Kako narediti spustni seznam v Excelu

Da bodo opravila vnosa podatkov brezhibna in hitra, se morate naučiti narediti spustni seznam v Excelu.

Excel je zmogljiva programska oprema za vnos podatkov. Uporabite ga lahko za osebne in poklicne potrebe po vnosu podatkov, kot je ustvarjanje seznamov pisarniških potrebščin, izdelava seznamov gospodinjskih potrebščin, ustvarjanje inventarja za majhno podjetje ali dom in še veliko več.

Pri vsakem vnosu podatkov morate vnesti majhne podatke, kot so imena, naslovi, količine, lokacije, cene itd. Ko nekdo revidira to bazo podatkov, bo morda želel vnesti komentarje, kot so revidirano, revizija v teku, najdena napaka itd.

Če vi ali vaš zaposleni začnete to početi ročno, bo doseganje cilja trajalo nekaj dni. Zato morate avtomatizirati Excelov list, kjer zajemate podatke. Ukaz spustnega seznama Excel je osnovna avtomatizacija, ki jo lahko uporabljate, ne da bi se naučili kodiranja Visual Basic za Excel. Preberite o tem, kako narediti seznam v Excelu s spustnim menijem.

Kaj je spustni seznam v programu Microsoft Excel?

Spustni seznam Excel je orodje za preverjanje podatkov v aplikaciji Excel. Za spustni seznam morate izbrati obseg ali seznam podatkov. Nato preprosto uporabite ukaz za preverjanje podatkov za spustni seznam v ciljni celici ali obsegih celic, da dobite predloge za vnos podatkov.

Spustni seznami odpravijo ugibanje pri vnosu podatkov. Prav tako ne boste naredili nič tipkarskih in drugih napak, ko boste uporabljali funkcijo spustnega seznama Excel. Je tudi najbolj razširjeno orodje za avtomatizacijo vnosa podatkov v Microsft Excel.

Tukaj je nekaj scenarijev, v katerih lahko uporabite ta ukaz za preverjanje podatkov:

• Ustvarjate bazo podatkov v Excelu in potrebujete operaterje za vnos podatkov, da vnesete podatke, ki jih potrebujete, brez smeti.
• Želite, da operaterji vnosa podatkov uporabljajo le kategorizirane podatke pri vnosu informacij v Excelov delovni list.
• V Excelu ustvarjate brezplačne spletne ali nespletne obrazce in želite, da uporabnik vnese podatke, ki so na voljo samo v obrazcu, in nič drugega.
• Vaša zbirka podatkov vključuje ponavljajoča se imena, telefonske številke, naslove itd. Prav tako glede na te podatke plačujete položnice ali račune. Zato je natančnost zelo pomembna za projekt. V tem primeru morate v Excelu uporabiti spustne sezname.
• Ustvarjate Excelov list za gospodinjske potrebščine in želite, da družinski člani vnašajo samo z dovoljenega seznama predmetov.
• Vaša ekipa za vnos podatkov zelo rada uporablja bližnjice na tipkovnici in spustni seznami Excel za to ponujajo neprimerljivo priročnost.
• Izdelujete zbirko podatkov o pisarniškem materialu ali zahtevah za nakupe in želite, da zaposleni ustvarijo samo zahteve za nakupe za vnaprej odobrene pisalne potrebščine, strojno opremo IT ali dodatke.

Obstajata dva načina za izdelavo seznama v Excelu s spustnimi puščicami. Eden uporablja vnaprej konfiguriran obseg podatkov, drugi pa ročno vnese možnosti. Spodaj najdete korake za najbolj avtomatiziran spustni meni v Excelu:

• Ustvarite nov delovni list v Excelu in ga poimenujte Baza podatkov.
• Zdaj ustvarite glavo stolpca v celici A1 glede na vrsto ali katero koli drugo ime, ki vam je všeč. Na primer, seznamu spustnega menija dodam glavo stolpca IT strojna oprema v tej vadnici.
• Zdaj kopirajte in prilepite podatke od nekje drugje ali vnesite ročno, da zapolnite celice pod glavo stolpca z elementi, ki jih želite v spustnem meniju.
• Vnašam možnosti zahtevka za nakup naprave IT, kot so Monitor, Zvočnik, RAM, CPE, PC Case, GPE, PSU itd.

Doslej ste uspešno ustvarili zbirko podatkov, iz katere bo ukaz za preverjanje podatkov v Excelu prikazal možnosti ali izbire spustnega seznama. Zdaj pa ustvarimo dejanski spustni seznam tako, da sledimo tukaj omenjenim korakom:

• Izberite celico, v kateri želite narediti spustni seznam v Excelu.
• Zdaj kliknite na podatki zavihek na Meni traku Excel.
• V Podatkovna orodja ukazni razdelek, kliknite Validacija podatkov spustna puščica.
• Odpre se kontekstni meni z nekaj možnostmi. Izberite Validacija podatkov.
• Zdaj bi morali videti Ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov na delovnem listu, kamor želite dodati spustni seznam za Excel.
• Vsebuje tri zavihke. To so Vhodno sporočilo, Nastavitve in Opozorilo o napaki.
• Kliknite nastavitve.
• Pod Kriteriji validacije kliknite spustni seznam pod možnostjo Dovoli meni.
• Izberite Seznam iz spustnega menija.
• Privzeto je Spustni meni v celici in Ignoriraj prazno kljukica mora biti označena. Če ne, jih preverite.
• Kliknite puščico navzgor v Vir polje. The Validacija podatkov pogovorno okno se bo zdaj pomanjšalo na tanko vrstico s praznim poljem.
• Pojdi na Delovni list zbirke podatkov in izberite obseg celic na spustnem seznamu Excel.
• Izberite nekaj praznih celic pod zadnjim elementom. To vam bo pomagalo razširiti seznam brez ponovnega urejanja vira.
• Excel bo samodejno izpolnil izvorne podatke za spustni seznam. Samo klikniti morate puščica navzdol na tanko Validacija podatkov bar.
• Zdaj bi morali znova videti razširjeno pogovorno okno za preverjanje podatkov. Toda tokrat boste videli obseg izvornih podatkov v Vir polje.
• Samo kliknite V REDU, in vse je pripravljeno.

