Hur man använder siffror på Mac: avancerade tekniker

För några veckor sedan täckte vi de grundläggande teknikerna för att använda Numbers på Mac. Om du missade det inlägget utforskade vi Numbers-funktioner som formler, mallar, ark och sortering.

Idag kommer vi att utöka det inlägget genom att täcka mer avancerade tekniker. Om du inte är bekant med de ämnen som tas upp i det första inlägget, rekommenderar jag starkt att du läser det innan du går igenom det här. För dem som däremot känner sig bekväma med Numbers och vill utöka sina arbetskunskaper, då är det här inlägget för dig.

I det här inlägget kommer vi att titta på avancerade tekniker som att skapa diagram, pivottabeller, lägga till filtrering och villkorlig formatering, och utforska möjligheterna att kombinera Numbers med AppleScript. Det här kommer att bli lite av en "nivå upp", så gör dig redo och låt oss komma igång!

Hur man använder Numbers på Mac: Avancerade tekniker

Pivottabeller

Det första vi ska ta upp är en funktion som är relativt ny för Numbers på Mac: Pivottabeller. Det brukade vara så att detta var en funktion som bara Excel-användare kunde njuta av. Men i de senaste uppdateringarna har Apple tagit med pivottabeller till Mac.

Så vad är pivottabeller? För de som inte vet är en pivottabell ungefär som en standardtabell med data, förutom att den är interaktiv. De interaktiva aspekterna av en pivottabell gör att du snabbt kan organisera, filtrera, sortera och bättre förstå data i din tabell.

Till exempel, i en typisk Numbers-tabell, ser du flera rader och kolumner med data som, oavsett hur organiserade, sannolikt är svåra att snabbt ta insikter från. Så du kan mappa den här datatabellen till en pivottabell, som snabbt visar dig sammanfattningar av data, visar relationer mellan dina data och mer.

För att skapa en pivottabell i Numbers behöver du först en tabell eller ett dataintervall. Ett dataintervall är bara en rad eller kolumn med data, medan en tabell är en serie rader och kolumner.

Välj ditt intervall eller bord och klicka sedan Pivottabell i verktygsfältet högst upp på skärmen. Du kommer att bli ombedd att välja ett av dessa fyra alternativ:

• På nytt ark: Detta skapar ett nytt ark som innehåller din pivottabell. Detta separerar ditt bord och din pivottabell visuellt för att hålla ordning på saker och ting.
• På aktuellt blad: Detta lägger till pivottabellen till arket du använder för närvarande, så att du kan se din tabell och pivottabellen samtidigt.
• För markerade celler på nytt ark: Om du inte vill skapa en pivottabell med hjälp av en tabell kan du istället välja ett intervall. Om du väljer det här alternativet skapar du en pivottabell för ditt sortiment på ett nytt ark.
• För markerade celler på aktuellt ark: Slutligen, som förväntat, tar det här alternativet ditt valda cellintervall och skapar en pivottabell för dem på ditt nuvarande Numbers-ark.

Det bästa sättet att få kläm på pivottabeller är att börja skapa och experimentera med dem. Vi har inte tid i det här inlägget att gå mycket mer på djupet än så här, men vi kommer att göra ett framtida inlägg om pivottabeller och utforska dem mer i detalj. Så håll utkik efter det!

Skapa diagram

Nästa avancerade teknik du vill lära dig när du använder Numbers på Mac är att skapa diagram. Även om diagram inte är absolut nödvändiga när du använder Numbers, är de ett utmärkt visualiseringsverktyg.

För dem som inte är bekanta med diagram är de ett sätt att ta data i en tabell och visa det på ett mer visuellt sätt. Detta är bra för att ta bort snabba insikter samt visa dina data för icke-tekniska personer. Om du till exempel har hållit reda på utgifter i Numbers och behöver visa dessa utgifter under en konferens, kan du skapa ett diagram och visa upp det i en presentation.

Att skapa ett diagram i Numbers är superenkelt. Välj bara Diagram från verktygsfältet och välj ett 2D-, 3D- eller interaktivt diagram för din datauppsättning. Om du inte är säker på vad du ska gå med är det förmodligen bäst att hålla fast vid ett 2D-alternativ.

