Kako uporabljati številke na Macu: Napredne tehnike

Pred nekaj tedni smo pokrivali osnovne tehnike za uporabo številk v sistemu Mac. Če ste zamudili to objavo, smo raziskali funkcije Numbers, kot so formule, predloge, listi in razvrščanje.

Danes bomo to objavo razširili tako, da bomo obravnavali naprednejše tehnike. Če niste seznanjeni s temami, obravnavanimi v tej prvi objavi, toplo priporočam, da jo preberete, preden začnete s to. Za tiste, ki se s številkami spoznate in želite razširiti svoje delovno znanje, je ta objava za vas.

V tej objavi si bomo ogledali napredne tehnike, kot so ustvarjanje grafikonov, vrtilnih tabel, dodajanje filtriranja in pogojnega oblikovanja ter raziskovanje možnosti kombiniranja števil z AppleScript. To bo malce "level up", zato se pripravite in začnimo!

Kako uporabljati Numbers na Macu: napredne tehnike

Vrtilne tabele

Prva stvar, ki jo bomo obravnavali, je funkcija, ki je razmeroma nova za Numbers na Macu: vrtilne tabele. Včasih je bila to funkcija, v kateri so lahko uživali le uporabniki Excela. Toda v zadnjih posodobitvah je Apple prinesel vrtilne tabele v Mac.

Kaj so torej vrtilne tabele? Za tiste, ki ne vedo, je vrtilna tabela podobna standardni tabeli podatkov, le da je interaktivna. Interaktivni vidiki vrtilne tabele vam omogočajo hitro organiziranje, filtriranje, razvrščanje in boljše razumevanje podatkov v tabeli.

Na primer, v tipični tabeli Numbers boste videli več vrstic in stolpcev s podatki, iz katerih je, ne glede na to, kako organizirani, verjetno težko hitro pridobiti vpogled. Tako lahko to tabelo podatkov preslikate v vrtilno tabelo, ki vam bo hitro prikazala povzetke podatkov, prikazala razmerja med vašimi podatki in drugo.

Če želite ustvariti vrtilno tabelo v Numbers, boste najprej potrebovali tabelo ali obseg podatkov. Obseg podatkov je le vrstica ali stolpec podatkov, medtem ko je tabela niz vrstic in stolpcev.

Izberite obseg ali tabelo in kliknite Vrteča miza v orodni vrstici na vrhu zaslona. Izbrati boste morali eno od teh štirih možnosti:

• Na novem listu: S tem ustvarite nov list, ki vsebuje vašo vrtilno tabelo. To vizualno loči vašo tabelo od vrtilne tabele, da ostanejo stvari organizirane.
• Na trenutnem listu: To doda vrtilno tabelo na list, ki ga trenutno uporabljate, kar vam omogoča hkraten ogled tabele in vrtilne tabele.
• Za izbrane celice na novem listu: Če ne želite ustvariti vrtilne tabele s tabelo, lahko namesto tega izberete obseg. Če izberete to možnost, boste ustvarili vrtilno tabelo za svoj obseg na novem listu.
• Za izbrane celice na trenutnem listu: Nazadnje, kot je bilo pričakovano, ta možnost vzame vaš izbrani obseg celic in ustvari vrtilno tabelo zanje na vašem trenutnem listu številk.

Najboljši način, da se naučite vrtilnih tabel, je, da začnete ustvarjati in eksperimentirati z njimi. V tej objavi nimamo časa, da bi šli kaj bolj poglobljeno od tega, vendar bomo v prihodnji objavi o vrtilnih tabelah, ki jih bomo podrobneje raziskali. Zato spremljajte to!

Ustvarjanje grafikonov

Naslednja napredna tehnika, ki se je boste želeli naučiti pri uporabi Numbers v Macu, je ustvarjanje grafikonov. Čeprav grafikoni niso nujno potrebni pri uporabi številk, so odlično orodje za vizualizacijo.

Za tiste, ki niso seznanjeni z grafikoni, so način za zajemanje podatkov v tabeli in njihov prikaz na bolj vizualen način. To je odlično za hitre vpoglede in prikazovanje podatkov netehničnim posameznikom. Če ste na primer spremljali stroške v Numbers in morate te stroške prikazati med konferenco, lahko ustvarite grafikon in ga prikažete v predstavitvi.

Ustvarjanje grafikona v Numbers je zelo preprosto. Samo izberite grafikon v orodni vrstici in za svoj nabor podatkov izberite 2D, 3D ali interaktivni grafikon. Če niste prepričani, kaj izbrati, potem je verjetno najbolje, da se držite 2D možnosti.

