Kako arhivirati in varnostno kopirati e-pošto na vašem Macu

Nihče ne mara prenatrpanega nabiralnika. Vendar ni treba hraniti starih e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« samo zato, ker se bojite, da bi jih izbrisali. Aplikacija Mail na vašem Macu – tako kot večina priljubljenih e-poštnih aplikacij – vam omogoča arhiviranje e-pošte, da jih skrijete iz mape »Prejeto«, ne da bi jih za vedno izgubili.

Če vaš nabiralnik potrebuje spomladansko čiščenje in vas skrbi, da bi izbrisali nekaj pomembnega, spodaj poiščite, kako arhivirate e-pošto. Pokazali vam bomo tudi, kako lokalno varnostno kopirate e-pošto, da jih ne boste izgubili, tudi če izbrišete svoj e-poštni račun.

Povezano:

• Pošta ne deluje v macOS Catalina, kako popraviti
• Ali se aplikacija Mail vedno prenaša na Mac? Kako popraviti
• Kje so arhivirana sporočila shranjena v pošti v macOS?
• 21 Apple Mail nasvetov in trikov, ki jih morda niste poznali za iOS in macOS

Kaj pomeni arhiviranje v aplikaciji Mail?

Vsi vemo, kaj se zgodi, ko izbrišete e-pošto: to sporočilo se premakne v mapo za smeti, preden čez nekaj časa za vedno izgine.

Nasprotno, ko arhivirate e-pošto na vašem Macu, se premakne v ločeno mapo, vendar se nikoli ne izbriše. Vsa arhivirana e-poštna sporočila si lahko kadar koli ogledate z brskanjem po arhivski mapi. Ostanejo v tej mapi, dokler jih ne izbrišete.

Še bolj priročno, lahko poiščite sporočila v aplikaciji Mail in samodejno išče vašo arhivirano e-pošto in vaš nabiralnik.

Pomislite na arhiviranje e-pošte, kot da bi ga shranili v omari za dokumente. Nikoli vam ga ni treba več pogledati, vendar veste, da ga imate, če ga potrebujete.

Dobro je, da arhivirate račune, potrditve rezervacij, e-poštna sporočila podpore strankam in vse druge uradne dokumente, na katere se boste morda morali v prihodnosti ponovno sklicevati.

Kako arhivirati e-pošto v aplikaciji Mail

Arhiviranje e-pošte v aplikaciji macOS Mail je preprosto. Samo izberite e-poštno sporočilo v mapi »Prejeto« in kliknite Arhiv ikona nad predogledom sporočila, izgleda kot škatla za shranjevanje.

Če ima vaš Mac vrstico na dotik nad tipkovnico, se lahko dotaknete tudi Arhiv ikona, ki se prikaže v vrstici na dotik, ko izberete e-poštno sporočilo.

Lahko pa kliknete e-poštno sporočilo in ga izberete Arhiv iz pojavnega menija.

Izberete lahko tudi e-pošto in pojdite na Sporočilo > Arhiv iz menijske vrstice.

Ali pa za izkušene uporabnike izberite e-pošto in pritisnite Ctrl + Cmd + A da ga takoj arhivirate.

Privzeto arhivirajte sporočila

Če želite povleči po sporočilih, da jih arhivirate, morate to nastaviti kot privzeto dejanje za zavrženje e-pošte. Če želite to narediti, zaženite pošta aplikacijo in pojdite na Pošta > Nastavitve iz menijske vrstice. Pojdite na Ogled zavihek, nato nastavite Premaknite zavržena sporočila vrstica do Arhiv.

Zdaj lahko z dvema prstoma povlečete levo po e-poštnih sporočilih, da jih hitro arhivirate.

Če nastavite Arhiv kot privzeto dejanje, lahko tudi arhivirate e-pošto neposredno iz obvestila na vašem Macu. Če želite to narediti, kliknite Možnosti > Arhiv ko se v zgornjem desnem kotu prikaže opozorilo Mail.