čestitke! V Excelu ste ustvarili svoj prvi spustni seznam. Zdaj preprosto kopirajte to kamor koli drugam, kjer morate prikazati iste elemente, ko zaposleni ali kateri koli drug uporabnik izpolni podatke na listu za vnos podatkov.

Morda boste želeli zakleniti delovni list zbirke podatkov, tako da nihče ne bo mogel spreminjati seznama možnosti na spustnih seznamih na delovnem listu za vnos podatkov. Sledite tem hitrim korakom, da zavarujete elemente seznama:

• Izberite obsege celic, ki jih želite zakleniti.
• Desni klik in nato izberite Oblikuj celice.
• Pojdi na Zaščita zavihek in označite Zaklenjeno možnost.
• Kliknite v redu uporabiti Oblikuj celice spremembe.
• Zdaj pa pojdi na Pregled zavihek na Excelovem traku.
• Izberite Zaščiti list ikona.
• Na Zaščiti list pogovornem oknu vnesite geslo v prazno polje.
• Ponovno vnesite geslo in Excel bo za vedno zaklenil delovni list.

Če želite kratek spustni meni, na primer Da/Ne, Revidirano/Nerevidirano, Dodeljeno/Odprto, Popolno/Nepopolno itd., lahko uporabite ročni seznam namesto metode obsega podatkov. Prihrani čas. Tukaj je opisano, kako lahko ustvarite spustni seznam v Excelu z uporabo elementov seznama:

• Kliknite celico, da zapolnite spustni meni.
• Izberite Validacija podatkov Iz podatki zavihek menija na traku.
• Pod Dovoli meni, kliknite Seznam.
• Zdaj preprosto vnesite seznam elementov v Vir polje.
• Vsak element ločite z vejico.
• Kliknite v redu za uporabo spustnega seznama.

To je najlažji in najhitrejši način za ustvarjanje preprostega spustnega seznama v Excelu. Vendar pa je prva metoda bolj zanesljiva, če boste obilno uporabljali spustne sezname.

Prazen spustni seznam operaterjem za vnos podatkov morda ne pove veliko. Dodati morate posebna navodila, da ne bodo naredili napak. Takole lahko dodate sporočilo z navodili na spustne sezname v Excelu:

• Kliknite katero koli celico, ki vsebuje aktivno Ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov.
• Zdaj pa pojdi na podatki zavihek > Validacija podatkov > kliknite Validacija podatkov.
• Znotraj Validacija podatkov pogovornem oknu kliknite Vhodno sporočilo zavihek.
• Vnesite majhno besedilo za Naslov in nato podrobno sporočilo v Vhodno sporočilo polje.
• Kliknite v redu za uporabo sprememb.

Zdaj, ko uporabnik izbere celico z aktivnim ukazom za preverjanje veljavnosti podatkov na spustnem seznamu, bo videl sporočilo o tem, kako zapolniti celico z uporabo elementov s spustnega seznama.

Če nekdo naredi napako pri uporabi spustnih seznamov na vašem Excelovem listu za vnos podatkov, lahko prikažete tudi sporočilo o napaki. To bo zagotovilo, da bo uporabnik ukrepal za odpravo napake in ne bo preskočil celice. Tukaj so koraki za aktiviranje Prikaži opozorilo o napaki:

• Sledite prej omenjenim korakom, dokler ne dobite Validacija podatkov pogovorno okno.
• Zdaj izberite Opozorilo o napaki zavihek.
• Izberite Slog napake med tremi možnostmi: Ustavi, Opozorilo in Informacije.
• Nato vnesite kratko besedilo za Naslov od Opozorilo o napaki.
• Zdaj vnesite podrobno sporočilo v Obvestilo o napaki polje.

Odlično delo! Z aktiviranim prikazom opozorila o napaki bo delovni list prikazal pogovorno okno z napako, če nekdo vnese kar koli drugega kot elemente, omenjene na spustnem seznamu v Excelu.

Zdaj veste, kako narediti seznam v Excelu s spustnim menijem na dva različna načina. Preizkusite lahko načine, kako narediti Excelove spustne sezname in ustvariti obrazce za vnos podatkov, da pomagate svojim zaposlenim.

S spustnimi seznami v Excelu lahko ustvarite tudi intuitiven seznam gospodinjskih potrebščin za živila, strojno opremo, oblačila, pripomočke in drugo.

Ne pozabite komentirati spodaj, če poznate drug kul način za izdelavo spustnega seznama v Excelu.

Nato se naučite razkrijte vrstice ali stolpce v Excelu in nekaj Predloge koledarjev Excel za vsako leto.