Tudi v tej objavi nimamo dovolj časa, da bi se poglobili v ustvarjanje grafikona. Na splošno pa so tortni grafikoni in palični grafikoni odlična izbira. Tortni grafikoni pomagajo prikazati odstotke in količine, medtem ko so palični grafikoni boljši za primerjavo stvari v vizualni hierarhiji.

Tako kot pri vrtilnih tabelah pomaga eksperimentirati z različnimi možnostmi grafikona. Torej ustvarite nabor podatkov in začnite izdelovati grafikone na podlagi tega nabora podatkov.

Tudi! Še zadnji nasvet. Ko ustvarjate grafikon, ki ima osi X in Y (to imajo na primer palični grafikoni), poskusite ohraniti konstantna števila na osi X in spremenljiva števila na osi Y. Na primer, običajna praksa je, da se časovne spremenljivke postavijo na os X (meseci, leta, tedni, četrtletja itd.), finančne vrednosti pa na os Y (valute, zaslužki, stroški, izgube, rast itd.).

Pogojno označevanje v Numbers na Macu

Druga pomembna tehnika, ki jo morate obvladati v Numbers na Macu, je pogojno poudarjanje. Kot ste morda že opazili, lahko formatirate vsebino v svojih celicah. Spremenite lahko barvo ozadja celice, barvo in vrsto pisave itd.

Tako kot grafikone lahko tudi oblikovanje uporabite za pomoč pri vizualni organizaciji podatkov. Z barvnim kodiranjem vnosov podatkov lahko hitro ločite med pozitivnimi in negativnimi vrednostmi, datumi in zneski v dolarjih, strankami itd.

Seveda lahko ročno spreminjanje vsega tega oblikovanja vzame veliko časa. Tu nastopi pogojno poudarjanje. Omogoča vam ustvarjanje samodejnih pravil, ki takoj spremenijo oblikovanje vaših celic. Torej, če imate odjemalce A, B in C, lahko ustvarite pravila, tako da so vsi vnosi A zeleni, vsi vnosi B modri in vsi vnosi C rdeči.

Če želite nastaviti pravila pogojnega označevanja, izberite celico, obseg celic ali celoten stolpec/vrstico. Nato kliknite Oblika v zgornjem desnem kotu zaslona s številkami. To bi moralo prikazati (ne skriti) ploščo Format na desni strani zaslona.

Na vrhu te plošče izberite Celica. Nato kliknite Pogojno poudarjanje…

Izberite Dodajte pravilo. Nato lahko ustvarite pravilo, ki temelji na številkah, besedilu, datumih itd. Vsaka vrsta pravila ima svoje parametre, zato izberite tisto, ki najbolj ustreza vašim potrebam. Na primer, če želite, da je vsaka celica z besedilom »Odjemalec A« zelena, bi izbrali Besedilo > je ...

Seveda lahko ta pravila spremenite tako, da ustrezajo vašim potrebam. Če pa ga nastavite tako kot jaz, bo barva ozadja vsakič, ko vnesete »Odjemalec A« v celico s temi pravili pogojnega označevanja, takoj postala zelena.

Da bo jasno, to ne spremeni nujno funkcije vaših podatkov ali tabele. Pomaga le vizualno razjasniti stvari in vam prihrani čas.

Oblikovanje številk

Podobno kot pogojno označevanje je oblikovanje števil v aplikaciji Numbers na Macu. Privzeto bodo vse številke, ki jih vnesete v Numbers, videti relativno podobne. Vse številke pa ne smejo biti oblikovane na enak način. Imeli boste datume, ure, valute in odstotke.

Če želite zagotoviti, da so te številke videti tako, kot so namenjene, lahko nastavite pravila za oblikovanje različnih celic in obsegov. Če želite to nastaviti, se boste morali prepričati, da je Oblika je stranska vrstica odprta in želeli boste izbrati Celica spet v tej stranski vrstici.

Opazili boste, da je blizu vrha tega razdelka stranske vrstice spustni meni z oznako Format podatkov. Ko izberete ta spustni meni, boste videli naslednje možnosti:

Vse, kar morate storiti od tu, je, da izberete oblikovanje, ki ga želite uporabiti za izbrane celice. Od takrat naprej bodo vaše celice samodejno ustrezno oblikovane.

In če se odločite številka v spustnem meniju lahko celo izberete število prikazanih decimalnih mest. To je lahko zelo koristno za prikaz informacij, kot želite.

Filtriranje

Druga uporabna možnost prikaza v Numbers na Macu je filtriranje. Filtriranje, podobno kot vrtilne tabele, vam omogoča, da prikažete samo informacije, ki so pomembne za vas. Na primer, s filtriranjem lahko skrijete stroške, ki si jih ne morete privoščiti, prikažete samo stranke, ki jim dolgujete, ali prikažete vse prihajajoče vnose.

Z drugimi besedami, omogoča vam, da izpolnite vse svoje podatke in jih nato filtrirate na podlagi pravil, ki jih izberete.

