E-poštne napake imajo lahko neprijetne in celo drage posledice. Da bi vam pomagal preprečiti e-poštne napake, je Microsoft implementiral Outlookove poštne nasvete. Na primer, lahko nastavite MailTips, da sproži opozorilo, ko ste pritisnite gumb Odgovori vsem. Vedno je najbolje, da si vzamete nekaj minut in ponovno preberete svojo e-pošto, preden jo pošljete velikemu seznamu prejemnikov, še posebej, če vsebuje občutljive podatke.
Če še niste uporabljali MailTips, ste prišli na pravo mesto. V tem kratkem vodniku vam bomo pokazali, kako uporabljati poštne namige v Outlooku.
Kako nastavite poštne nasvete?
Upoštevajte, da ta funkcija zahteva račun Microsoft Exchange Server. Z drugimi besedami, funkcija je na voljo samo na e-poštnih računih, ki jih upravlja organizacija. Vaš skrbnik za IT mora omogočiti MailTips v vašem računu; sicer vam ta možnost ne bo na voljo. Hkrati lahko vaš skrbnik za IT uveljavi posebne nastavitve poštnih nasvetov za račune uporabnikov.
Poštni nasveti so privzeto omogočeni v Outlooku. Če želite onemogočiti možnost ali prilagoditi nastavitve, zaženite Outlook, pojdite na
Pojdi do poštni nasveti, in kliknite na Možnosti poštnih nasvetov. Izberite svoj račun in izberite dejanja, za katera želite sprožiti opozorila MailTips.
Če želite onemogočiti poštne nasvete, označite Nikoli ne prikazujte poštnih nasvetov potrditveno polje.
Kako delujejo poštni nasveti
Ko omogočite MailTips, bo Outlook med sestavljanjem sporočila prikazal različna sporočila. Exchange analizira vsebino e-pošte, ki jo pišete. Če zazna težavo, vas bo Outlook obvestil, da boste lahko prilagodili sporočilo, da se izognete neprijetnim situacijam. Na primer, če prejemnik ni v pisarni in jih prosite, naj nujno odgovorijo, vas bodo MailTips obvestili, da tega ne morejo storiti.
Drugi primeri situacij, ki bi lahko sprožile MailTips, vključujejo:
- Prejemnikov nabiralnik je poln.
- Prejemnikov e-poštni naslov je bil začasno onemogočen ali trajno izbrisan.
- Vaš e-poštni naslov krši pravilnike ali omejitve vaše organizacije.
- Nimate dovoljenja za stik s prejemnikom ali pošiljanje e-pošte zunanjim prejemnikom.
- Prejemnikov nabiralnik je moderiran, kar pomeni, da zahteva odobritev sporočila.
Omejitve poštnih nasvetov
- Možnost ni na voljo v načinu brez povezave.
- Če ima vaš seznam prejemnikov več kot 200 prejemnikov, MailTips ne bodo ocenili posameznih nabiralnikov.
Zaključek
MailTips je priročna Outlookova funkcija, ki vam pomaga, da se izognete neprijetnim situacijam, kot je pošiljanje e-pošte napačnim prejemnikom. Na primer, če vaša e-pošta krši pravilnike vaše organizacije, vas bodo MailTips opozorili na težavo. Ali nameravate uporabljati MailTips v Outlooku? Sporočite nam v spodnjih komentarjih.