Hur man använder siffror: Grunderna för Mac-användare

Idag ska vi ta upp ett ämne som jag har velat ta upp ett tag nu. Om du är en AppleToolBox-läsare länge, kommer du kanske ihåg tillfällen då vi har täckt hur du använder Mac Terminal, Automator, Genvägar, och Mer. Idag utökar vi våra självstudieresurser med en serie om hur man använder Numbers.

Numbers är Apples kalkylbladsapp och dess alternativ till det mycket populära Excel. Excel är faktiskt så populärt att det finns en god chans att du har använt det, även om du är en livslång Apple-användare. Det är ovärderligt för hur många företag fungerar, och även om Numbers är nästan lika bra på många sätt, är Excel fortfarande den föredragna appen för många företag.

Som sagt, du kanske upptäcker att Numbers fungerar bäst för dig i din personliga eller professionella användning. När allt kommer omkring är det inbyggt i Apples ekosystem, integreras med andra Apple-appar och -tjänster, och bäst av allt är det gratis för alla Apple-användare.

Det här är vårt första inlägg i den här serien, så vi kommer bara att täcka grunderna här. Du kan titta på innehållsförteckningen för att få en uppfattning om vad som kommer att täckas. Inom en snar framtid kommer jag att lägga till mer i den här serien, så håll utkik!

Varför det är viktigt att lära sig använda Numbers

Innan vi går för djupt in på hur man använder Numbers för grundläggande uppgifter, låt oss ta upp varför det är viktigt att lära sig hur man använder den här appen.

För det första är kalkylbladsappar, enligt min mening, en av kärnapparna du bör veta hur man använder. Precis som du borde veta hur du använder en kalkylatorapp, en ordbehandlare och en webbläsare, bör du känna till grunderna i hur du använder ett kalkylblad.

Det beror på att de är så flitigt använda på arbetsplatsen och också så användbara för hemmabruk. Jag använder kalkylblad för ett antal användningsområden, från att hålla reda på min serietidningssamling till att automatisera en del av mina månatliga uppgifter.

Att lära sig hur man använder kalkylblad kan dessutom vara en värdefull färdighet att ha på arbetsplatsen. Många företag förlitar sig på kalkylblad av flera skäl, och du kanske upptäcker att vissa jobb kretsar helt kring att veta hur man effektivt hanterar och använder appar som Excel och Numbers.

Slutligen, att veta hur man använder Numbers kommer att göra det mycket enklare att hämta Excel, om du någonsin skulle behöva det. Det låter kanske inte som en stor sak, men återigen, Excel är ett populärt verktyg på arbetsplatsen, så att veta hur man använder dess motsvarighet kommer att hjälpa dig att lära dig använda det.

Hur man använder Numbers: Grunderna

Okej, nu när du har en uppfattning om varför du borde vilja lära dig hur du använder Numbers, låt oss gå in på hur det fungerar. Som nämnts kommer detta bara att täcka grunderna. Det inkluderar att skapa ett kalkylblad, förstå hur rader och kolumner fungerar tillsammans och göra några grundläggande beräkningar mellan celler. Vi kommer att täcka mer komplexa uppgifter senare, så se detta som grunden för att lära dig de mer utmanande idéerna.

Låt oss dyka in!

Att välja en mall

Först och främst, du kommer att vilja välja en mall när du skapar ett nytt Numbers-dokument. Medan du kan välja Tom, som inte har någon förinställd formatering, rekommenderar jag att du väljer en av de inbyggda mallarna. De gör mycket av det tidiga arbetet åt dig och är förvånansvärt användbara. Det här är en av de enda Apple-apparna där jag tycker att det är ett måste att välja en mall.

Börja med att öppna Numbers-appen. Du kan göra detta genom att hitta appen i din Ansökningar mapp eller trycka på kommando + mellanslagstangenten, skriv "Siffror" och tryck sedan på lämna tillbaka. Dubbelklicka Nytt dokument.

