Microsoft Excel je odlično orodje za shranjevanje podatkov o kontaktih in naslovih strank, zaradi česar je idealna izbira za ustvarjanje in organiziranje seznama poštnih naslovov vaših stikov. Če pa želite natisniti nalepke za ovojnice, voščilnice itd. s seznama naslovov, ki ste ga ustvarili v programu Microsoft Excel, morate uporabiti funkcijo »Spajanje dokumentov« programa Microsoft Word.
Natančneje, Microsoft Word ponuja zmogljivo funkcijo, imenovano »Spajanje dokumentov«, ki olajša ustvarjanje in tiskanje nalepk iz Excelovega delovnega lista.
V tem priročniku vam bomo korak za korakom pokazali, kako ustvariti seznam poštnih naslovov v programu Microsoft Excel in kako natisniti nalepke s tega seznama s funkcijo »Spajanje sporočil« programa Microsoft Word.
Kako natisniti nalepke iz Excelove datoteke seznama naslovov s pomočjo Wordovega spajanja dokumentov.
Korak 1. Pripravite poštni seznam v Excelu za tiskanje nalepk.
Preden ustvarite in natisnete poštne nalepke, morate pravilno nastaviti seznam naslovov v Excelu. To vključuje vnos naslovov stolpcev za vsak element zahteve, ki ga želite dodati oznakam, kot so ime, priimek, naslov, poštna številka itd.
Poglejmo, kako narediti seznam naslovov v Excelu za tiskanje poštnih nalepk:
1. Odprite Microsoft Excel in ustvarite nov delovni zvezek.
2. Vnesite naslednje naslove stolpcev za vsak element, ki ga mora vsebovati naslov prejemnika:
- Ime
- Priimek
- Naslov ceste
- Mesto
- Država
- Poštna številka
3. Zdaj izpolnite ustrezne informacije pod vsako glavo stolpca.
4. Ko končate, se prepričajte, da ni praznih vrstic ali stolpcev, in shranite delovni list.
2. korak Poimenujte poštni seznam (neobvezno).
Ko ustvarite svoj poštni seznam v Excelu, je koristno, da ga poimenujete. Če nabor podatkov poimenujete, se lahko preprosto sklicujete nanj, ko ga povezujete z Wordovim dokumentom za spajanje pošte.
1. Če želite poimenovati poštni seznam, izberite seznam naslovov, vključno z glavami.
2. Pojdi na Formule zavihek in kliknite na Določite ime iz skupine Definirana imena.
3. Vnesite ime tabele v Ime polje in kliknite v redu.*
* Opomba: Če je ime sestavljeno iz več besed, med njimi uporabite podčrtaj »_« in se izogibajte uporabi presledkov ali vezajev.
4. Shrani in blizu Microsoft Excel.
3. korak Nastavite dokument za spajanje dokumentov v Wordu.
Zdaj je čas, da v programu Microsoft Word nastavite dokument za spajanje dokumentov, da natisnete svoje nalepke.
1. Odprite prazen Wordov dokument.
2. Iz Pošiljanje po pošti kliknite Zaženite spajanje dokumentov in izberite Etikete možnost v spustnem meniju.
3. Izberite prodajalca etikete in številko izdelka v Možnosti etikete pogovorno okno.
4. Nato kliknite na Podrobnosti gumb v spodnjem levem kotu okna.
5. Nadaljujte s prilagajanjem robov nalepk, višine, širine, naklona in velikosti, če je potrebno, in kliknite v redu.
6. Po tem kliknite v redu v pogovornem oknu Možnosti oznake, da shranite spremembe.
4. korak Omogoči pretvorbo formata datoteke med Excelom in Wordom.
Če želite svoj Wordov dokument povezati z Excelovim delovnim listom s seznamom naslovov, morate zagotoviti, da je omogočena pretvorba formata datoteke med obema Microsoftovim programoma.
1. V Wordu kliknite na mapa nato izberite Opcije na dnu leve stranske vrstice.
2. V oknu Wordove možnosti izberite Napredno v levem podoknu.
3. Zdaj se pomaknite navzdol do General, preverite Potrdite pretvorbo oblike datoteke ob odprtju možnost in kliknite v redu.
5. korak Izberite Excelov seznam naslovov za vaše oznake.
Zdaj nadaljujte s "povezovanjem" Wordovega dokumenta z vašim Excelovim seznamom naslovov.
1. V Wordovem dokumentu pojdite na Pošiljanje po pošti znova kliknite Izberite Prejemniki in nato izberite Uporabite obstoječi seznam iz spustnega menija.
