Izboljšajte uporabniško izkušnjo Gmaila s temi sedmimi vdori v produktivnost.
Gmail je ena najbolj priljubljenih e-poštnih storitev za osebno uporabo. Številne organizacije, ki uporabljajo Google Workspaces, ponujajo tudi Gmail kot e-poštni odjemalec. Google privzeto ponuja veliko zanimive funkcije v Gmailu ki delujejo kot je oglaševano. Toda z nekaj manjšimi popravki bi lahko resnično pomagali izboljšati celotno izkušnjo Gmaila.
Ste že kdaj poslali e-poštno sporočilo in ugotovili, da je napačno zatipkano, in ste si želeli, da ga ne bi poslali? Kaj pa bližnjice na tipkovnici v Gmailu? Ali ste vedeli, da lahko pripravite odgovore za rutino e-poštna sporočila? Če se nikoli niste trudili brskati po meniju z nastavitvami v Gmailu, je tukaj sedem preprostih načinov, kako postati napredni uporabnik Gmaila.
7 Bližnjice na tipkovnici
Naredi vse s tipkovnico
Eden glavnih znakov naprednega uporabnika katere koli aplikacije je poznavanje bližnjic na tipkovnici, ne glede na to, ali uporabljate računalnik z operacijskim sistemom Windows, Mac ali
Chromebook. Z Gmailom jih je ogromno. Google vam olajša priklic, katera bližnjica kaj naredi. Preprosto zadeti Shift + ? in prikazane so vam bližnjice za navigacijo, oblikovanje, izbiro seznama niti, navigacijo Google Chat in še veliko več.Želite ustvariti lastne bližnjice? Nato kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu brskalnika Gmail. Pojdi do Ikona zobnika >Oglejte si vse nastavitve > Napredno > Bližnjice na tipkovnici po meri in izberite Omogoči. Ko je omogočeno, boste videli zavihek z nastavitvami tipkovnice, ki prikazuje vsa dejanja skupaj s tipkami, ki jim ustrezajo. To lahko prilagodite svojim željam in kliknete naprej Shrani spremembe. Prepričajte se le, da ukaz, ki ga prilagodite, ni v nasprotju z drugimi bližnjičnimi ukazi.
6 Razveljavi pošiljanje
Kako pridobiti več časa za preklic pošiljanja e-pošte?
Vsi smo že kdaj v naglici poslali pošto, a smo ugotovili, da smo zamudili nekatere vidike, za razpravo v odgovoru, je bila pošta polna tipkarskih napak ali še huje, pošta je bila poslana na napačno prejemnik. Gmail ponuja privzeti ukaz za razveljavitev pošiljanja 5 sekund, vendar ga je mogoče povečati na 30 sekund.
Kliknite na Ikona zobnika >Oglejte si vse nastavitve > Splošno > Razveljavi pošiljanje. V spustnem meniju zraven izberite med 5, 10, 20 in 30 sekundami medpomnilnika, nato pritisnite Shrani spremembe. Zdaj, ko pošljete e-pošto, boste v plavajoči črni vrstici, ki se prikaže, ko pošljete e-pošto, videli možnost Razveljavi.
5 Predloge
Znebite se sestavljanja ponavljajočih se e-poštnih sporočil
Včasih nekatera e-poštna sporočila zahtevajo enake ali podobne odgovore. V takšni situaciji vam ni treba vsakič znova vnesti celotnega sporočila. Namesto tega lahko ustvarite predloge odgovorov. Kliknite na Ikona zobnika >Oglejte si vse nastavitve > Napredno > Predloge in izberite Omogoči in Shrani nastavitve.
Zdaj, kadar koli napišete odvečno besedilo v a Novo sporočilo (prepričajte se, da je e-poštni podpis izbrisan), to besedilo lahko s klikom shranite kot predlogo Več možnosti > Predloge > Shrani osnutek kot predlogo > Shrani kot novo predlogo. Predlogo lahko poimenujete. Naslednjič, ko želite odgovoriti z enakim besedilom, preprosto izberite potrebno predlogo, namesto da znova vnašate sporočilo.
4 Prilagoditev podokna za branje
Optimizirajte prikazne nepremičnine
Privzeti način, na katerega vam Gmail prikazuje vaša sporočila, ko jih odprete, ne izkorišča najbolje prikazane površine. To še posebej velja, če imate večje zaslone. To lahko prilagodite tako, da omogočite podokno za branje.
Kliknite na Ikona zobnika > Izberi vse nastavitve > Prejeto > Omogoči podokno za branje. Izberite bodisi Desno od mape »Prejeto«. oz Spodaj nabiralnik možnost, da dobite podokna za predogled svojih e-poštnih sporočil, ki ne zahtevajo, da izgubite izpred oči druga e-poštna sporočila.