Det tar dig till följande skärm:

Här kan du bläddra igenom alla mallar som Apple har att erbjuda. Vi kommer att använda en tom mall för den här handledningen, men ändå ge dem en titt så att du får en uppfattning om vad appen har att erbjuda.

Några av de bästa mallarna är:

• Checklista
• Delade utgifter
• Faktura
• Enkel budget
• Schema

För nu, fortsätt och välj Tom. På så sätt kan du leka med kalkylarket utan att oroa dig för formateringen. Dubbelklicka på mallen du vill öppna den.

Rader kontra kolumner

Nästa sak du behöver veta är skillnaden mellan rader och kolumner. När du väl har valt Tom mall, bör du titta på den här skärmen:

Även om det inte finns några data på den här skärmen kan du fortfarande se flera rader, kolumner och celler. Varje tom rektangel är en cell. Varje vertikal stapel av celler är en kolumn, och varje horisontell stapel är en rad. Här är en uppdelning:

Som du kan se finns det en cell vid varje punkt där en rad och en kolumn skär varandra. Cellerna utgör dessa skärningspunkter.

Kolumnerna är märkta med bokstäver och raderna är märkta med siffror. Varje cell är märkt efter kolumnen och raden som den korsar. Så de allra övre vänstra cellerna är "A1"-cellen. Cellen direkt under den är "A2", och den till höger om den är "B1".

Du kan enkelt se vilken cell du har valt genom att titta på kolumn- och radetiketterna överst och till vänster i kalkylarket. Vad som än är markerat är indikatorn för vilken cell du för närvarande har valt. Som du kan se i den här skärmdumpen har jag valt E16, som jag kan se utan att behöva räkna ut var min cell är:

En sista notering om rader och kolumner: Du kanske har märkt att du har ett begränsat antal av dessa. Som standard slutar det nedre högra hörnet av kalkylarket på G22. Detta är en av skillnaderna mellan Excel och Numbers. Där Excel fortsätter för evigt visar Numbers dig bara ett fast antal celler.

Lyckligtvis är det lätt att utöka antalet celler genom att lägga till fler kolumner och rader. Överst i kalkylarket, precis till höger om kolumnetiketten "G", kan du se en cirkel med två vertikala linjer i den. Klicka på den och dra den från vänster till höger. Du kommer att se att nya kolumner läggs till automatiskt eller att gamla tas bort direkt.

Detsamma gäller rader. Det finns en cirkel med två horisontella linjer i den nedre vänstra sidan av skärmen. Klicka och dra den upp och ned för att lägga till eller ta bort rader.

Slutligen kan du dra cirkeln med den lilla pilen i längst ned till höger på skärmen för att samtidigt lägga till eller ta bort rader och kolumner.

Och det är (för det mesta) allt du behöver veta om den grundläggande strukturen för ett kalkylblad!

Lägga till innehåll i en cell

Nu när du har en grundläggande förståelse för hur ett kalkylblad är konfigurerat kan vi titta på hur man lägger till innehåll i en cell. Som du kanske redan vet är detta kärnfunktionen i ett kalkylblad. Du lagrar data i varje cell, och varje cell kan interagera med varandra, vilket skapar ett kraftfullt verktyg.

Men återigen, låt oss bara fokusera på att lägga till lite innehåll till celler i ditt kalkylark.

För att komma igång, klicka på valfri cell, helst en nära mitten av kalkylarket. Börja med att skriva siffran "5" i den valda cellen.

Tryck sedan på flik tangenten på ditt tangentbord. Detta tar dig automatiskt till cellen direkt till höger om den valda cellen. I den här cellen skriver du siffran "2" och trycker sedan på lämna tillbaka. Din skärm bör se ut ungefär så här:

Som du kan se lämna tillbaka och flik tangenterna på ditt tangentbord kan användas för att navigera från en cell till nästa. Du kan också använda piltangenterna på tangentbordet för att navigera. Tillsammans gör dessa tangenter det enkelt att navigera i ett helt kalkylblad utan att någonsin lyfta fingrarna från tangentbordet.

