Vill du lagra en kopia av dina Outlook-kontakter i ett Excel-kalkylblad? Lär dig hur du exporterar Outlook-kontakter till Excel på enkla metoder.
MS Outlook är en e-postklient från Microsoft. Den levereras med MS Office, men du kan också använda den på webben som en del av Microsoft 365-sviten. Liksom andra e-postprogram kommer den också med ett kontakthanteringssystem. Med den här funktionen lagrar Outlook den e-postadress som används för kommunikation med dig.
Den lagrar också ytterligare information som namn, adress, företagsadress, telefonnummer och faxnummer. Inte bara det, Outlook-kontakten håller adresserna organiserade.
Nu, om du vill använda Outlook-adressboksdata för olika ändamål eller dela dem med andra, är det inte möjligt om kontakterna lagras i det ursprungliga filformatet PST. Du måste överföra kontakterna i valfritt lämpligt format som Excel.
Låt mig berätta hur du exporterar Outlook-kontakter till Excel. Men innan vi går in i den delen, låt oss ta reda på varför du kan behöva exportera kontakter från Outlook till Excel.
Det främsta syftet med att migrera kontakter till något annat format som Excel är att använda dem i vilken annan plattform som helst. Om du är på väg att sluta använda Outlook och byta till en annan e-postklient kan du flytta kontakterna till Excel så att du kan fortsätta kommunicera med dina kontakter även från en annan plattform.
Att samla in kontaktdata för flera Outlook-användare och skapa en central respirator för adressen är ett annat skäl bakom denna dataexport. Anta att ditt företag lanserar en ny produkt eller kommer att erbjuda försäljning vid årets slut.
För att låta det maximala antalet personer veta om dessa erbjudanden måste du skicka reklammeddelanden till alla kontakter för dina kontorsanställda. Det kommer att bli en utmanande uppgift att skicka e-postmeddelanden till individuella kontakter för varje anställd. Istället kan du skapa en central lista över kontakter med alla adresser och skicka e-postmeddelandena via ditt marknadsföringsteam.
Dessutom är Excel den perfekta programvaran för att filtrera, kategorisera och organisera data. Från den kan användare enkelt söka och samla in data med minimal ansträngning. Om sälj-, marknadsförings- eller supportteamet vill använda Outlooks adressboksdata måste de överföra det till ett Excel-kalkylblad.
Läs även:Hur man återkallar e-postmeddelande i Outlook 365
Om du använder MS Outlook-applikationen på din Windows-dator, så här kan du exportera Outlook-kontakter till MS Excel.
- Öppen MS Outlook.
- Klicka på Fil fliken från Excel meny meny.
- Välj på den vänstra panelen Öppna & exportera.
- Välj den Import Export ikon.
- Importera och exportera guiden kommer att visas på din skärm.
- Välj Exportera till en fil innan du klickar på Nästa knapp.
- Det blir ingen .XLSX tillgängligt alternativ. Så välj Kommaseparerade värden innan du slår Nästa.
- Därefter ser du trädstruktur av Outlook PST fil. Bläddra upp eller ner för att hitta Kontakter alternativ.
- Välj Kontakter och klicka på Nästa.
- Klicka på Bläddra för att välja målmapp för den resulterande filen.
- Klick Nästa. Se till att Exportera kontakter från mappen: Kontakter kryssrutan är markerad.
- Du kan också välja Karta anpassade fält … för att mappa de anpassade fälten för käll- och utdatafilen.
- Klicka på Avsluta, och kontakterna kommer att sparas i CSV-filformat. Migreringstiden beror på antalet kontakter och värden.
- Gå nu till mappen där filen sparades.
- Dubbelklicka för att öppna filen i MS Excel.
- Du kommer att märka en varning precis under menyraden om MÖJLIG DATAFÖRLUSTER.
- Klicka på Spara som …
- En annan guide visas för att spara filen i ett annat format.
- Från Spara som typ rullgardinsmenyn, välj Excel arbetsbok. Excel-versionen kommer att variera.
- Klicka på Spara, och filen kommer att sparas i XLS-format.
- Nu kan du använda den filen i Excel utan några formateringsproblem eller risk för dataförlust.
Läs även:Hur man ställer in frånvarosvar i Outlook
Outlook-webbanvändare kan utföra dessa steg för att exportera kontakter i Excel-stödda CSV-format:
- Öppen Syn i din webbläsare.
- Klicka på människor från vänster.
- Alla kontakter kommer att väljas som standard.
- Klicka på Hantera kontakter i det övre högra hörnet och välj Exportera kontakter.
- På Exportera kontakter fönster kan du välja Alla kontakter och klicka på Exportera knapp.
- Outlook-webbappen laddar ner en CSV-fil på din dator Nedladdningar mapp.
- Dubbelklicka på den för att öppna den i Excel.
- Om du får en MÖJLIG DATAFÖRLUSTER varning, klicka på Spara som…
- I den Spara som typ rullgardinsmenyn, välj Excel arbetsbok eller Excel xx-xxxx arbetsbok, var xx och xxxx föreslå olika versioner av Microsoft Excel-filsystem.
- Klicka på Spara för att lagra den här filen i ett filformat som stöds av Excel.
Outlook-kontakter har stor betydelse i personliga och affärsmässiga sfärer. Du kan behöva använda kontakterna för olika ändamål, och det hjälper inte att lagra dem i Outlook.
Av denna anledning måste du veta hur du exporterar Outlook-kontakter till Excel. Eftersom det är en sofistikerad kalkylarksapplikation,
Berätta i kommentarerna varför du vill exportera kontakter från Outlook till Excel och hur effektiva de metoder jag har diskuterat var. Sprid den här artikeln bland dina vänner via sociala medier eller personlig delning.
Om du är intresserad av Outlook kan du läsa hur du aktiverar eller inaktiverar e-postmeddelanderutan eller vad du ska göra om din Outlooks e-postvy har ändrats.