Z napredkom tehnologije prihaja še večja potreba po učinkovitosti pri delu. Osnovni triki s preglednicami, kot so formule, tabele in filtri v Google Preglednicah, vam ne morejo več pripeljati daleč. Čeprav je te veščine še vedno nujno poznati, hitro postajajo nekoliko zastarele.
Proizvodnja na delovnem mestu res zahteva nekaj več kot zgolj učinkovitost. Zahteva avtomatizacijo - zahteva makre.
Pomen avtomatizacije
Avtomatizacija se ne uporablja samo v proizvodnji ali raziskavah. Vse bolj se uporablja tudi v aplikacijah za preglednice (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) za programsko podprta opravila. Avtomatizacija je plenilec črnih, ponavljajočih se opravil, pisarniško delo pa je polno te hrane.
Namesto da bi izčrpavali prste in oči s ponavljajočimi se udarci po tipkovnici, moramo le postaviti nekaj pravil, ostalo pa prepustiti avtomatizaciji. Zdaj lahko svoje možgane uporabljamo za analizo anomalij v podatkovnih točkah, iskanje vzrokov, možganske nevihte ali načrtovanje pomembnih dogodkov.
Primarna oblika avtomatizacije, ki se uporablja v programski opremi za preglednice, se imenuje makro.
Google Preglednice
Časi monopola programske opreme Microsoft Excel nad preglednicami so minili. Google Preglednice so z eksplozivnim vstopom v svet vnosa podatkov s strani Googla predstavile nov nov pogled na programsko opremo za preglednice.
Google Sheets je programska oprema za preglednice, ki se uporablja predvsem za računanje in oblikovanje nizov podatkov. Google Sheets se osredotoča na prenosljivost, zaradi česar je njena spletna aplikacija boljša in dostopnejša od standardne namizne programske opreme. Do Googlove preglednice lahko enostavno dostopajo določene osebe za učinkovitejše delovno sodelovanje ali ogled. Programska oprema je primerna tudi za vključitev makrov.
Makro
Makro, iz grške besede makros, neposredno prevaja kot »dolg/velik«. V računalniškem jeziku makro pomeni niz navodil, ki jih je mogoče ponoviti in oblikovati za izvedbo določene naloge. Tudi ustvarjanje preprostih makrov lahko prihrani dragocen čas in trud pri vašem projektu. Bolj ko je makro zapleten, več časa in truda prihranite.
V Google Preglednicah lahko nastavite makre na enega od dveh načinov.
1. Makro snemanje
Ta metoda je najpreprostejša. Dobro deluje za preproste nize navodil. Večji kot so podatki, manj bo ta metoda ustrezala vašim potrebam. Metoda snemanja makrov je večinoma namenjena začetnikom, kot so študenti in lastniki malih podjetij. Tukaj je osnovni primer, ki ga je mogoče uporabiti za avtomatsko oblikovanje.
- Če želite odpreti Google Preglednice, pojdite na docs.google.com/spreadsheets.
- Pojdi do Orodja > Makri > Posnemi makro.
- Pritisnite Ctrl + B (krepko).
- Pritisnite Ctrl + I (poševno).
- Nastavite barvo besedila na rdečo.
- Nastavite velikost pisave na 18.
- Prepričajte se, da je referenca nastavljena na Relativno.
- Pritisnite Shrani.
- Vnesite ime za makro in nastavite številko bližnjice. Vnesete lahko samo do 10 makrov.
Za izvedbo makra pritisnite Ctrl + Alt + Shift + (izbrana številka). Besedilo v izbrani celici bo oblikovalo krepko, ležeče, rdeče in velikost nastavljeno na 18.
Pomislite na snemanje makra, kot je snemanje ukazov, ki bi jih vnesli v računalnik, da bi izpolnili določeno nalogo. Ko aktivirate makro, preprosto ponovi zaporedje teh ukazov naenkrat.
2. Pisanje skripte
Pisanje skripte je bolj zanesljivo, natančno in robustno. Vendar pa je za učenje potrebna praksa. Ta metoda je namenjena naprednim uporabnikom, ki delajo z velikimi nabori podatkov, na primer analitikom podatkov in vodjem projektov, ki želijo lasersko natančnost in čim hitrejše delo.
- Če želite odpreti preglednico, pojdite na docs.google.com/spreadsheets.
- Pojdi do Orodja > Urejevalnik skriptov.
- Spodaj /** @OnlyCurrentDoc */ prilepite:
funkcija FormatText() { var preglednica = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('krepko')
.setFontStyle('poševno')
.setFontColor('#ff0000')
.setFontSize (18);
};
- Pritisnite Ctrl + S da shranite skript.
- Pojdi do Orodja > Makri > Upravljanje makrov.
- Nastavite številko bližnjice za vaš shranjen skript.
Rezultat bi moral izgledati takole:
Če želite izvesti makro, samo pritisnite Ctrl + Alt + Shift + (izbrana številka). Ali pa se lahko pomaknete do Orodja > Makri > (Ime makra) za ročno izvedbo.
Zgornji skript naredi popolnoma isto stvar kot metoda makra zapisov. To je le majhen del tega, kar lahko storite z makro skriptom.
Zaključek
V bistvu so Google Sheets spletna aplikacija za preglednice, ki jo je razvil Google. Makro je zmogljivo orodje za avtomatizacijo preglednic. Zato je smiselno, da ko združite oba, to dramatično poveča delovno učinkovitost. To vam bo zagotovo pomagalo slediti zahtevam vedno večjega delovnega okolja, ki temelji na tehnologiji, in vam bo dalo prednost v pisarni.