Återigen, vi har inte tillräckligt med tid i det här inlägget för att gå på djupet om att skapa diagram. Men generellt sett är cirkeldiagram och stapeldiagram ett utmärkt val. Cirkeldiagram hjälper till att visa procentsatser och kvantiteter, medan stapeldiagram är bättre för att jämföra saker i en visuell hierarki.

Precis som med pivottabeller hjälper det att experimentera med de olika diagramalternativen. Så skapa en datauppsättning och börja skapa diagram baserade på den datauppsättningen.

Också! Ett sista råd. När du skapar ett diagram som har en X- och Y-axel (stapeldiagram har till exempel detta), försök att hålla konstanta tal på X-axeln och variabla tal på Y-axeln. Till exempel är det vanligt att lägga tidsvariabler på X-axeln (månader, år, veckor, kvartal, etc.) och finansiella värden på Y-axeln (valutor, intäkter, kostnader, förluster, tillväxt, etc.).

Villkorlig markering i Numbers på Mac

En annan viktig teknik att bemästra i Numbers på Mac är villkorlig framhävning. Som du kanske har märkt vid det här laget kan du formatera innehållet i dina celler. Du kan ändra bakgrundsfärgen för en cell, ändra teckensnittsfärg och typ, och så vidare.

Precis som diagram kan formatering användas för att visuellt organisera dina data. Genom att färgkoda datainmatningar kan du snabbt skilja mellan positiva och negativa värden, datum och dollarbelopp, klienter och så vidare.

Naturligtvis kan det ta mycket tid att ändra all denna formatering manuellt. Det är där villkorlig framhävning kommer in. Det låter dig skapa automatiska regler som omedelbart ändrar formateringen av dina celler. Så om du har klienterna A, B och C kan du skapa regler så att alla A-poster är gröna, alla B-poster är blå och alla C-poster är röda.

För att ställa in regler för villkorlig markering, välj en cell, cellintervall eller en hel kolumn/rad. Klicka sedan Formatera uppe till höger på siffror-skärmen. Detta bör visa (inte dölja) formatpanelen på höger sida av skärmen.

Välj högst upp i den här panelen Cell. Klicka sedan Villkorlig markering…

Välj Lägg till en regel. Du kan sedan skapa en regel som är baserad på siffror, text, datum och så vidare. Varje typ av regel har sina egna parametrar, så välj den som bäst motsvarar dina behov. Till exempel, om du vill att varje cell med texten "Client A" ska vara grön, skulle du välja Text > Är…

Du kan naturligtvis ändra dessa regler för att matcha dina behov. Om du ställer in det som jag har gjort, så kommer bakgrundsfärgen omedelbart att bli grön när du skriver "Klient A" i en cell med dessa villkorliga markeringsregler.

För att vara tydlig ändrar detta inte nödvändigtvis funktionen för din data eller din tabell. Det hjälper bara att göra saker tydligt visuellt och sparar tid.

Formatera siffror

Liknande villkorlig markering är att formatera siffror i Numbers på Mac. Som standard kommer alla siffror du anger i Numbers att se relativt lika ut. Alla siffror bör dock inte formateras på samma sätt. Du har datum, tider, valutor och procentsatser.

För att säkerställa att dessa siffror ser ut som de är avsedda att, kan du ställa in regler för formateringen av olika celler och intervall. För att ställa in detta måste du se till att Formatera sidofältet är öppet och du kommer att vilja välja Cell i det här sidofältet igen.

Du kommer att märka att det finns en rullgardinsmeny märkt nära toppen av den här sektionen av sidofältet Dataformat. När du väljer den rullgardinsmenyn ser du följande alternativ:

Allt du behöver göra härifrån är att välja den formatering som du vill använda för dina valda celler. Från och med då kommer dina celler automatiskt att formateras på lämpligt sätt.

Och om du väljer siffra från rullgardinsmenyn kan du till och med välja antalet decimaler som ska visas. Detta kan vara väldigt användbart för att visa information på det sätt du vill att den ska visas.

Filtrering

Ett annat användbart visningsalternativ i Numbers på Mac är filtrering. Filtrering, liknande pivottabeller, gör att du bara kan visa den information som är relevant för dig. Du kan till exempel använda filtrering för att dölja utgifter du inte har råd med, visa bara de kunder du är skyldig eller visa alla kommande poster.

