Hur man gör en rullgardinslista i Excel

För att göra datainmatningsuppgifter felfria och snabba måste du lära dig hur du gör en rullgardinslista i Excel.

Excel är en kraftfull programvara för datainmatning. Du kan använda den för personliga och professionella datainmatningsbehov som att skapa listor över kontorsmaterial, göra listor med hushållsartiklar, skapa en inventering för ett litet företag eller hem och mycket mer.

I alla datainmatningsjobb måste du skriva in små uppgifter som namn, adresser, kvantiteter, platser, priser etc. När någon granskar den här databasen kanske de vill ange kommentarer som granskad, pågående granskning, fel hittat, etc.

Om du eller din anställde börjar göra detta manuellt tar det flera dagar att uppnå målet. Därför måste du automatisera Excel-arket där du samlar in data. Kommandot i rullgardinsmenyn Excel är grundläggande automatisering som du kan använda utan att lära dig Visual Basic-kodning för Excel. Läs vidare för att lära dig hur du skapar en lista i Excel med rullgardinsmenyn.

Vad är en rullgardinslista i Microsoft Excel?

Excel-rullgardinslistan är ett datavalideringsverktyg för Excel-applikationen. Det kräver att du väljer ett intervall eller en lista med data för rullgardinsmenyn. Använd sedan helt enkelt kommandot Datavalidering för rullgardinslistan i målcellen eller cellområdena för att få förslag på datainmatning.

Rullgardinslistor eliminerar gissningar från datainmatningsuppgiften. Dessutom kommer du att göra noll stavfel och andra misstag när du använder Excel-rullgardinsfunktionen. Det är också det mest använda verktyget för automatisering av datainmatning på Microsft Excel.

Här är några scenarier där du kan använda detta datavalideringskommando:

• Du skapar en databas på Excel, och du behöver datainmatningsoperatorerna för att skriva in den data du behöver, inget skräp.
• Du vill att datainmatningsoperatorerna endast ska använda kategoriserade data när de anger information i ett Excel-kalkylblad.
• Du skapar gratis online- eller offlineformulär på Excel, och du vill att användaren ska ange data som endast är tillgänglig i formuläret och inget annat.
• Din databas innehåller återkommande namn, telefonnummer, adresser, etc. Beroende på dessa uppgifter betalar du också räkningar eller fakturor. Därför är noggrannhet mycket avgörande för projektet. I så fall måste du använda rullgardinslistor i Excel.
• Du skapar ett Excel-ark för hushållsartiklar och du vill att familjemedlemmarna endast ska göra poster från en tillåten lista med föremål.
• Ditt datainmatningsteam älskar att använda kortkommandon mycket, och för detta erbjuder Excel-rullgardinslistor oöverträffad bekvämlighet.
• Du skapar en databas för kontorsmaterial eller inköpsförfrågningar och du vill bara att anställda ska skapa inköpsförfrågningar för förgodkända pappersvaror, IT-hårdvara eller tillbehör.

Det finns två sätt att göra en lista i Excel med rullgardinspilar. En använder ett förkonfigurerat dataintervall och en annan skriver in alternativen manuellt. Nedan hittar du stegen för den mest automatiserade rullgardinsmenyn i Excel:

• Skapa ett nytt kalkylblad i Excel och namnge det Databas.
• Skapa nu en kolumnrubrik i cellen A1 beroende på typen eller något annat namn du vill. Till exempel ger jag rullgardinsmenyn en kolumnrubrik IT-hårdvara i denna handledning.
• Kopiera och klistra in data från någon annanstans eller skriv in manuellt för att fylla i cellerna under kolumnrubriken med objekt du vill ha i rullgardinsmenyn.
• Jag skriver in alternativ för begäran om köp av IT-enheter som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, och så vidare.

Hittills har du framgångsrikt skapat databasen från vilken kommandot Excel Data Validation kommer att visa alternativ eller val i rullgardinsmenyn. Låt oss nu skapa den faktiska rullgardinslistan genom att följa stegen som nämns här:

• Välj den cell där du vill skapa en rullgardinslista i Excel.
• Klicka nu på Data fliken på Excel meny meny.
• I den Dataverktyg kommandosektionen, klicka på Datavalidering rullgardinsmenyn.
• En snabbmeny öppnas med några alternativ. Välja Datavalidering.
• Nu borde du se Kommandot för datavalidering verktyg på kalkylbladet där du vill lägga till en rullgardinslista för Excel.
• Den innehåller tre flikar. Dessa är Inmatningsmeddelande, Inställningar och Error Alert.
• Klick inställningar.
• Under Valideringskriterier klickar du på rullgardinsmenyn under Tillåta meny.
• Välja Lista från rullgardinsmenyn.
• Som standard är Rullgardinsmeny i cellen och Ignorera tomt bockmarkering ska vara markerad. Om inte, kontrollera dem.
• Klicka på uppåtpilen i Källa fält. De Datavalidering dialogrutan kommer nu att minimeras till en tunn stapel med ett tomt fält.
• Gå till Databas arbetsblad och välj cellintervallet i rullgardinsmenyn i Excel.
• Välj några tomma celler under det sista objektet. Det hjälper dig att utöka listan utan att redigera källan igen.
• Excel kommer automatiskt att fylla i källdata för rullgardinsmenyn. Du behöver bara klicka på nedåtpil på det tunna Datavalidering bar.
• Du bör nu se den utökade dialogrutan Datavalidering igen. Men den här gången ser du ett källdataintervall i Källa fält.
• Klicka bara OK, och du är klar.

