Са толико дигиталних информација које долазе и излазе са ваших уређаја, управљање електронским датотекама може бити прилично тежак задатак. Ове датотеке се крећу са једног места на друго без престанка и често журно. Добро је што је технологија ухватила корак са овим проблемима.
Организација фајлова 101
Технологија чини дељење, складиштење и преузимање ефикасним и мање гњаважа. Беспрекоран приступ потребним датотекама је сада омогућен. Овај чланак ће говорити о неким битним саветима који ће вам помоћи да побољшате ефикасност управљања датотекама и водите вас у сортирању ствари.
1. Импровизујте свој процес дељења датотека
Када говорите о ефикасној организацији датотека, не говорите само о складишту. Најбоље би било да се позабавите начином на који рукујете, шаљете или делите ове документе са члановима одељења.
Као прво, факсирање је стандардни метод дељења докумената који свако у корпоративном свету примењује свакодневно. Институције које се баве финансијама, правом и владом имају тенденцију да користе ово као један од алата за комуникацију. Шта ако постоји начин да се максимизира његов потенцијал док дељење датотека буде ефикасан процес као што је факс без факс машине? Зар то не би помогло да организујете ствари око ваше канцеларије?
Ако се процес дељења датотека одвија на радном месту, можете успоставити сервер датотека или мрежу за дељење датотека. То би помогло људима који имају приступ да преузму своје датотеке.
2. Чувајте документе на једном месту
Питање организације фајлова већ дуже време мучи предузећа. То је све већа забринутост међу компанијама јер се велики број њихових електронских датотека често загуби током складиштења и преноса. Ово питање додатно компликује ситуацију јер предузећа имају тенденцију да деле многе датотеке са колегама.
Да би се борили против овога, стручњаци предлажу да направите једну коренску фасциклу како бисте омогућили лак приступ датотекама које покушавате да преузмете. У овој методи, чувајте све своје радне датотеке у фасцикли. За кориснике рачунара, подразумевана је опција Моји документи.
У дељеном окружењу, такође можете да креирате фасциклу Дељени документи. Оба процеса омогућавају вашим колегама да пронађу битне датотеке од самог почетка. Штавише, ово утире пут за лако прављење резервних копија и архивирање када понестане простора за складиштење.
Такође прочитајте: 13 најбољих бесплатних менаџера датотека за Виндовс 10 у 2021
3. Избегавајте складиштење датотека на радној површини
Ова тема је наставак друге тачке изнад. Запамтите, радна површина не би требало да буде примарни простор за складиштење ваших датотека. Уместо тога, требало би да буде уредно и уредно. Постављање много датотека и њихово остављање може учинити да цео простор изгледа претрпан.
Штавише, може изгледати да чишћење вашег оперативног простора може бити дуготрајан подухват. За веома неорганизовану радну површину, препоручује се коришћење апликација које помажу у чишћењу и сортирању докумената.
4. Следите утврђене смернице за именовање датотека
Пре него што сачувате свој рад датотеке у вашем складишту у облаку или роот фолдер, покушајте да посматрате њихове успостављене шеме именовања датотека. Обично ће компаније покушати да реше нејединство између хиљада докумената који се крећу по сваком одељењу успостављањем правила и смерница за именовање датотека. Обратите пажњу на познате знакове као што су доње црте, цртице и тачке.
Такође се препоручује коришћење стандардних скраћеница и описних назива. Не заборавите да додате датуме и будите конкретни ако морате. Циљ именовања датотека је да се исправно каже садржај без потребе за отварањем. Можете пратити неке стандардне конвенције о именовању као што су следеће:
- По датуму документа;
- По врсти документа; и
- По одељењу или компанији.
На пример, ако је датотека о закаснелом писму, можете изабрати нешто што ће одговарати вашој поруци. Ако вам све ово може изгледати неодољиво, увек имајте на уму да ће вам ови мали детаљи помоћи у идентификацији и проналажењу датотеке.
Такође прочитајте: 11 најбољих софтвера за уништавање датотека за Мац у 2021
5. Редовно правите резервне копије датотека
Прављење резервних копија података је кључни део обезбеђивања несметаног тока пословних процеса и континуитета. Он штити компанију од несрећних догађаја као што је губитак података, који може бити резултат следећег:
- Напад злонамерног софтвера;
- Оштећење погона;
- Украдени дискови за складиштење;
- Рансомваре напад;
- Хаковање налога за складиштење; и
- Брисање датотеке.
Ове ствари се могу избећи ако успоставите резервни протокол. Да бисте обезбедили довољну заштиту за своје пословање, потребно је да примените свеобухватан систем резервних копија података следећи ове скупове процеса:
- Редовно правите резервне копије података;
- Чувајте податке на дисковима и услугама у облаку; и
- Имајте лозинку за фасцикле и датотеке
- Држите дискове за складиштење на приватној локацији.
Ако би губитак података довео до сметњи у пословању, направите резервну копију потребних докумената. Избрисане датотеке се могу опоравити ако инсталирате софтвер за опоравак. Међутим, одређени детаљи из пословне трансакције су највероватније неповратни ако су датотеке за складиштење хаковане, оштећене или изгубљене.
6. Избришите старе, непотребне датотеке
Брисање старих фајлова може бити напорна ствар. Међутим, такође морате узети у обзир да ови непотребни документи додају неред у већ неуредан систем датотека. Проверите смернице ваше компаније о брисању датотека и уверите се да вам те пословне датотеке више неће требати.
Ако нисте сигурни, направите фасциклу у својој основној фасцикли и назовите је „неактивно“ или „старо“. Чувајте те старе датотеке у фасцикли на чување док не будете сигурни да се више неће користити.
7. Креирајте пречице и фаворите
Ове функције су одличне за датотеке и фасцикле које користите сваки дан. Уместо да копате кроз безброј локација за складиштење, покушајте да креирате приступ за ове датотеке. Може бити око картице Финдер за кориснике Мац-а или бочне траке Филе Екплорер-а ако користите рачунар. Коришћење ових опција учинило би претрагу ваших датотека лаким.
Такође прочитајте: 22 најбоља бесплатна програма за ажурирање драјвера за Виндовс 10, 8, 7 у 2021. [Ажурирано]
Завршне мисли: Организација је кључна
Неопходно је увек запамтити да је најбоље да ажурирате и организујете своје датотеке како бисте одржали кохезију где год да чувате своје документе. Ваш примарни циљ овде је да гарантујете да и даље можете пронаћи оно што тражите након његовог креирања у систему за управљање датотекама.
Штавише, правилно управљање и организација електронских датотека су несумњиво критични у подешавању заједничког окружења. Ако ваше колеге нису у близини, можете брзо да лоцирате и приступите датотекама које су они креирали.
Док се бавите свакодневним задацима, размотрите идеје које су овде поменуте да бисте сортирали датотеке које имате. Дугорочно, то ће бити згодно за вас и вашу организацију.