Med andra ord låter den dig fylla i all din data och sedan filtrera igenom den baserat på regler du väljer.

När du skapar filtreringsregler har du två alternativ:

• Snabbfilter: Dessa är automatiskt genererade filtreringsregler som visas baserat på den data du har angett i din tabell. De är användbara när du bara snabbt vill filtrera bort viss information och inte är ute efter att nödvändigtvis organisera din datauppsättning på ett visst sätt.
• Filtreringsregler: Filtreringsregler, å andra sidan, är regler som du upprättar för din tabell/dataset. De är mer permanenta, strukturerade och kan nås när du behöver dem.

För att använda snabbfilter, välj en kolumn med data eller en specifik cell, för muspekaren över motsvarande kolumnbokstav och klicka sedan på pilen som visas bredvid kolumnbokstaven. Detta kommer att ta upp en rullgardinsmeny, där du hittar Snabbfilter alternativ.

Välj den och välj sedan bland de tillgängliga filtreringsalternativen för att ändra den synliga informationen. Data tas inte bort eller ändras, bara döljs.

För filtreringsregler, välj kolumnen, raden eller cellerna som du vill filtrera. Högerklicka sedan på dem och välj Visa filteralternativ.

Därefter, i sidofältet (som borde ha ändrats för att visa filtreringsalternativ), kan du lägga till ett filter i en kolumn som du väljer. Precis som med villkorlig markering kan du skapa regler som gör att du kan visa/dölja data strategiskt.

Bemästra COUNTIF i Numbers på Mac

En av de mest kraftfulla funktionerna i Numbers på Mac är COUNTIF. Tekniskt sett finns det andra "OM"-funktioner, men när du väl förstår hur COUNTIF fungerar, kommer du att kunna ta reda på resten också.

I huvudsak tillåter COUNTIF användare att tillämpa en formel på ett antal nummer, men också att utesluta nummer som inte uppfyller vissa villkor. Så du "COUNT" siffror "OM" de uppfyller dina villkor.

Du kan till exempel använda detta för att bara räkna dina försäljningar som är större än 100 USD, ignorera kunder som har spenderat mindre än 10 USD eller bara titta på betalningar som inte har behandlats.

Klicka på för att använda en COUNTIF-funktion Föra in överst på skärmen alltså Formel, då Ny formel. Detta kommer att ändra sidofältet för att visa alla formler som är tillgängliga för dig. I sökfältet i den här sidopanelen skriver du "OM" och trycker lämna tillbaka.

När du gör detta ser du funktioner som IF, SUMIF, AVERAGEIF och naturligtvis COUNTIF. Det här är alla funktioner som drar nytta av IF-funktionen, så välj bara den som passar dina behov.

Du kommer att märka att det också finns "-IFS"-funktioner. Dessa fungerar ungefär på samma sätt, förutom att de tillåter dig att kontrollera flera samlingar för flera samlingar, snarare än en enda samling för ett enda villkor.

Använder VLOOKUP

Nästa är VLOOKUP. VLOOKUP är en basfunktion i Excel, och det är en som de som använder Numbers på Mac kommer att vilja bekanta sig med. När du väl är det, kommer du att använda den här funktionen hela tiden.

För de som inte vet är VLOOKUP en funktion som låter dig slå upp en specifik databit som motsvarar en annan databit. Du kan till exempel slå upp timpriset (kolumn B) som debiteras en kund (kolumn A).

Därifrån kan du använda värdet som du har letat upp i en annan funktion. Så det är ett bra sätt att börja organisera och överföra delar av data runt din datauppsättning.

För att använda VLOOKUP, kommer du att återgå till stegen som togs i den senaste tekniken vi täckte. Välj Föra in högst upp på skärmen och välj sedan Formel och Ny formel. Detta bör ändra din sidopanel för att visa formelvalspanelen.

I den här panelens sökfält, skriv "VLOOKUP" och tryck lämna tillbaka på ditt tangentbord. Du bör se VLOOKUP visas omedelbart.

Gå vidare och välj VLOOKUP för att börja skapa formeln i en cell som du väljer.