Du kan skriva vad som helst i en cell, inklusive ord och symboler. För det mesta är det dock troligt att du kommer på att du anger siffror. Men vi ska utforska varför det finns i Använda formler i siffror sektion.

Hur man använder Numbers för att formatera dina celler

Just nu, låt oss gå vidare och prata om att formatera dina celler. Detta är en viktig del av att lära sig hur man använder Numbers, eftersom det används för att visuellt organisera ditt kalkylblad.

Även i den tomma mall som vi har använt hittills kan du se att ditt kalkylblad har en titel överst, "Tabell 1". Och det finns en mörkgrå rad över toppen och en ljusgrå kolumn längst till vänster.

Ingen av dessa funktioner i ditt kalkylark gör något speciellt. De är bara formaterade för att vara visuellt distinkta, så att du kan lägga in titlar, etiketter och andra bitar av beskrivande data i dem.

Allt du behöver göra för att kunna formatera celler i Numbers är att klicka på Formatera knappen längst upp till höger på skärmen:

Där har du alternativ som låter dig ändra färgen på en cell, typsnittet, antalet rader och kolumner, tabellens kontur och mer. Dessa funktioner behöver inte mycket av en förklaring, bara ha kul med dem och se hur de fungerar. Du kan enkelt ångra alla ändringar du gör genom att trycka på kommando + Z på ditt tangentbord.

Använda formler i siffror

Nästa i den här guiden om hur man använder siffror är formler. På många sätt är formler nyckelfunktionen i kalkylblad. Kommer du ihåg hur vi har sagt att interaktioner mellan celler är det som gör Numbers till en så kraftfull app? Tja, det är dags att utforska de mest grundläggande cellinteraktionerna.

Formler fungerar precis som de formler du lärde dig i grundskolan. För att använda dem, klicka på en tom cell och skriv "="-symbolen. Cellen kommer att visa denna popup:

Skriv sedan en enkel beräkning, som "3+5", och tryck sedan på lämna tillbaka. När du slår lämna tillbaka, kommer cellens värde inte att visa "=3+5", även om det är vad du skrev. Istället kommer det att visa "8", eftersom det är svaret på din formel.

Du kan göra detta med vilken typ av beräkning som helst. Tänk bara på att "*" och "/" symbolerna på ditt tangentbord representerar multiplikations- och divisionssymbolerna.

Du kan också göra matematik mellan celler. Kommer du ihåg hur vi skrev "5" och "2" i två celler sida vid sida? Låt oss göra en grundläggande formel som lägger ihop dessa två celler.

Välj cellen direkt till höger om dessa två celler och skriv "=" för att börja skapa en formel. Klicka sedan på cellen som innehåller siffran "5". Du kommer att se att cellens etikett visas direkt i din formel.

Skriv sedan en "+"-symbol och välj sedan cellen med siffran "2". Det borde se ut så här, även om dina celletiketter är lite annorlunda:

Nästa, slå lämna tillbaka.

Cellen där du just skapade din formel ska nu visa siffran "7". Inte bara det, men om du ändrar siffervärdena för dina "5" eller "2", kommer värdet på "7" att ändras automatiskt för att återspegla den korrekta summan av dessa värden. Du kan se det på skärmdumpen nedan:

Du kan skapa extremt komplexa eller enkla formler, inkludera så många eller så få celler du vill, och de fylls automatiskt i och löser sig själva. Det är superenkelt att göra, och det betyder att ditt kalkylblad i princip fungerar som en skriftlig kalkylator.

Skapa enkla beräkningar i Numbers

Nu ska vi gå in på det grundläggande beräkningssegmentet i vår guide om hur man använder Numbers. Detta är ganska likt formler. Så likt att Numbers faktiskt använder samma ord för det som när du skapar din egen formel: Formler. Vi kallar dem bara beräkningar så att du vet att de är lite annorlunda.

För att utföra dessa beräkningar, låt oss börja med att ta bort alla dina befintliga celler. Välj bara dem och tryck på radera tangenten på ditt tangentbord.