Če te možnosti ne vidite, pojdite na Sistemske nastavitve > Obvestila in se prepričaj Opozorila so vklopljeni za pošta.

Kako najti arhivirana e-poštna sporočila v aplikaciji Mail

Glavna prednost arhiviranja e-pošte namesto brisanja je, da jih je enostavno najti, če jih boste kdaj potrebovali v prihodnosti. Obstaja več načinov za poiščite arhivirano e-pošto na vašem Macu če jih potrebujete.

Ko arhivirate e-pošto v sistemu macOS, aplikacija Mail ustvari arhivsko mapo v vašem e-poštnem računu. V to mapo gre tudi vsa druga e-poštna sporočila, ki jih izberete za arhiviranje iz tega računa.

Pošta ustvari ločene arhivske mape za vsak vaš e-poštni račun. Lahko pa si hkrati ogledate tudi vsa vaša arhivirana e-poštna sporočila iz vseh računov v mapi Ves arhiv.

Najhitrejši način za iskanje arhivirane e-pošte je, da jo poiščete s pomočjo povečevalno steklo v zgornjem desnem kotu aplikacije Mail.

Seznam rezultatov prikazuje, kje se nahaja posamezno e-pošto in vključuje e-poštna sporočila iz vaših arhivskih map, če se katera od njih ujema z iskalnimi izrazi.

Lahko pa dodate arhivske mape v stransko vrstico in se po njih ročno pomikate, da najdete e-pošto.

Če v stranski vrstici ne vidite mape Arhiv, kliknite Dodaj gumb poleg Priljubljene. Nato izberite za dodajanje Ves arhiv s seznama nabiralnikov v spustnem meniju in kliknite v redu.

Zdaj kliknite Ves arhiv v stranski vrstici za ogled vseh vaših arhiviranih e-poštnih sporočil.

Če stranske vrstice sploh ne vidite, pritisnite Shift + Cmd + M da ga razkrije.

Kako varnostno kopirati e-pošto v računalniku Mac

Ko uporabljate Mail za arhiviranje e-pošte na vašem Macu, so ta e-poštna sporočila še vedno shranjena na strežnikih vašega ponudnika e-pošte. To pomeni, da boste izgubili vso arhivirano e-pošto, če izbrišete svoj e-poštni račun ali pozabite geslo.

Seveda se to ne zgodi prav pogosto. Če pa želite zagotoviti, da nikoli ne izgubite svojih arhiviranih e-poštnih sporočil, ustvarite tudi njihovo lokalno varnostno kopijo.

To je enostavno narediti z izvozom arhivskega nabiralnika iz aplikacije Mail.

Če želite to narediti, odprite pošta in pritisnite tipko Control in kliknite Arhiv oz Ves arhiv nabiralnik v stranski vrstici, nato izberite Izvozi nabiralnik.

Izberite cilj, kamor želite shraniti izvožena arhivska e-poštna sporočila. Odvisno od tega, koliko e-poštnih sporočil ste arhivirali v preteklih letih – in koliko velikih prilog je – lahko vaš izvoženi nabiralnik zavzame precej prostora na vašem Macu.

Izvoz nabiralnika na ta način ne izbriše nobenega sporočila iz vašega e-poštnega računa, ampak ustvari samo lokalno kopijo teh e-poštnih sporočil na vašem Macu.

Redno izvažajte svoj nabiralnik, da ohranite posodobljeno varnostno kopijo svojih arhiviranih e-poštnih sporočil.

Preberite še več nasvetov za uporabo pošte v računalniku Mac

Arhiviranje e-pošte na vašem Macu je odličen način za razbremenitev poštnega nabiralnika, ne da bi izgubili dostop do pomembnih sporočil. Toda arhiviranje e-pošte je le eden od načinov za izboljšanje načina uporabe pošte na vašem Macu.

Oglejte si naš seznam Nasveti in triki po pošti če želite izvedeti več uporabnih stvari, na primer, kako prilagoditi orodno vrstico, zmanjšati število obvestil, ki jih prejmete, ali uvesti pametna pravila, da se vaš nabiralnik organizira sam.