Како користити бројеве на Мац-у: напредне технике

Пре неколико недеља, покривали смо основне технике за коришћење бројева на Мац-у. У случају да сте пропустили тај пост, истражили смо функције Нумберс као што су формуле, шаблони, листови и сортирање.

Данас ћемо проширити тај пост покривајући напредније технике. Ако нисте упознати са темама покривеним у том првом посту, топло вам предлажем да га прочитате пре него што прођете кроз овај. За оне који се осећају пријатно са бројевима, међутим, и желе да прошире своје радно знање, онда је овај пост за вас.

У овом посту ћемо погледати напредне технике као што су креирање графикона, стожерних табела, додавањем филтрирања и условног форматирања и истраживањем могућности комбиновања бројева са АпплеСцрипт. Ово ће бити мало „виши ниво“, па се припремите и почнимо!

Како користити Нумберс на Мац-у: Напредне технике

Пивот табле

Прва ствар коју ћемо покрити је функција која је релативно нова за Нумберс на Мац-у: Пивот табеле. Некада је ово била функција у којој су могли да уживају само корисници програма Екцел. Али у недавним ажурирањима, Аппле је донео пивот табеле на Мац.

Дакле, шта су пивот табеле? За оне који не знају, заокретна табела је нешто попут стандардне табеле података, осим што је интерактивна. Интерактивни аспекти изведене табеле омогућавају вам да брзо организујете, филтрирате, сортирате и боље разумете податке у табели.

На пример, у типичној табели бројева видећете неколико редова и колона података из којих је, без обзира колико су организовани, вероватно тешко брзо добити увид. Дакле, можете мапирати ову табелу података у стожерну табелу, која ће вам брзо показати резиме података, показати односе између ваших података и још много тога.

Да бисте направили изведену табелу у Нумберс, прво ће вам требати табела или опсег података. Опсег података је само ред или колона података, док је табела низ редова и колона.

Изаберите опсег или табелу, а затим кликните Ротациона табела на траци са алаткама на врху екрана. Од вас ће бити затражено да изаберете једну од ове четири опције:

• На новом листу: Ово креира нови лист који садржи вашу заокретну табелу. Ово визуелно раздваја ваш сто и стожерну табелу како би ствари биле организоване.
• На текућем листу: Ово додаје заокретну табелу на лист који тренутно користите, што вам омогућава да истовремено видите своју табелу и заокретну табелу.
• За изабране ћелије на новом листу: Ако не желите да креирате изведену табелу користећи табелу, уместо тога можете да изаберете опсег. Ако изаберете ову опцију, креираћете стожерну табелу за свој опсег на новом листу.
• За изабране ћелије на тренутном листу: На крају, као што се и очекивало, ова опција узима ваш изабрани опсег ћелија и креира заокретну табелу за њих на вашем тренутном листу бројева.

Најбољи начин да се ухватите у коштац са заокретним табелама је да почнете да креирате и експериментишете са њима. Немамо времена у овом посту да идемо много дубље од овога, али ћемо објавити будући пост о заокретним табелама и детаљније их истражити. Зато останите са нама!

Креирање графикона

Следећа напредна техника коју ћете желети да научите када користите Нумберс на Мац-у је креирање графикона. Иако графикони нису стриктно неопходни када користите бројеве, они су одличан алат за визуелизацију.

За оне који нису упознати са графиконима, они су начин да преузму податке у табели и прикажу их на визуелнији начин. Ово је одлично за одузимање брзих увида, као и за показивање ваших података особама које нису технички. На пример, ако сте пратили трошкове у Нумберс-у и требате да их прикажете током конференције, можете креирати графикон и приказати га у презентацији.

Прављење графикона у Нумберс је супер једноставно. Само изаберите графикон опцију на траци са алаткама и изаберите 2Д, 3Д или интерактивни графикон за ваш скуп података. Ако нисте сигурни са чиме да идете, онда је вероватно најбоље да се држите 2Д опције.

Опет, немамо довољно времена у овом посту да уђемо у дубину креирања графикона. Али генерално, тортни графикони и тракасти графикони су одличан избор. Тортни графикони помажу да се прикажу проценти и количине, док су тракасти графикони бољи за поређење ствари у визуелној хијерархији.