3 Preklapljanje med številnimi podpisi
Oprostitev pri ročnem spreminjanju podrobnosti podpisa
V profesionalni postavitvi je primerno imeti e-poštni podpis. Toda včasih morda ne boste želeli deliti nekaterih podrobnosti iz svojega podpisa, kot je vaša telefonska številka. Ročno dodajanje ali odstranjevanje stvari iz podpisa je dolgočasno. Namesto tega lahko ustvarite več podpisov in preprosto preklapljate med njimi, odvisno od konteksta ali prejemnika.
Kliknite na Ikona zobnika > izberite vse nastavitve > Splošno > Podpis. Kliknite polje Ustvari novo, da dodate nov podpis. Starejši podpisi bodo prikazani v polju na levi. V spodnjih spustnih menijih lahko izberete privzete nastavitve podpisa: Za nova e-poštna sporočila uporabite in Pri odgovoru/posredovanju. Nato kliknite na Shrani spremembe. Zdaj, ko ste v polju za sestavljanje, boste s klikom na simbol peresa prikazali vse podpise, ki ste jih shranili. Lahko preprosto izberete tisto, ki jo želite uporabiti.
2 Več formatov zvezdic
Pametnejši način za kategorizacijo pomembnih e-poštnih sporočil
Ne glede na to, ali gre za vaš osebni ali poslovni račun, obstaja nekaj e-poštnih sporočil, ki jih želite označiti z zvezdico, da jih hitro dosežete v razdelku z zvezdico v Gmailu. Gmail privzeto dovoljuje uporabo samo rumene zvezdice. Če imate veliko e-poštnih sporočil z zvezdico, je lahko hitro iskanje pravega e-poštnega sporočila, ki ste ga iskali, tudi dolgočasno.
Kliknite na Ikona zobnika > Poglej vse nastavitve > Splošno> Zvezdice. Tukaj lahko izbirate med 1 zvezdico, 4 zvezdicami in vsemi zvezdicami, odvisno od vaših želja, čemur sledi Shrani spremembe. Zdaj lahko preklapljate med zvezdicami tako, da zaporedoma kliknete ikono zvezdice. Na ta način lahko dobite odlične vizualne znake za različne vrste prednostnih e-poštnih sporočil. Če se z miško pomaknete nad zvezdo, vam povemo njeno ime. Ko ste v razdelku Z zvezdico in si želite ogledati samo e-poštna sporočila, označena z zvezdico modra zvezda, preprosto vnesite ta ukaz v Gmailovo iskalno polje: ima: modra zvezda. Določenim vrstam e-poštnih sporočil lahko celo dodelite določene ikone zvezdic.
1 Filtriranje elektronske pošte s primerom
Napolnite svojo mapo »Prejeto«.
To je ena najmočnejših funkcij Gmaila in če jo uporabljate premišljeno, vam lahko resnično pomaga organizirati mapo »Prejeto«, se znebiti neželene e-pošte in ustvariti mape za določene vrste e-pošte. Medtem ko ima Gmail zavihke, kot so Promocija, Posodobitve in Družabno, včasih nekatera e-poštna sporočila zdrsnejo skozi te in se prikažejo na zavihku Primarni. Želite, da ima zavihek Primarno samo zelo pomembna e-poštna sporočila.
Kliknite na Pokaži možnosti iskanja, ki se nahaja na desni strani v iskalni vrstici v Gmailu. Zdaj lahko glede na cilj, ki ga želite doseči, dodate podrobnosti v ustrezna polja, da ustvarite filtre.
Recimo, da želim dodati glasilo (od Brskalnik), ki se prikaže na mojem zavihku Glavno, v mapo, kjer so vsa glasila, na katera sem naročen. V tem primeru bom dodal e-poštni ID osebe Brskalnik glasilo in kliknite Ustvari filter. Na naslednjem zaslonu se mi prikaže več možnosti. sem izbral Preskoči mapo »Prejeto«., Nanesite oznako (ime mape Glasilo), in Filter uporabite tudi za ustrezne pogovore. Tako boste zagotovili, da bo vsako e-poštno sporočilo od Brskalnik bo pristal v moji mapi z glasili in ne bo prikazan v moji mapi »Prejeto«.
Naredite lahko veliko stvari, na primer samodejno arhiviranje trženjskih e-poštnih sporočil, brisanje mape »Prejeto« v Gmailu postaja poln, samodejno briše e-poštna sporočila iz določenih e-poštnih ID-jev ali mape z vsiljeno pošto in še veliko več več.
Prevzem nadzora nad vašim računom Gmail
Zgoraj obravnavanih sedem vdorov bo zagotovo do neke mere izboljšalo vašo izkušnjo Gmaila. Če se seznanite z menijem Nastavitve v Gmailu in Prikaži možnosti iskanja, boste zagotovo postali napredni uporabnik Gmaila. Uporaba teh nasvetov prav tako prihrani veliko časa, ki bi ga sicer porabili za odvečna opravila. Ne pozabite tudi preveriti, kako lahko upravljajte svoja gesla z Googlom.