Grattis! Du har skapat din första rullgardinslista i Excel. Nu är det bara att kopiera detta någon annanstans där du behöver visa samma objekt när en anställd eller någon annan användare fyller i data i ett datainmatningsblad.

Du kanske vill låsa databaskalkylbladet så att ingen kan göra några ändringar i listan med alternativ i rullgardinslistorna i kalkylbladet för datainmatning. Följ dessa snabba steg för att säkra listobjekt:

• Välj de cellområden du behöver låsa.
• Högerklicka och välj sedan Formatera celler.
• Gå till Skydd fliken och markera Låst alternativ.
• Klick OK att tillämpa Formatera celler ändringar.
• Gå nu till Recension fliken på Excel-bandet.
• Välj Skydda ark ikon.
• På Skydda ark dialogrutan, ange ett lösenord i det tomma fältet.
• Ange lösenordet igen, så låser Excel arbetsbladet för gott.

Om du vill ha en kort rullgardinsmeny, som Ja/Nej, Reviderad/Ej granskad, Tilldelad/Öppen, Komplett/Ofullständig, etc., kan du använda den manuella listan istället för dataintervallsmetoden. Det sparar tid. Så här kan du skapa en rullgardinslista i Excel med hjälp av listobjekt:

• Klicka på en cell för att fylla i en rullgardinsmeny.
• Välj Datavalidering från Data fliken på menyfliksområdet.
• Under Tillåta menyn, klicka Lista.
• Nu skriver du helt enkelt listan med objekt i Källa fält.
• Se till att du separerar varje objekt med ett kommatecken.
• Klick OK för att använda rullgardinsmenyn.

Detta är den enklaste och snabbaste metoden för att skapa en enkel rullgardinslista i Excel. Den första metoden är dock mer tillförlitlig när du kommer att använda rullgardinslistor rikligt.

En tom rullgardinslista kanske inte säger så mycket för datainmatningsoperatörerna. Du måste lägga till specifika instruktioner, så att de inte gör några misstag. Så här kan du lägga till ett instruktionsmeddelande till rullgardinslistor i Excel:

• Klicka på valfri cell som innehåller en aktiv Kommandot för datavalidering.
• Gå nu till Data fliken > Datavalidering > klicka Datavalidering.
• Inuti Datavalidering dialogrutan klickar du på Inmatningsmeddelande flik.
• Skriv en liten text för Titel och sedan ett detaljerat meddelande i Inmatningsmeddelande fält.
• Klick OK för att tillämpa ändringarna.

Nu, närhelst en användare väljer en cell med ett aktivt kommando för datavalidering i rullgardinsmenyn, kommer de att se ett meddelande om hur man fyller upp cellen med hjälp av objekt från rullgardinsmenyn.

Om någon gör ett fel när du använder rullgardinslistorna på ditt Excel-datablad kan du också visa ett felmeddelande. Detta säkerställer att användaren vidtar åtgärder för att lösa felet och inte hoppar över cellen. Här är stegen för att aktivera Visa ett felmeddelande:

• Följ stegen som nämnts tidigare tills du får Datavalidering dialog ruta.
• Välj nu Felvarning flik.
• Välj en Felstil från tre alternativ: Stopp, Varning och Information.
• Skriv sedan in en kort text för Titel av Felvarning.
• Skriv nu ett detaljerat meddelande i Felmeddelande fält.

Bra jobbat! Med aktiverad Visa ett felmeddelande kommer arbetsbladet att visa en feldialogruta om någon skriver något annat än de objekt som nämns i rullgardinsmenyn i Excel.

Nu vet du hur man gör en lista i Excel med rullgardinsmeny i två olika metoder. Du kan prova sätt att skapa Excel-rullgardinslistor och skapa datainmatningsformulär för att hjälpa dina anställda.

Du kan också skapa en intuitiv lista med hemtillbehör för matvaror, hårdvara, kläder, verktyg och mer med hjälp av rullgardinslistor i Excel.

Glöm inte att kommentera nedan om du vet ett annat coolt sätt att göra en rullgardinslista i Excel.

Nästa steg, lär dig visa rader eller kolumner i Excel och lite Excel-kalendermallar för alla år.