Баш као и са заокретним табелама, помаже експериментисање са различитим опцијама графикона. Зато направите скуп података и почните да правите графиконе на основу тог скупа података.

Такође! Последњи савет. Када креирате графикон који има Кс и И осу (тракасти графикони, на пример, имају ово), покушајте да задржите константне бројеве на Кс оси и променљиве бројеве на И оси. На пример, уобичајена је пракса да се временске варијабле стављају на осу Кс (месеци, године, недеље, квартали, итд.), а финансијске вредности на И осу (валуте, зараде, трошкови, губици, раст, итд.).

Условно истицање у Нумберс на Мац-у

Још једна важна техника коју треба савладати у Нумберс на Мац-у је условно истицање. Као што сте до сада можда приметили, можете форматирати садржај у својим ћелијама. Можете променити боју позадине ћелије, променити боју и тип фонта итд.

Као и графикони, форматирање се може користити за визуелно организовање података. Уносом података кодирањем боја, можете брзо разликовати позитивне и негативне вредности, датуме и износе у доларима, клијенте и тако даље.

Наравно, ручна промена целог овог форматирања може одузети доста времена. Ту долази условно истицање. Омогућава вам да креирате аутоматска правила која тренутно мењају форматирање ваших ћелија. Дакле, ако имате клијенте А, Б и Ц, можете креирати правила тако да сви А уноси буду зелени, сви Б уноси плави, а сви Ц уноси црвени.

Да бисте подесили правила условног истицања, изаберите ћелију, опсег ћелија или целу колону/ред. Затим кликните Формат у горњем десном углу екрана бројева. Ово би требало да прикаже (не да сакрије) таблу Формат на десној страни екрана.

На врху овог панела изаберите Ћелија. Затим кликните Условно истицање…

Изаберите Додајте правило. Затим можете креирати правило које се заснива на бројевима, тексту, датумима и тако даље. Свака врста правила има своје параметре, па изаберите онај који најбоље одговара вашим потребама. На пример, ако желите да свака ћелија са текстом „Клијент А“ буде зелена, изабрали бисте Текст > је…

Можете, наравно, променити ова правила како би одговарала вашим потребама. Међутим, ако га подесите као што сам ја, онда сваки пут када унесете „Клијент А“ у ћелију са овим условним правилима истицања, боја позадине ће одмах постати зелена.

Да будемо јасни, ово не мора нужно да промени функцију ваших података или табеле. То само помаже да ствари буду јасније визуелно и штеди вам време.

Форматирање бројева

Слично као условно истицање је форматирање бројева у Нумберс на Мац-у. Подразумевано, сви бројеви које унесете у Нумберс ће изгледати релативно слично. Међутим, не треба да се сви бројеви форматирају на исти начин. Имаћете датуме, времена, валуте и проценте.

Да бисте били сигурни да ови бројеви изгледају онако како су намењени, можете поставити правила за форматирање различитих ћелија и опсега. Да бисте ово подесили, желећете да се уверите да Формат бочна трака је отворена, а ви ћете желети да изаберете Ћелија поново на овој бочној траци.

Приметићете да се при врху овог одељка бочне траке налази падајући мени означен Формат података. Када изаберете тај падајући мени, видећете следеће опције:

Све што треба да урадите одавде је да изаберете форматирање које желите да користите за изабране ћелије. Од тада па надаље, ваше ћелије ће аутоматски бити форматиране на одговарајући начин.

И ако бирате Број из падајућег менија можете чак изабрати и број децималних места који се приказују. Ово може бити од велике помоћи за приказивање информација на начин на који желите да се приказују.

Филтрирање

Још једна корисна опција приказа у Нумберс на Мац-у је филтрирање. Филтрирање, слично изведеним табелама, омогућава вам да прикажете само информације које су релевантне за вас. На пример, можете користити филтрирање да сакријете трошкове које не можете да приуштите, прикажете само клијенте које дугујете или прикажете све предстојеће уносе.

Другим речима, омогућава вам да попуните све своје податке, а затим их филтрирате на основу правила која одаберете.

