Kako spojiti dokumente iz Excela v Word na 2 načina

Če imate težave s pošiljanjem množične e-pošte ali pošte strankam in strankam s prilagajanjem vsebine vsakega dokumenta, vam lahko pomaga spajanje pošte. Za spajanje dokumentov je najboljša kombinacija Excel in Word. Tukaj najdete, kako združiti dokumente iz Excela v Word na dva preprosta načina.

Spajanje dokumentov je cenovno najugodnejša oblika avtomatizacije pisarniškega dela na namiznih in prenosnih računalnikih. Aplikacijo Microsoft Word morate samo konfigurirati za pridobivanje podatkov za besedila nadomestnih mest iz zbirke podatkov, kot je datoteka Excel, za en dokument.

Ko je nastavljeno, lahko z enim samim klikom ustvarite prilagojena pisma, ovojnice, e-poštna sporočila, imenike, naslovne oznake itd. Če se naučite spajati dokumente iz Excela v Word, lahko ustvarite račune, mesečne račune, podrobnosti o naročnini in številni drugi uradni dokumenti za stotine in tisoče strank v nekaj klikov.

Če se iz Excela naučite izvajati spajanje dokumentov v Wordu, lahko ustvarite s podatki bogata e-poštna sporočila in pošto ter se izognete človeškim napakam, ki predstavljajo tveganje pri ročnem ustvarjanju takih dokumentov. Pa začnimo z metodami za spajanje dokumentov iz Excela v Word.

Obstajata dva načina za spajanje dokumentov iz Excela v Word. Prva je ročna metoda, pri kateri sami dodate besedila nadomestnih mest za en dokument, Word pa naredi ostalo za preostala sporočila ali e-pošto. Naučite se korakov za ročno spajanje pošte tukaj:

Najprej morate ustvariti zbirko podatkov, iz katere bo MS Word pridobil podatke v polja za spajanje dokumentov znotraj predloge e-pošte, pošte, računa itd. Excelovo bazo morate ustvariti tako, da so vsi podatki, ki se nanašajo na enega prejemnika, na voljo v eni vrstici.

Različne podatke lahko ločite v eni vrstici pod različnimi naslovi stolpcev. Ti naslovi stolpcev bodo delovali kot protipostavka za polja za spajanje dokumentov v Wordu. Zdaj lahko ustvarite glavo stolpca, kot želite. Pozneje pa morate manjše popravke naslovov stolpcev, da se ujemajo s polji v Wordu.

Spodaj najdete osnovne korake za ustvarjanje zbirke podatkov za spajanje dokumentov v Excelu. Ta vadnica bo ustvarila račun za mala ali domača podjetja, kjer lahko pošiljate množične račune in mesečne račune na tisoče strank po ugodni ceni, ne da bi se zanašali na drage spletne rešitve ali tretje osebe agencije:

• Ustvarite prazno datoteko Excel in preimenujte ime lista v Računi.
• V ta delovni list morate vnesti vse podatke za spajanje dokumentov.
• Zdaj ustvarite elemente, ki jih želite vključiti v dokument za spajanje dokumentov glave stolpcev. Ti bodo delovali kot Polja za spajanje dokumentov v Wordu.
• Vnesite ime stranke in vse druge povezane informacije pod ustreznim naslovom stolpca v isti vrstici. Če spremenite vrstice za isto stranko, Word ne bo mogel vnesti pravilnih informacij v spojeni dokument.

• Ko se vaša baza strank poveča, lahko začnete dodajati nova imena strank pod Naslov stolpca stranke.
• Prav tako lahko dodate nove podatke za obstoječe ali nove stranke pod posebnimi naslovi stolpcev.
• Vsakič, ko posodobite to zbirko podatkov, bo Wordovo spajanje dokumentov samodejno ustvarilo nov dokument stranke za dodano stranke, izpustite stranke, če nekatere izbrišete, in tudi posodobite številke v dokumentu glede na podatke iz Excela zbirka podatkov.
• Wordovo spajanje dokumentov ne bo uvozilo oblikovanja številk iz Excela. Če želite ohraniti elemente oblikovanja številk, kot so decimalke, simboli valut itd., morate v določena polja za spajanje dokumentov vstaviti kratko kodo. Pozneje v tej vadnici bom omenil kodo in trik za njeno uporabo.

