Med så mycket digital information som kommer in och ut från dina enheter, kan det vara en ganska stor uppgift att hantera elektroniska filer. Dessa filer flyttas från en plats till en annan nonstop och ofta med hast. Det är bra att tekniken har kommit ikapp dessa problem.
Filorganisation 101
Tekniken gör delning, lagring och hämtning effektiv och mindre krångel. Sömlös åtkomst till nödvändiga filer är nu möjlig. Den här artikeln kommer att diskutera några viktiga tips för att förbättra din filhanteringseffektivitet och vägleda dig i att sortera saker.
1. Improvisera din fildelningsprocess
När du talar om effektiv filorganisation pratar du inte bara om lagring. Det är bäst att ta upp hur du hanterar, skickar eller delar dessa dokument med avdelningsmedlemmar.
För det första är fax en standardmetod för dokumentdelning som alla i företagsvärlden implementerar dagligen. Institutioner som tillhör finans, juridik och regeringen tenderar att använda detta som ett av verktygen för att kommunicera. Tänk om det finns ett sätt att maximera dess potential samtidigt som fildelningen blir en effektiv process som faxa utan fax? Skulle det inte hjälpa att organisera saker runt ditt kontor?
Om fildelningsprocessen sker på arbetsplatsen kan du upprätta en filserver eller ett fildelningsnätverk. Det skulle hjälpa människor som har tillgång att hämta sina filer.
2. Lagra dokument på ett enda ställe
Frågan om filorganisation har plågat företag under lång tid nu. Det är ett växande problem bland företag eftersom många av deras elektroniska filer ofta blir felplacerade under lagring och överföring. Det här problemet komplicerar situationen ytterligare eftersom företag tenderar att dela många filer med kollegor.
För att bekämpa detta föreslår experter att du skapar en enda rotmapp för att ge enkel åtkomst till filerna du försöker hämta. Med den här metoden lagrar du alla dina arbetsfiler i en mapp. För PC-användare är standardinställningen Mina dokument.
I en delad miljö kan du också skapa en mapp med delade dokument. Båda processerna gör det möjligt för dina kollegor att hitta viktiga filer redan från början. Dessutom banar detta väg för enkel säkerhetskopiering och arkivering när lagringsutrymmet tar slut.
Läs också: 13 bästa gratis filhanterare för Windows 10 2021
3. Undvik att lagra filer på ditt skrivbord
Detta ämne är en uppföljning av den andra punkten ovan. Kom ihåg att ditt skrivbord inte ska vara det primära lagringsutrymmet för dina filer. Istället ska det vara snyggt och snyggt. Att placera många filer och lämna dem utanför kan få hela utrymmet att se rörigt ut.
Dessutom kan det verka som en tidskrävande ansträngning att städa ditt arbetsutrymme. För ett mycket oorganiserat skrivbord rekommenderar vi att du använder applikationer som hjälper till att rensa och sortera dina dokument.
4. Följ fastställda riktlinjer för filnamn
Innan du sparar ditt arbete filer i din molnlagring eller rotmapp, försök att observera deras etablerade filnamnsscheman. Vanligtvis kommer företag att försöka lösa oenighet bland tusentals dokument som rör sig runt varje avdelning genom att fastställa regler och riktlinjer för filnamn. Lägg märke till välbekanta karaktärer som understreck, streck och prickar.
Det rekommenderas också att använda standardförkortningar och beskrivande namn. Glöm inte att lägga till datum och var specifik om du måste. Målet med att namnge filer är att korrekt berätta innehållet utan att behöva öppna dem. Du kan följa några vanliga namnkonventioner som följande:
- Efter dokumentdatum;
- Efter dokumenttyp; och
- Per avdelning eller företag.
Till exempel, om filen handlar om ett försenat brev, kan du välja något som stämmer överens med ditt meddelande. Om alla dessa kan verka överväldigande, kom alltid ihåg att dessa små detaljer kommer att hjälpa dig att identifiera och hämta filen.
Läs också: 11 bästa filförstörarprogramvaran för Mac 2021
5. Utför säkerhetskopiering av filer regelbundet
Att utföra säkerhetskopiering av data är en avgörande del för att säkerställa ett smidigt flöde av affärsprocesser och kontinuitet. Det skyddar företaget från olyckliga händelser som dataförlust, som kan vara ett resultat av följande:
- Skadlig programvara attack;
- Skador på enheterna;
- Stulna lagringsenheter;
- Ransomware attack;
- Hacking av lagringskonton; och
- Radering av fil.
Dessa saker kan undvikas om du upprättar ett säkerhetskopieringsprotokoll. För att ge ditt företag tillräckligt skydd måste du implementera ett omfattande system för säkerhetskopiering av data enligt dessa uppsättningar av processer:
- Utför säkerhetskopiering av data regelbundet;
- Lagra data på enheter och molntjänster; och
- Ha ett lösenord för mappar och filer
- Förvara lagringsenheterna på en privat plats.
Om någon dataförlust skulle resultera i en affärsstörning, säkerhetskopiera de nödvändiga dokumenten. Raderade filer kan återställas om du installerar återställningsprogramvara. Vissa detaljer från en affärstransaktion är dock troligen oåterkalleliga om lagringsfilerna hackas, skadas eller går förlorade.
6. Ta bort gamla, onödiga filer
Att ta bort gamla filer kan vara en nervös sak att göra. Men du måste också tänka på att dessa onödiga dokument lägger till röran till ett redan rörigt filsystem. Kontrollera ditt företags riktlinjer för radering av filer och försäkra dig om att du inte behöver dessa företagsfiler igen.
Om du är osäker, skapa en mapp i din rotmapp och döp den till "inaktiv" eller "gammal." Lagra de gamla filerna i mappen för förvaring tills du är säker på att de inte kommer att användas längre.
7. Skapa genvägar och favoriter
Dessa funktioner är bra för filer och mappar som du använder varje dag. Istället för att gräva dig igenom myriader av lagringsplatser, försök att skapa åtkomst för dessa filer. Det kan vara runt Finder-fliken för Mac-användare eller filutforskarens sidofält om du använder en PC. Att använda dessa alternativ skulle göra din filsökning en bris.
Läs också: 22 bästa gratis drivrutinsuppdateringar för Windows 10, 8, 7 2021 [Uppdaterad]
Avslutande tankar: Organisation är nyckeln
Det är viktigt att alltid komma ihåg att det är bäst att hålla dina filer uppdaterade och organiserade för att bibehålla sammanhållning var du än lagrar dina dokument. Ditt primära mål här är att garantera att du fortfarande kan hitta det du letar efter efter att det skapats i ett filhanteringssystem.
Dessutom är korrekt hantering och organisation av elektroniska filer utan tvekan avgörande i en delad miljö. Om dina kollegor inte är i närheten kan du snabbt hitta och komma åt filer som skapats av dem.
När du går med dina vardagliga uppgifter, överväg de idéer som nämns här för att sortera filerna du har. I det långa loppet kommer det att vara bekvämt för dig och din organisation.