Pri ustvarjanju pravil filtriranja imate dve možnosti:

• Hitri filtri: To so samodejno ustvarjena pravila filtriranja, ki se prikažejo na podlagi podatkov, ki ste jih vnesli v tabelo. Uporabni so, ko želite samo hitro filtrirati določene informacije in ne želite nujno organizirati svojega nabora podatkov na določen način.
• Pravila filtriranja: Po drugi strani pa so pravila filtriranja pravila, ki jih določite za svojo tabelo/nabor podatkov. So bolj trajni, strukturirani in do njih lahko dostopate kadar koli jih potrebujete.

Če želite uporabiti hitre filtre, izberite stolpec s podatki ali določeno celico, premaknite miškin kazalec nad ustrezno črko stolpca in kliknite puščico, ki se prikaže poleg črke stolpca. To bo prikazalo spustni meni, na katerem boste našli Hitri filter opcije.

Izberite ga, nato izberite med razpoložljivimi možnostmi filtriranja, ki jih predstavlja, da spremenite vidne podatke. Podatki se ne brišejo ali spreminjajo, le skrijejo pred pogledom.

Za pravila filtriranja izberite stolpec, vrstico ali celice, ki jih želite filtrirati. Nato jih kliknite z desno tipko miške in izberite Prikaži možnosti filtra.

Nato lahko v stranski vrstici (ki bi se morala spremeniti, da prikaže možnosti filtriranja) dodate filter v stolpec po vaši izbiri. Tako kot pri pogojnem označevanju lahko ustvarite pravila, ki vam bodo omogočila strateško prikazovanje/skrivanje podatkov.

Obvladovanje COUNTIF v Numbers na Macu

Ena najmočnejših funkcij v Numbers na Macu je COUNTIF. Tehnično obstajajo še druge funkcije »IF«, toda ko boste razumeli, kako deluje COUNTIF, boste lahko ugotovili tudi ostalo.

V bistvu COUNTIF omogoča uporabnikom, da uporabijo formulo za obseg števil, pa tudi izključijo številke, ki ne izpolnjujejo določenih pogojev. Torej "ŠTETE" številke "ČE" izpolnjujejo vaše pogoje.

To lahko na primer uporabite za štetje le prodaje, ki je višja od 100 USD, prezrite stranke, ki so porabile manj kot 10 USD, ali si ogledate samo plačila, ki še niso bila obdelana.

Če želite uporabiti funkcijo COUNTIF, kliknite Vstavi na vrhu zaslona, ​​nato Formula, potem Nova formula. To bo spremenilo stransko vrstico in prikazala vse formule, ki so vam na voljo. V iskalno vrstico te stranske plošče vnesite »ČE« in pritisnite vrnitev.

Ko to storite, boste videli funkcije, kot so IF, SUMIF, AVERAGEIF in seveda COUNTIF. Vse te funkcije izkoriščajo funkcijo IF, zato preprosto izberite tisto, ki ustreza vašim potrebam.

Opazili boste, da obstajajo tudi funkcije »-IFS«. Ti delujejo bolj ali manj na enak način, le da vam omogočajo, da preverite več zbirk za več zbirk, namesto ene same zbirke za en pogoj.

Uporaba funkcije VLOOKUP

Naslednji je VLOOKUP. VLOOKUP je osnovna funkcija Excela in tisti, ki uporabljajo Numbers na Macu, se bodo želeli z njo seznaniti. Ko ste, boste to funkcijo uporabljali ves čas.

Za tiste, ki ne vedo, VLOOKUP je funkcija, ki vam omogoča iskanje določenega podatka, ki ustreza drugemu podatku. Na primer, lahko poiščete urno postavko (stolpec B), ki se zaračuna stranki (stolpec A).

Od tam lahko uporabite vrednost, ki ste jo iskali v drugi funkciji. To je torej odličen način, da začnete organizirati in prenašati dele podatkov okoli svojega nabora podatkov.

Če želite uporabiti VLOOKUP, boste ponovno pregledali korake, izvedene v zadnji tehniki, ki smo jo obravnavali. Izberite Vstavi na vrhu zaslona, ​​nato izberite Formula in Nova formula. To bi moralo spremeniti vašo stransko ploščo, da prikaže ploščo za izbiro formule.

V iskalno vrstico te plošče vnesite »VLOOKUP« in pritisnite vrnitev na vaši tipkovnici. Takoj bi morali videti VLOOKUP.

Pojdite naprej in izberite VLOOKUP, da začnete ustvarjati formulo v celici po vaši izbiri.