To je to! Uspešno ste ustvarili bazo podatkov Excel za projekt spajanja dokumentov. Odlično opravljeno! Začnimo ustvarjati predlogo za spajanje dokumentov v programu Microsoft Word.

Najprej morate sestaviti e-poštni ali poštni osnutek računa, ki ga želite poslati svojim strankam in strankam. Pismo mora vsebovati nekaj osnovnih podatkov o vas, kot je prikazano spodaj. Ti so statični za vsa e-poštna sporočila in pošto.

• Tvoje ime
• Ime vašega podjetja
• Naslov vašega podjetja
• Logotip podjetja (če obstaja)
• Vrstica za podpis

Zdaj, ko ste ustvarili Wordovo predlogo, ki ji boste dodali polja za spajanje dokumentov, si poglejmo spodnje korake:

• Kliknite zavihek Pošiljanje na traku programa Word in nato izberite Zaženite spajanje dokumentov.

• Iz spustni seznam, izberite vrsto dokumenta, ki ga želite narediti. Izberimo E-poštna sporočila.
• Zdaj znova kliknite Pošiljanje po pošti ampak tokrat izberite Izberite Prejemniki.
• Ker želite izvesti spajanje dokumentov iz Excela v Word, izberite Uporabite obstoječi seznam možnost.

• Zdaj poiščite zbirko podatkov za spajanje dokumentov, ustvarjeno prej v Excelu, in izberite Računi delovni list v Izberite Tabela pogovorno okno.
• Zdaj bi morali videti, da je Pisanje in vstavljanje polj skupina ukazov postane aktivirana v meniju traku Word > Pošiljanje po pošti.

Doslej ste Excelovo zbirko podatkov za spajanje dokumentov povezali z Wordom. Nato se bomo naučili, kako izpolniti zahtevana polja v dokumentu predloge za spajanje dokumentov spodaj:

• Kliknite na Pozdravna linija možnost na zavihku Pošiljanje in ustvarite pozdravno vrstico, ki jo želite dodati. The «GreetingLine» prikazano bo besedilo nadomestnega znaka.

• Zdaj lahko napišete izjavo o plačilu računa. To bo statična izjava, ki bo poslana vsem prejemnikom.
• Pod pozdravno vrstico lahko dodate druga polja za spajanje dokumentov, na primer E-pošta uporabnika«E-pošta_stranke»; Številka računa: «Številka_računa»; Datum računa: «Datum_računa»itd.

• Nato kliknite Vstavi spojno polje možnost za začetek dodajanja dinamičnih komponent projekta spajanja dokumentov.
• Ukaz Vstavi spojno polje bo prikazal vse glave stolpcev, ki so na voljo v zbirki podatkov Excel, ki ste jo dodali v dokument za spajanje dokumentov. Vzemite si čas in dodajte želena polja.

• Dodate lahko na primer ta spojna polja: «Storitvena linija_1»; «Datumska_vrstica_1»; «Znesek_vrstica_1»; «Storitvena linija_2»; «Datumska_vrstica_2»; «Znesek_vrstica_2»; «Znesek_skupaj_».

• Zdaj, ko ste dodali vsa dinamična polja, lahko svojo e-pošto zaprete tako, da dodate zaključno opombo in vrstico za podpis. Še enkrat, to bi bila statična komponenta.
• Zdaj lahko kliknete Predogled rezultatov pod zavihkom Pošiljanje za ogled prvega združenega dokumenta.

Kot lahko vidite v predogledu, znesek računa ne prikazuje valute ali decimalnih mest. Če želite odpraviti to težavo, sledite tukaj opisanim korakom:

• Z desno miškino tipko kliknite «Znesek_vrstica_1» polje za spajanje dokumentov in kliknite Preklopi kode polj.

• Zdaj bi morali videti MERGEFIELD in nato polje.
• Vnesite naslednjo kodo, kot je prikazano na zgornji sliki:

#$0.00

• Zdaj znova izberite polje, kliknite z desno miškino tipko in Preklopi kode polj.

• Nato si oglejte predogled, da potrdite, ali spajanje dokumentov uvaža oblikovanje številk ali ne.
• Zdaj lahko vnesete zgornjo kodo v druga polja za spajanje dokumentov s številkami, kot je «Znesek_vrstica_2» in «Znesek_skupaj_».