Када креирате правила филтрирања, имате две опције:

• Брзи филтери: Ово су аутоматски генерисана правила филтрирања која се појављују на основу података које сте унели у своју табелу. Они су корисни када само желите да брзо филтрирате одређене информације и не желите да организујете свој скуп података на одређени начин.
• Правила филтрирања: Правила филтрирања, с друге стране, су правила која успостављате за своју табелу/скуп података. Они су трајнији, структуриранији и могу им се приступити кад год вам затребају.

Да бисте користили брзе филтере, изаберите колону података или одређену ћелију, пређите курсором преко одговарајућег слова колоне, а затим кликните на стрелицу која се појављује поред слова колоне. Ово ће приказати падајући мени на коме ћете пронаћи Брзи филтер Опције.

Изаберите га, а затим изаберите неку од доступних опција филтрирања које представља да бисте променили видљиве податке. Подаци се не бришу нити мењају, само су скривени од погледа.

За правила филтрирања изаберите колону, ред или ћелије које желите да филтрирате. Затим кликните десним тастером миша на њих и изаберите Прикажи опције филтера.

Затим, на бочној траци (која је требало да се промени да прикаже опције филтрирања), можете додати филтер у колону по вашем избору. Баш као и код условног истицања, можете креирати правила која ће вам омогућити да стратешки прикажете/сакријете податке.

Савладавање ЦОУНТИФ у Нумберс на Мац-у

Једна од најмоћнијих функција у Нумберс на Мац-у је ЦОУНТИФ. Технички, постоје и друге функције „ИФ“, али када схватите како функционише ЦОУНТИФ, моћи ћете да схватите и остало.

У суштини, ЦОУНТИФ омогућава корисницима да примене формулу на низ бројева, али и да изузму бројеве који не испуњавају одређене услове. Дакле, ви „ЦОУНТ“ бројеве „АКО“ испуњавају ваше услове.

На пример, ово можете да користите да бисте бројали само продају већу од 100 УСД, игнорисали клијенте који су потрошили мање од 10 УСД или само погледали плаћања која нису обрађена.

Да бисте користили функцију ЦОУНТИФ, кликните Уметните на врху екрана, затим Формула, онда Нова формула. Ово ће променити бочну траку да прикаже све формуле које су вам доступне. У траци за претрагу овог бочног панела унесите „ИФ“ и притисните повратак.

Када то урадите, видећете функције као што су ИФ, СУМИФ, АВЕРАГЕИФ и наравно, ЦОУНТИФ. Ово су све функције које користе предност функције ИФ, па само изаберите ону која одговара вашим потребама.

Приметићете да постоје и „-ИФС“ функције. Оне функционишу мање-више на исти начин, осим што вам омогућавају да проверите више колекција за више колекција, а не једну колекцију за један услов.

Коришћење ВЛООКУП-а

Следеће је ВЛООКУП. ВЛООКУП је главна функција Екцел-а и она је са којом ће они који користе Нумберс на Мац-у желети да се упознају. Једном када то учините, видећете да користите ову функцију све време.

За оне који не знају, ВЛООКУП је функција која вам омогућава да потражите одређени део података који одговара другом делу података. На пример, можете потражити сатницу (колона Б) која се наплаћује клијенту (колона А).

Одатле можете да користите вредност коју сте потражили у другој функцији. Дакле, то је одличан начин да почнете да организујете и транспонујете делове података око вашег скупа података.

Да бисте користили ВЛООКУП, вратићете се на кораке предузете у последњој техници коју смо покрили. Изаберите Уметните на врху екрана, а затим изаберите Формула и Нова формула. Ово би требало да промени ваш бочни панел да прикаже панел за избор формуле.

У траци за претрагу овог панела откуцајте „ВЛООКУП“ и притисните повратак на тастатури. Требало би да се ВЛООКУП појави одмах.

Само напред и изаберите ВЛООКУП да бисте започели креирање формуле у ћелији по вашем избору.