Da bo ta funkcija delovala, boste morali izpolniti naslednje podatke:

• Išči: Tukaj boste vnesli vrednost, ki jo želite najti. Vnesete lahko številko ali niz REGEX. Če niste seznanjeni z REGEX, ta objava vas bo pospešil.
• Obseg stolpcev: Naslednji razdelek je izbor celic, po katerih boste iskali. Torej določite, katere celice želite najti Išči vsebina v.
• Povratni stolpec: V stolpcu za vrnitev boste določili, katere podatke želite vrniti. Na primer, če iščete nekoga Plačilo na uro (Stolpec A), boste morda želeli dejansko potegniti vrednost v stolpcu B, ki vsebuje znesek v dolarjih, ki ga zaslužijo. Z drugimi besedami, to je vrednost, ki bo določala, kateri del podatkov bo ta funkcija vrnila.
• Tesno ujemanje: Ta parameter vam omogoča, da izberete, koliko manevrskega prostora boste dali podatkom, ki jih najde vaša formula VLOOKUP. Recimo, da iščete številko »5,5«, vendar formula namesto tega najde »5,6«. Lahko uporabiš Tesno ujemanje da se odločite, ali se bo to pokazalo kot napaka ali če želite, da je dovolj natančno.

In to je to! VLOOKUP je lahko nekoliko težavno, da se ga naučite, a ko to storite, bo resnično zmogljivo orodje v vašem arzenalu. Zato preživite z njim veliko časa, dokler vam ni udobno uporabljati. Ugotovil sem, da imajo skupnosti Reddit za Excel in Numbers veliko vpogleda v delovanje funkcije VLOOKUP, če potrebujete dodatno branje.

Sodelujte s sodelavci

Ena najpreprostejših naprednih tehnik, ki jih bomo obravnavali v tej vadnici o Numbers na Macu, je sodelovanje. V zadnjih posodobitvah je Apple uporabnikom dodal možnost medsebojnega sodelovanja v Numbers.

To je zelo preprost in odličen način, da postanete vi in ​​vaša ekipa bolj produktivni. Če želite to narediti, samo kliknite Sodelujte v orodni vrstici in delite dostop do vaše preglednice z drugimi prek e-pošte, besedila ali AirDrop.

Ljudje, s katerimi sodelujete, bodo morali imeti napravo Apple, po možnosti Mac ali iPad, čeprav bo deloval tudi iPhone.

Ko sodelujete pri datoteki Numbers, boste lahko videli natančna urejanja in prispevke, ki so jih naredili drugi. To je odlično za skupno rabo dokumentov z ljudmi, delo na isti datoteki z uporabo različnih naprav ali ob različnih urah in ohranjanje povezanosti vaše delovne ekipe.

Dodajanje AppleScripta v Numbers

Nenazadnje je precej napredna tehnika za Numbers na Macu uporaba AppleScripta z vašimi preglednicami. Za tiste, ki ne vedo, AppleScript je osnovni skriptni jezik podjetja Apple, ki se lahko uporablja za avtomatizacijo določenih nalog.

Za tiste, ki poznate Excel, imate morda izkušnje z makri. Makri vam omogočajo avtomatizacijo osnovnih opravil, kot je vnašanje številk ali posodabljanje informacij. Je odličen prihranek časa in je vgrajen v Excel.

Na žalost Apple še ni vgradil podobne funkcije kot Numbers. Namesto tega se boste morali zanesti na AppleScript.

Dobra novica je, da je AppleScript precej preprost. Če že imate nekaj izkušenj s programiranjem, bi jih morali hitro pridobiti. In če ne, se lahko naučite osnov ali kopirate kodo, ki so jo drugi napisali na spletu.

Tako kot veliko tega, kar je v tem članku, nimamo časa, da bi se podrobno poglobili v vse stvari, ki jih lahko počnete z AppleScript in Numbers. Samo vedite, da če v Numbers opravljate veliko ponavljajočih se nalog, lahko uporabite AppleScript, da to delo začnete prelagati na svoj računalnik.

Numbers na Macu: Postanite profesionalec

In to je to! Z obvladovanjem tehnik, opisanih v tej objavi, lahko začnete izostriti svoje spretnosti v Numbers na Macu in napredujete v smeri, da postanete pravi profesionalec. Medtem ko je o nekaterih od teh konceptov morda sprva težko razmišljati, obstaja velika verjetnost, da boste vsakodnevno uporabljali veliko teh stvari.

To so odlične tehnike, ki se jih lahko naučite, če želite preživeti delo v Numbers ali Excelu. In tistim, ki številke potrebujejo samo za projekte doma, vam bo to omogočilo, da naredite veliko novih stvari. V spodnjih komentarjih mi povejte, kako nameravate uporabiti te različne tehnike!

Za več vpogledov, novic in vodnikov o vsem, kar zadeva Apple, preverite preostanek bloga AppleToolBox.

Se vidimo naslednjič!