvijo pravil in smernic za poimenovanje datotek. Upoštevajte znane znake, kot so podčrtaji, pomišljaji in pike.
Priporočamo tudi uporabo standardnih okrajšav in opisnih imen. Ne pozabite dodati datumov in bodite natančni, če morate. Cilj poimenovanja datotek je pravilno povedati vsebino, ne da bi jo bilo treba odpreti. Upoštevate lahko nekaj standardnih konvencij o poimenovanju, kot so naslednje:
- Po datumu dokumenta;
- Po vrsti dokumenta; in
- Po oddelku ali podjetju.
Na primer, če gre v datoteki za prepozno pismo, lahko uporabite nekaj, kar bo ustrezno ustrezalo vašemu sporočilu. Če se vse to morda zdi pretirano, se vedno spomnite, da vam bodo te majhne podrobnosti pomagale pri identifikaciji in iskanju datoteke.
Preberite tudi: 11 najboljših programov za drobljenje datotek za Mac v letu 2021
5. Redno izvajajte varnostne kopije datotek
Izvajanje varnostnih kopij podatkov je ključni del zagotavljanja nemotenega poteka poslovnih procesov in kontinuitete. Ščiti podjetje pred nesrečnimi dogodki, kot je izguba podatkov, ki je lahko posledica naslednjega:
- Napad zlonamerne programske opreme;
- Poškodbe pogonov;
- Ukradeni pogoni za shranjevanje;
- Napad izsiljevalne programske opreme;
- Vdiranje v račune za shranjevanje; in
- Brisanje datoteke.
Te stvari se je mogoče izogniti, če vzpostavite protokol za varnostno kopiranje. Če želite zagotoviti zadostno zaščito za vaše podjetje, morate uvesti celovit sistem za varnostno kopiranje podatkov, ki sledi tem sklopom procesov:
- redno izvajajte varnostne kopije podatkov;
- Shranjevanje podatkov na pogonih in storitvah v oblaku; in
- Imeti geslo za mape in datoteke
- Shranjevalne pogone hranite na zasebni lokaciji.
Če bi kakršna koli izguba podatkov povzročila vmešavanje v poslovanje, varnostno kopirajte potrebne dokumente. Izbrisane datoteke je mogoče obnoviti če namestite programska oprema za obnovitev. Vendar pa so nekatere podrobnosti iz poslovne transakcije najverjetneje nepopravljive, če so datoteke za shranjevanje vdrte, poškodovane ali izgubljene.
6. Izbrišite stare, nepotrebne datoteke
Brisanje starih datotek je lahko naporna stvar. Vendar morate upoštevati tudi, da ti nepotrebni dokumenti dodajajo nered že tako neurejenemu datotečnemu sistemu. Preverite smernice vašega podjetja o brisanju datotek in se prepričajte, da teh poslovnih datotek ne boste več potrebovali.
Če niste prepričani, ustvarite mapo v svoji korenski mapi in jo poimenujte »neaktivno« ali »staro«. Te stare datoteke shranite v mapo za varno shranjevanje, dokler niste prepričani, da se ne bodo več uporabljale.
7. Ustvarite bližnjice in priljubljene
Te funkcije so odlične za datoteke in mape, ki jih uporabljate vsak dan. Namesto da se prebijate skozi nešteto lokacij za shranjevanje, poskusite ustvariti dostop do teh datotek. Lahko je okoli zavihka Finder za uporabnike Mac ali stranske vrstice File Explorer, če uporabljate osebni računalnik. Z uporabo teh možnosti bi iskanje datotek poenostavilo.
Preberite tudi: 22 najboljših brezplačnih programov za posodobitev gonilnikov za Windows 10, 8, 7 leta 2021 [Posodobljeno]
Zaključne misli: Organizacija je ključna
Vedno si je treba zapomniti, da je najbolje, da svoje datoteke posodabljate in organizirate, da ohranite kohezijo, kjer koli shranite svoje dokumente. Vaš primarni cilj je zagotoviti, da lahko še vedno najdete tisto, kar iščete, po njegovem ustvarjanju v sistemu za upravljanje datotek.
Poleg tega sta pravilno upravljanje in organizacija elektronskih datotek nedvomno ključnega pomena v skupnem okolju. Če vaših kolegov ni zraven, lahko hitro poiščete in dostopate do datotek, ki so jih ustvarili.
Ko se ukvarjate z vsakodnevnimi opravili, upoštevajte tukaj navedene ideje za razvrščanje datotek, ki jih imate. Dolgoročno bo to priročno za vas in vašo organizacijo.