Да би ова функција функционисала, мораћете да попуните следеће делове информација:

• Тражити: Овде ћете унети вредност коју желите да пронађете. Можете да унесете број или РЕГЕКС стринг. Ако нисте упознати са РЕГЕКС-ом, овај пост ће вас довести до брзине.
• Опсег колона: Следећи одељак је избор ћелија кроз које ћете претраживати. Дакле, одредите које ћелије желите да пронађете Тражити садржај у.
• Повратна колона: Колона за повратак је место где ћете навести који део података желите да вратите. На пример, ако тражите нечију Хоурли Паи (Колона А), онда бисте можда желели да заиста извучете вредност садржану у колони Б, која садржи износ у доларима који они зарађују. Другим речима, ово је вредност која ће одредити који део података ће ова функција вратити.
• Блиско подударање: Овај параметар вам омогућава да одаберете колико слободног простора дајете подацима које ваша формула за ВЛООКУП проналази. На пример, рецимо да тражите број „5,5“, али формула уместо тога пронађе „5,6“. Можете користити Цлосе матцх да одлучите да ли ће се ово приказати као грешка или желите да рачунате као довољно тачно.

И то је то! ВЛООКУП може бити мало незгодан да се ухватите у коштац, али када то урадите, биће заиста моћан алат у вашем арсеналу. Зато проведите много времена са њим док вам не буде удобно да га користите. Открио сам да Реддит заједнице за Екцел и Нумберс имају много увида у то како ВЛООКУП функционише, ако вам је потребно додатно читање.

Сарађујте са сарадницима

Једна од најједноставнијих напредних техника које ћемо покрити у овом водичу о Нумберс на Мац-у је сарадња. У недавним ажурирањима, Аппле је додао могућност за кориснике да сарађују једни са другима у Нумберс.

Ово је супер лак и одличан начин да учините себе и свој тим продуктивнијим. Да бисте то урадили, само кликните на Сарађујте дугме на траци са алаткама и делите приступ вашој табели са другима путем е-поште, текста или АирДроп-а.

Људи са којима сарађујете ће морати да имају Аппле уређај, по могућности Мац или иПад, иако ће иПхоне такође радити.

Када сарађујете на датотеци Нумберс, моћи ћете да видите тачне измене и доприносе које су други направили. Ово је одлично за дељење докумената са људима, рад на истој датотеци користећи различите уређаје или у различито време и одржавање везе вашег тима на радном месту.

Додавање АпплеСцрипт-а у Нумберс

На крају, али не и најмање важно, прилично напредна техника за Нумберс на Мац-у је коришћење АпплеСцрипт-а са вашим табелама. За оне који не знају, АпплеСцрипт је основни скриптни језик компаније Аппле који се може користити за аутоматизацију одређених задатака.

За оне који су упознати са Екцел-ом, можда имате искуства са макроима. Макрои вам омогућавају да аутоматизујете основне задатке, попут уноса бројева или ажурирања информација. То је сјајна уштеда времена и уграђена је у Екцел.

Нажалост, Аппле још није уградио сличну функцију као Нумберс. Уместо тога, мораћете да се ослоните на АпплеСцрипт.

Добра вест је да је АпплеСцрипт прилично једноставан. Ако већ имате неко искуство у програмирању, требало би да будете у могућности да га преузмете прилично брзо. А ако то не учините, можете или научити основе или копирати код који су други написали на мрежи.

Као и многе друге ствари у овом чланку, немамо времена да се детаљно бавимо свим стварима које можете да урадите са АпплеСцрипт-ом у бројевима. Само знајте да ако нађете да радите много задатака који се понављају у Нумберс-у, можете користити АпплеСцрипт да бисте започели да пребацујете тај посао на свој рачунар.

Нумберс на Мац-у: Постати професионалац

И то је то! Савладавањем техника наведених у овом посту, можете почети да изоштравате своје вештине у Нумберс на Мац-у и напредујете ка томе да постанете прави професионалац. Иако ће вам неке од ових концепата у почетку бити тешко схватити, добре су шансе да ћете на крају користити много ових ствари на дневној бази.

Ово су одличне технике за учење ако желите да радите у Нумберс или Екцел-у за живот. А за оне којима су само потребни бројеви за пројекте код куће, ово ће вам омогућити да урадите читав низ нових ствари. Јавите ми у коментарима испод како планирате да користите ове различите технике!

За више увида, вести и водича о свему што је Аппле, погледајте остатак АпплеТоолБок блога.

Видимо се следећи пут!