Coronavirus-pandemin har medfört nya utmaningar, särskilt när det kommer till att arbeta hemifrån. Det kan vara särskilt svårt när man har ett team som försöker arbeta på ett projekt tillsammans. Virtuellt samarbete har blivit det nya normala i den moderna arbetsmiljön när team försöker arbeta från flera platser eller till och med kontinenter.
Google Docs är ett fantastiskt samarbetsverktyg som är flexibelt för lagarbete och som lätt kan nås, även från smartphones. Men med denna flexibilitet finns det fortfarande ett behov av e-postintegration. E-post har blivit ett kärnverksamhetskommunikationsverktyg. Flera e-postmeddelanden slängs i papperskorgen, och vissa är bättre att arkiveras. När du arbetar med bekräftande verktyg kan vissa ändringar behöva åtgärdas eller ses av andra teammedlemmar. Den här funktionen kan vara praktisk för att spåra mötesinbjudningar, e-postscheman och mycket mer.
Integrera e-post i Google Dokument
Google har några funktioner som hjälper dig att slå samman dina Google-dokument och e-postmeddelanden. För det första alternativet, följ stegen nedan.
Aktivera skapande av dokument
Logga in på din Gmail och klicka på den kugghjulsformade ikonen uppe till höger. Efter detta, klicka på inställningar. Nära det övre mitten klickar du på fliken Labs och rullar långsamt nedåt. Klicka på Aktivera nästa för att skapa ett dokument. Efter detta, spara de ändringar som gjorts. Så nästa gång du vill spara din e-post i Google docs klickar du bara på knappen mer. Den här knappen är högst upp i mitten av meddelandeläsningspanelen. Klicka sedan på Skapa ett dokument. En flik öppnas och därifrån är det mycket enkelt att redigera eller spara. Du kan till och med exportera till pdf eller andra filformat.
Bilaga till Google Dokument
Det andra alternativet du har är att klicka på fliken Arkiv i Google-dokumentet, scrolla ner och du kommer att få alternativet "E-post som bilaga". När du väljer det här alternativet kommer ett e-postpopup att visas som visas i diagrammet nedan. Här har du möjlighet att lägga till e-postadressen till den medlem du vill skicka dokumentet till, även du har privilegiet att mata in ett meddelande i brödtexten innan du delar dokumentet. Denna integration har underlättats av Google. Gmail-kontot som används för att komma åt Google-dokumenten kommer att användas för att skicka ut e-postmeddelandet.
Man kan också integrera och konvertera Google-dokument till e-postmeddelanden genom att lägga till en Google Chrome-tillägg från Chrome-webbutiken och sedan välja tillägget. När du har laddat ner Google-tillägget lägger du till det. Du kommer då att se en knapp som säger "Öppna i Gmail." När du klickar på den här knappen får du ett popup-fönster som säger "Vi konverterar Google-dokument i e-postmeddelandet." Efter detta får du en bekräftelse på att ditt Google-dokument har skickats som en Gmail- eller Google-app e-post.
Chrome-tillägg
Man kan också integrera e-postmeddelanden med Google docs genom att lägga till ett chrome-tillägg för att redigera e-postmeddelanden i Google docs, du kan få chrome-tillägget. Det här tillägget erbjuder lyxen att redigera e-postmeddelanden i Google docs. När du har laddat ner tillägget klicka på lägg till tillägg.
När du har öppnat e-postmeddelandet, kontrollera och klicka på ikonen "Redigera i Google Dokument" i e-postmeddelandet för Google-applikationen eller Gmail. Du kan få ett meddelande om att du godkänner åtkomst till Google Drive. Välj alternativet lägg till Google Drive-konto. Detta kommer att vara avgörande när du vill spara e-postmeddelanden på din Google Drive efter att ha redigerat e-postmeddelanden i Google docs. Den här funktionen är användbar, särskilt när du arbetar med ett projekt med ett stort team.
Njut av ett enklare, bekräftande arbetsflöde
Dessa är bland de få sätten att integrera Google-dokument och e-postmeddelanden. Du kan njuta av de extra funktionerna och optimera din produktivitet genom att arbeta sömlöst och samarbeta online med andra projektteam.