2. Poiščite in izberite Excelovo datoteko, ki vsebuje poštni seznam, in kliknite Odprto.
3. V pogovornem oknu Potrditev vira podatkov izberite Datoteke baze podatkov OLE DB in kliknite V REDU.
4. Nato izberite imenovani poštni seznam ali delovni list, ki vsebuje seznam naslovov, in kliknite v redu.
5. Wordov dokument je zdaj zapolnjen z naslovnimi oznakami, ki označujejo "Naslednji zapis".
6. korak Uredite seznam prejemnikov za spajanje dokumentov.
Ko je Wordov dokument povezan z Excelovim poštnim seznamom, nadaljujte s pregledom in po potrebi urejanjem seznama prejemnikov pred končno spojitvijo.
1. notri Pošiljanje po pošti kliknite Uredi seznam prejemnikov.
2. V oknu »Prejemniki spajanja dokumentov« bodo prikazani vsi prejemniki z vašega seznama naslovov. Nadaljujte z razvrščanjem, filtriranjem ali odstranjevanjem prejemnikov, če je potrebno, tako da počistite potrditveno polje poleg prejemnikov, ki jih ne želite vključiti. Nato kliknite v redu potrditi.
korak 7. Prilagajanje polj za spajanje dokumentov (označevanje elementov)
Zdaj nadaljujte s prilagajanjem elementov nalepk in njihovega videza glede na vaše potrebe.
1. Kliknite na Naslovni blok možnost v Pošiljanje po pošti skupina zavihka »Pisanje in vstavljanje polj«.
2. Nadaljujte in določite obliko imena prejemnika, tako da na seznamu razpoložljivih možnosti pod »Vstavi ime prejemnika v tej obliki« izberete tisto, ki jo želite.
3. Nato kliknite Polja ujemanja gumb za ujemanje s pravimi polji s seznama naslovov Excel.
4. V oknu »Match Fields« se prepričajte, da so zahtevana polja za oznake pravilno preslikana v ustrezna polja (glave stolpcev) na Excelovem seznamu naslovov.
Če se ne ujemata, uporabite spustni gumb poleg posameznega polja in izberite pravilen naslov stolpca seznama naslovov v Excelu. Nato kliknite v redu za potrditev ujemanja.
5. Nato kliknite v redu znova, da uveljavite spremembe.
6. Zdaj pa «AddressBlock» nadomestni znak bo prikazan na prvi nalepki.
7. Kliknite Posodobi oznake (na Pošiljanje po pošti zavihek), da posodobite vse druge oznake v Wordovem dokumentu.
8. korak. Predoglejte si svoje oznake in dokončajte spajanje dokumentov.
Zdaj pa poglejmo, kako bodo nalepke videti, ko bodo natisnjene.
1. Na zavihku Pošiljanje kliknite na Predogled rezultatov gumb.
2. Poglejte, kako bodo nalepke videti, če jih natisnete. Če želite spremeniti njihov videz, izberite prvo oznako in uporabite orodja za oblikovanje besedila domov zavihek. Ko končate, kliknite Posodobi oznake v Pošiljanje po pošti da uporabite oblikovanje za vse oznake.
3. Če vse izgleda v redu, pojdite na Pošiljanje po pošti kliknite zavihek Dokončaj in združi možnost in izberite Urejanje posameznih dokumentov iz spustnega menija.
4. V oknu Spoji v nov dokument izberite Vse pod Združi zapise in kliknite v redu.
5. Pojavil se bo nov dokument s poštnimi nalepkami, ustvarjenimi iz vašega Excelovega seznama naslovov, ta dokument pa lahko urejate, oblikujete, natisnete in shranite, kot bi to storili s katerim koli drugim Wordovim dokumentom.
9. korak.Dodatni nasvet: nalepkam dodajte obrobe. (Neobvezno)
Za lažje rezanje nalepk (če še niso izrezane) jim dodajte obrobe.
1. Kliknite na plus (+) ikono na zgornji levi strani dokumenta, da izberete vse oznake.
2. Nato kliknite Meja ikono v plavajočem meniju in izberite Vse meje od možnosti.
3. Med vsako nalepko bodo dodane obrobe, ki bodo olajšale rezanje.
4. Zdaj so vaše nalepke pripravljene za tiskanje.
To je to! Povejte mi, če vam je ta vodnik pomagal, tako da komentirate svojo izkušnjo. Všečkajte in delite ta vodnik, da pomagate drugim.