Замислите да сте задужени за различите пројекте на свом радном месту и морате да одговарате на разне мејлове у вези са пројектима. Међутим, нису сви пројекти веома важни. Неки би могли бити пројекти развоја заједнице које компанија не жури да изврши, али е-поруке долазе и затрпају ваше пријемно сандуче. Као резултат тога, не можете рећи на коју е-пошту је важно прво одговорити. Постаје досадан задатак сортирати мејлове у потрази за важним на које треба одговорити, а мање важне остављате за касније.
Гмаил је решио овај проблем тако што је својим корисницима омогућио Етикете као средство за организовање њиховог пријемног сандучета. Користите друге добављаче е-поште као што је Оутлоок Фасцикле који имају сличну функцију као и ознаке. Ознаке омогућавају корисницима Гмаил-а да категоришу своју пошту како год желе. На пример, ако радим са различитим тимовима на два пројекта, рецимо, „Стављање пумпе за сервисну воду“ и „Анализа тржишта производа Кс“, онда ћу имати две ознаке, једну за сваки од пројеката, и ако добијем е-пошту од неког од чланова тима, пошта ће аутоматски бити додељена ознаци коју сам направио за пројекат коме припадају. Ово олакшава тражење одређене е-поште.
Пре него што наставим, имајте на уму да Гмаил нема фасцикле, али има ознаке, које обављају посао фасцикли и још много тога. Можете да преместите своје имејлове на било коју ознаку, креирате онолико ознака колико желите, а најбоља ствар у вези са ознакама је то што е-порука може припадати више од једне ознаке.
Пражњење Гмаил фолдера
Под претпоставком да сте завршили сав посао на пројекту и све комуникације у вези са пројектом су постале ирелевантне и не желите да их архивирате, онда можете трајно да избришете имејлове у пројекту етикета. Имајте на уму и да ако користите бесплатни Гмаил, ограничени сте на само 15 ГБ простора за складиштење. То значи да када искористите до 15 ГБ, ваша е-пошта ће бити попуњена и мораћете или да купите више простора за складиштење или да избришете старе е-поруке да бисте направили простор. Дакле, редовно брисање е-поште је још један начин да сачувате простор на Гмаил складишту.
Трајно брисање садржаја ознаке је лако са Гмаил-ом. Пратите доле наведене кораке да бисте избрисали садржај своје ознаке:
Први корак:
Пријавите се на свој Гмаил на рачунару ако већ нисте пријављени. Можете да приступите Гмаил-у овде.
Други корак:
На левој страни странице померите се надоле до ознаке коју желите да испразните. Кликните на етикету да бисте је отворили. Рецимо да желим да отворим ознаку „Признанице“.
Трећи корак:
У горњем левом углу налепнице кликните на падајућу стрелицу испод квадрата. Појавиће се искачући прозор са различитим опцијама. Изаберите Све од опција. Ово ће изабрати све разговоре на страници. Такође можете кликнути на квадрат.
Четврти корак:
Ако број мејлова у налепници није већи од 50, а све поруке е-поште у налепници су приказане на страници, онда ће све бити изабране; али ако је број е-порука у ознаци већи од 50, тада ће бити изабрано само првих 50 е-порука. Да бисте изабрали све имејлове у налепници, кликните на Изаберите Свих 3.600 (број зависи од укупног броја е-порука у вашој етикети) разговора у Промоцијама (Назив ознаке).
Пети корак:
Сада су изабране све е-поруке у ознаци. Идите на врх странице и кликните на симбол канте за отпад. Ако пређете мишем преко симбола, он ће се приказати Избриши. Кликните да бисте избрисали сав садржај налепнице.
Надам се да сте успешно испразнили своју фасциклу/ознаку у Гмаил-у. Постоје случајеви када не желите само да испразните фасциклу, већ да је потпуно уклоните из Гмаил-а. Гмаил пружа једноставан начин за уклањање ознаке. Дакле, ако можда желите да избришете целу ознаку, то можете учинити тако што ћете урадити следеће:
- Дођите до ознаке коју желите да уклоните и пређите мишем преко ње.
- Ознака ће бити истакнута, а на десном крају истицања појавиће се три тачке. Тачке су привремене и нестаће када уклоните миша.
- Померите миша на три тачке и кликните на њих.
- Појавиће се искачући прозор са опцијама. Кликните на Уклони ознаку да бисте уклонили ознаку са свог Гмаил-а.
Горе наведени кораци показују како да уклоните целу ознаку са свог Гмаил налога. Знати како правилно управљати својом поштом кључна је вјештина за продуктиван рад, посебно за оне чији посао захтијева руковање пуно поште.