För att få den här funktionen att fungera måste du fylla i följande information:

• Söka efter: Det är här du anger värdet som du vill hitta. Du kan ange ett nummer eller en REGEX-sträng. Om du inte är bekant med REGEX, den här posten kommer att få upp farten.
• Kolumnintervall: Nästa avsnitt är urvalet av celler som du ska söka igenom. Så ange vilka celler du vill hitta Söka efter innehåll i.
• Returkolumn: Returkolumnen är där du ska ange vilken del av data du vill returnera. Till exempel, om du letar efter någons Timlön (kolumn A), då kanske du vill faktiskt dra värdet som finns i kolumn B, som har det dollarbelopp de tjänar. Med andra ord, detta är värdet som kommer att specificera vilken del av data denna funktion kommer att returnera.
• Nära match: Den här parametern låter dig välja hur mycket spelrum du ger till data som din VLOOKUP-formel hittar. Säg till exempel att du letar efter siffran "5,5" men formeln hittar "5,6" istället. Du kan använda Nära match för att bestämma om detta skulle visas som ett fel eller om du vill räkna det som tillräckligt korrekt.

Och det är allt! VLOOKUP kan vara lite knepigt att få kläm på, men när du väl gör det kommer det att vara ett verkligt kraftfullt verktyg i din arsenal. Så spendera mycket tid med den tills du är bekväm med att använda den. Jag har upptäckt att Reddit-gemenskaper för Excel och Numbers har mycket insikt i hur VLOOKUP fungerar, om du behöver lite extra läsning.

Samarbeta med kollegor

En av de enklaste avancerade teknikerna vi kommer att täcka i den här handledningen om Numbers på Mac är samarbete. I de senaste uppdateringarna har Apple lagt till möjligheten för användare att samarbeta med varandra i Numbers.

Att göra detta är ett superenkelt och bra sätt att göra dig och ditt team mer produktiva. För att göra detta klickar du bara på Samarbeta i verktygsfältet och dela åtkomst till ditt kalkylark med andra via e-post, sms eller AirDrop.

De personer du samarbetar med måste ha en Apple-enhet, helst en Mac eller iPad, men en iPhone fungerar också.

När du samarbetar i en Numbers-fil kommer du att kunna se exakta redigeringar och bidrag som andra har gjort. Det här är bra för att dela dokument med människor, arbeta med samma fil med olika enheter eller vid olika tidpunkter och hålla ditt arbetsplatsteam uppkopplat.

Lägger till AppleScript till Numbers

Sist men inte minst, en ganska avancerad teknik för Numbers på Mac är att använda AppleScript med dina kalkylblad. För de som inte vet är AppleScript ett grundläggande skriptspråk från Apple som kan användas för att automatisera vissa uppgifter.

För dig som är bekant med Excel kan du ha erfarenhet av makron. Makron låter dig automatisera grundläggande uppgifter, som att ange siffror eller uppdatera information. Det är en stor tidsbesparare och en som är inbyggd i Excel.

Tyvärr har Apple inte byggt in en liknande funktion som Numbers ännu. Istället måste du lita på AppleScript.

Den goda nyheten är att AppleScript är ganska enkelt. Om du redan har lite programmeringserfarenhet bör du kunna ta upp det ganska snabbt. Och om du inte gör det kan du antingen lära dig grunderna eller kopiera kod som andra har skrivit online.

Liksom mycket av det som står i den här artikeln har vi inte tid att gå på en djupdykning av allt du kan göra med AppleScript i Numbers. Vet bara att om du kommer på dig själv med att göra många repetitiva uppgifter i Numbers kan du använda AppleScript för att börja ladda ner det arbetet till din dator.

Numbers på Mac: Bli ett proffs

Och det är allt! Genom att behärska teknikerna som beskrivs i det här inlägget kan du börja vässa dina färdigheter i Numbers på Mac och göra framsteg mot att bli ett riktigt proffs. Även om vissa av dessa koncept kan vara svåra att linda runt i början, är oddsen goda att du kommer att sluta använda mycket av det här på daglig basis.

Det här är fantastiska tekniker att lära dig om du vill arbeta i Numbers eller Excel för att leva. Och för dem som bara behöver Numbers för projekt hemma, kommer detta att göra det möjligt för dig att göra en mängd nya saker. Låt mig veta i kommentarerna nedan hur du planerar att använda dessa olika tekniker!

För mer insikter, nyheter och guider om allt som gäller Apple, kolla in resten av AppleToolBox-bloggen.

Vi ses nästa gång!