Förbi organisera dina filer i mappar, kan du hitta dem snabbare. Beroende på vilken tjänst du använder kan du till och med sätta färg på dem. Dropbox använder också mappar för att hjälpa dig hålla dina filer organiserade och göra dem lätta att hitta. Du kan till och med skapa undermappar om det gör att du kan hålla koll på saker och ting.
Även om du inte är tekniskt kunnig kan du enkelt skapa och radera mappar. Dropbox döljer inte dessa alternativ långt ner i inställningarna. Du kan enkelt hitta dem på huvudsidan.
Hur man skapar och raderar en mapp på Dropbox
Du kan inte radera en mapp som du inte har skapat, så för att skapa en mapp på Dropbox måste du klicka på alternativet Skapa. När menyn visas väljer du mappalternativet.
På nästa sida måste du namnge din mapp och bestämma vem som har åtkomst till den. Du kan välja mellan två alternativ: Endast du eller specifika personer. Om du väljer att dela mappen med andra måste du lägga till deras e-postmeddelanden i nästa steg. Skapa på den blå knappen Skapa för att börja använda din nya mapp.
När mappen har skapats ser du tre prickar till höger. Genom att klicka på dem får du tillgång till alternativ som:
- Dela med sig
- Kopiera länk
- Öppna in
- Ladda ner
- Lägg till automatisering
- Radera
- Döp om
- Flytta
- Kopiera
- Stjärna
- Fäst till Dropbox
- Aktivitet
Alternativet Lägg till automatisering låter dig organisera filerna i din mapp på olika sätt. Du kan till exempel välja mellan alternativ som:
- Välj en kategori att sortera filer efter – När en fil läggs till är den organiserad i mappar grupperade efter månad eller år.
- Ange en regel som byter namn på filer – När du lägger till en fil döps den om efter datum, initialerna skrivs med stora bokstäver och separatorerna debiteras med distans/understreck/streck.
- Konvertera filer till PDF-filer – Konverterar filen till PDF-filer.
- Välj ett bildformat att konvertera filer till – När du lägger till en fil som du markerat som stödd konverterar Dropbox den automatiskt till JPG ELLER PNG.
- Välj ett filformat att konvertera videor till – När du väljer vilken typ av filer du vill att Dropbox ska känna igen kan du spara dem som MP4 eller MOV.
- Packa upp filer – Gör precis som namnet säger
- Välj ett filformat att konvertera ljudfiler till – Efter att ha valt de typer av ljudfiler som du vill att dina filer ska stödja, kan du låta Dropbox spara dem till MP3 WAV eller M4A.
Radera mappen
Om du någonsin behöver radera din mapp, välj den så att den är markerad och klicka på alternativet Ta bort längst upp.
Hur man lägger till taggar i Dropbox-mappar
Efter ett tag kan du skapa så många mappar att de kan bli utmanande att hitta. Du kan enkelt hitta dem i sökfältet genom att lägga till taggar. För att lägga till en tagg till valfri mapp, klicka på rutan till vänster om mappen. Rutan visas när du placerar markören på den. På den högra rutan ser du den här takten där du kan lägga till dina taggar.
Nästa gång du söker efter den taggen kommer Dropbox att visa dig en lista över alla tillgängliga mappar med den taggen.
När du skapar taggar, kom ihåg att de måste vara mindre än 32 tecken långa och endast kan ha understreck, bokstäver och siffror. Du kan lägga till så många som 20 taggar i en enda mapp. Förutom att använda sökfältet högst upp ser du också taggarna du har skapat i den högra rutan. Klicka på en tagg så visar Dropbox dig alla mappar med den taggen.
Ta bort taggar
Om du behöver ta bort en tagg från en mapp, markera rutan till vänster om rutan för att välja mappen. Klicka nu på X på taggen som du ser i den högra rutan. Det är allt som finns. Om andra mappar behöver ta bort en tagg, upprepa helt enkelt processen för varje mapp.
Lägger en Dropbox-mapp i en annan
Det är också möjligt att flytta en mapp in i en annan om det är något du behöver göra. Markerade mappen så att den är markerad, klicka på prickarna högst upp och välj alternativet Flytta.
Du måste välja vilken mapp du vill flytta den till i nästa fönster.
Glöm inte att klicka på den blå Flytta-knappen för att avsluta och spara dina ändringar. Du kan också göra en mapp enklare att hitta genom att fästa den. Klicka på prickarna till höger och välj alternativet Fäst till Dropbox.
När du har fäst mappen kan du hitta de fästa mapparna i den högra rutan under Fästa objekt.
Hur du delar dina Dropbox-mappar
Du vet vad de säger, ¨dela är omtanke¨. När det finns en mapp du vill dela, placera markören över mappen du vill dela. Dela-knappen visas; den har en pil som pekar uppåt.
I nästa steg måste du lägga till e-postmeddelandena. Men en sak att se över är vad dessa personer får göra med filen. Som standard kommer den att ställas in på att alla kan redigera. Klicka på rullgardinsmenyn för att bara tillåta dem att se mappen och inte redigera.
Genom att klicka på Inställningar kan du få länken för redigering och visning. Du kan också hantera åtkomst och välja mellan mappmedlemmar eller bara ägaren.
Så här ser du din Dropbox-aktivitet
Att veta hur du ser din Dropbox-aktivitet kan vara till hjälp. Till exempel skapade du så många mappar och andra saker att du inte kommer ihåg namnet på en av dem. I alternativet Visa din aktivitet kan du filtrera din aktivitet efter vad du gjorde. Du kan filtrera efter saker som:
- Lagt till
- raderade
- Redigerat
- Flyttat eller bytt namn
- Spola tillbaka
Slutsats
Som du kan se finns det mycket du kan göra med dina Dropbox-mappar. Du kan enkelt skapa så många du behöver och radera dem. Du kan låta Dropbox konvertera dina filer till det du har valt när en ny fil läggs till. Sedan finns det möjlighet att lägga till en mapp i en annan för att enkelt hitta. Hur håller du dina mappar organiserade? Dela dina tankar med mig i kommentarerna nedan, och glöm inte att dela artikeln med andra på sociala medier.