Zdaj lahko označite pomembne podatke v e-poštni predlogi. Wordovo spajanje dokumentov bo imelo oblikovanje v vseh drugih dokumentih, ki jih ustvarite v tem projektu spajanja dokumentov.

Ko ste pripravljeni, kliknite Dokončaj in združi > Urejanje posameznih dokumentov > Vse v Združi zapise pogovorno okno. Kliknite v redu za ustvarjanje vseh združenih dokumentov za vsako stranko v bazi podatkov Excel.

Wordovo spajanje dokumentov bo ustvarilo nov dokument s spojenimi e-poštnimi sporočili. Zato morate datoteko shraniti ločeno ali takoj poslati e-pošto.

Drugi način za spajanje dokumentov je uporaba čarovnika za spajanje dokumentov v programu Microsoft Word. Vendar je to zapletena metoda. Izvorno zbirko podatkov v Excelu morate spremeniti glede na razpoložljiva polja za spajanje dokumentov v Wordu. Če želite preizkusiti samodejno spajanje pošte v Wordu, morate storiti naslednje:

• Ustvarite predlogo Wordovega dokumenta in kliknite Pošiljanje po pošti > Zaženite spajanje dokumentov > vrsto dokumenta, ki ga želite izdelati.

• Nato kliknite Zaženite spajanje dokumentov znova in nato izberite Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih.

• Navodila bodo prikazana v šestih korakih v desnem podoknu za krmarjenje Worda.
• Izvesti morate nalogo, prikazano v prvem koraku, in nato kliknite Naprej: Začetni dokument, da sledite čarovniku.

Podatke lahko samodejno spojite v Word iz Excela z uporabo Wordove funkcije spajanja dokumentov. Za to morate imeti pri sebi datoteko Excel. Nato ustvarite nov Wordov dokument in začnite pisati svojo e-pošto ali pošto. Na mestih, kjer morate uvoziti vrednosti iz Excela, kliknite polje Vstavi spajanje dokumentov in dodajte zahtevano vrednost.

Preden to storite, morate dodati bazo podatkov Excel, tako da odprete Pošiljanje > Izberi prejemnike > Uporabi obstoječi seznam in izberete datoteko Excel. Ko ročno ustvarite predlogo dokumenta, dokončajte spajanje dokumentov in Word bo samodejno ustvaril vsa druga e-poštna sporočila ali sporočila za ustrezne prejemnike.

Spajanje dokumentov lahko ustvarite iz Excelovih podatkov, kot običajno naredite za nov seznam stikov ali stikov iz Outlooka. Če pa želite uporabiti podatke iz Excelovega delovnega lista, sledite tem korakom:

• Shranite Excelovo datoteko in Wordovo predlogo za spajanje dokumentov v lokalno shrambo.
• Odprite datoteko Word in kliknite Mailings.
• Zdaj izberite možnost Izberi prejemnike in kliknite Uporabi obstoječi seznam.
• Zdaj se pomaknite do pogona, kjer obstaja Excelova datoteka, jo izberite in kliknite Odpri.
• To je to! Uspešno ste povezali Excelovo datoteko za spajanje dokumentov.

V skladu s čarovnikom za spajanje dokumentov po korakih je naslednjih šest korakov za spajanje dokumentov v Wordu:

• Izberite vrsto dokumenta, kot so pisma, ovojnice, imeniki itd.
• Izberite začetni dokument, kot je trenutni dokument ali obstoječi dokument
• Izberite prejemnike z obstoječega seznama (Excel), Outlookovih stikov ali novega seznama
• Napišite svoje pismo
• Predoglejte si svoja pisma
• Dokončajte spajanje

Zdaj veste, kako spojiti dokumente iz Excela v Word z uporabo ročne metode ali Wordovega čarovnika za spajanje dokumentov. Preizkusite katero koli metodo, odvisno od vašega dokumenta za spajanje dokumentov, baze podatkov in stopnje personalizacije, ki jo potrebujete.

Ne pozabite komentirati spodaj, če poznate še kakšne preproste metode za spajanje dokumentov v Wordu iz Excela. Morda vas bo zanimalo tudi to kako natisniti nalepke iz Excela s spajanjem dokumentov MS Word in združi komentarje in spremembe iz več dokumentov.