Låt oss sedan skapa en kolumn med siffror. I kolumnen "B", börja med "B2" och arbeta dig ner till "B11", skriv följande siffror: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Du kanske har märkt att dessa siffror bara är 1-10 i en slumpmässig ordning.

Välj nu alla dessa celler, tio totalt. Välj i menyraden högst upp på skärmen Föra in, Formel, och Belopp.

Du bör se siffran "55" visas omedelbart i "B12"-cellen. Det är summan av alla siffror du hade valt. Du kan klicka och dra "55" till en annan cell om du vill. Faktum är att låt oss flytta det till "D2".

Välj de tio siffrorna igen och välj den här gången en annan formel från Föra in > Formel Alternativ i menyraden. Flytta beräkningen till "D3".

Och det är allt! Bara en genväg för att skapa grundläggande formler i dina kalkylblad. Ta dock inte bort något, för vi kommer att fortsätta använda dessa nummer!

Hur du använder Numbers för att sortera dina kolumner och rader

En annan vanlig egenskap hos kolumner och rader är deras förmåga att sorteras. Du kan ange information i vilken ordning du vill och sedan sortera den i alfabetisk eller numerisk ordning.

För att göra detta behöver du bara klicka på kolumn- eller radetiketten för den kolumn eller rad du vill sortera. Eftersom vi redan har skrivit in en osorterad kolumn med siffror i kolumn "B", låt oss gå vidare och sortera den.

Gå vidare och klicka på bokstaven "B" högst upp på skärmen, den som märker kolumnen som "B".

Detta kommer att välja hela kolumnen. Högerklicka sedan på bokstaven "B" eller klicka på den lilla pilen till höger om "B" som visas när du håller muspekaren över den. Välj från rullgardinsmenyn som visas Sortera stigande eller Sortera fallande. Välj sedan det andra alternativet.

Hur siffrorna ordnar sig är ganska intuitivt, så du bör snabbt kunna förstå vad som händer. Dessutom är det bra att veta att detta också fungerar med bokstäver. Du kan sortera bokstäver, ord, siffror eller en kombination av de två.

Du kanske också märker att cellerna i kolumn "D" flyttas runt när du sorterar kolumnen. Det beror bara på att deras position är bunden till specifika rader i kolumnen med siffror. Så du kan ignorera det för tillfället.

Lägga till sidor i ditt Numbers-kalkylblad

Det sista du behöver veta för att lära dig hur du använder Numbers är hur du lägger till sidor i ditt kalkylark. Du kanske har insett att även om du kan utöka ett kalkylblad oändligt, vill du förmodligen inte det. En bättre lösning är att lägga till sidor för varje månad, år eller annan skillnad.

Att lägga till en ny sida är superenkelt! Klicka bara på "+”-ikonen längst upp till vänster på skärmen. En ny sida kommer omedelbart att läggas till.

Du kan nu utöka ditt kalkylblad så mycket du vill utan att bli oorganiserad. Du kan göra detta för att lägga till innehåll i ett kalkylark som du har haft länge, som har blivit för långt eller till och med ett som har en mängd olika innehåll. Du kan till exempel ha en sida som visar din månadsbudget, en som visar din partners, en som visar dina årliga utgifter, en som visar hyran och så vidare.

Börja organisera ditt liv nu när du vet hur du använder Numbers

Och det är allt! Det är allt det grundläggande du behöver veta om hur du använder Numbers. Med denna information bör du vara redo att börja katalogisera dina samlingar, organisera din budget, hålla reda på din inkomst, eller till och med ansöka om jobb där att veta hur man använder ett kalkylblad är en krav.

Återigen, du kan få mer körsträcka från att använda Excel över Numbers eftersom det är det mer populära alternativet. Vet bara att det inte finns någon signifikant skillnad mellan dem förutom popularitet. Så det mesta du lär dig med Numbers kan översättas till Excel.

För mer insikter, nyheter och guider om allt som gäller Apple, kolla in resten av AppleToolBox-bloggen.

Vi ses nästa gång!