Det finns alltid en anledning att skicka mejl till olika personer. Så här skapar du en distributionslista i Outlook.
Som Outlook-användare kan du behöva skicka viktiga officiella eller personliga e-postmeddelanden till flera personer. I sådana situationer kommer det att behövas mer tid och ansträngning för att skicka e-post individuellt.
Du kan skapa en distributionslista i Outlook och eliminera besväret med att lägga till flera e-postadresser i fältet Till.
Men först, låt oss lära oss mer om distributionslistan och dess betydelse.
Vad är en distributionslista i Outlook?
Distributionslistan är en lista över kontakter eller e-postadresser som kan användas för att distribuera eller skicka e-postmeddelanden till dem alla.
Så det är en grupp e-postadresser som du kan använda för att skicka ett e-postmeddelande. Dessa listor nämns också i olika Outlook-versioner som Kontaktlista och kontaktgrupp.
Om du har en distributionslista visas den i din kontaktlista och adressbok.
Varför behöver du en distributionslista i Outlook?
Att skicka ett e-postmeddelande till olika personer kan vara svårt, särskilt om du är en del av en organisation med hundratals eller tusentals anställda.
Distributionslistan automatiserar denna vardagliga och repetitiva uppgift att lägga till e-postadresser individuellt när du vill skicka ett e-postmeddelande till en grupp människor.
Du kan skapa listan en gång och använda den i flera år om inte några anställda går med i eller lämnar organisationen eller teamet.
I så fall kan du också sömlöst redigera distributionslistan för att hålla den uppdaterad. Dessutom hjälper en distributionslista dig att undvika att av misstag lägga till någon som din e-postmottagare.
Skillnaden mellan distributionslista, distributionsgrupp och kontaktgrupp
Du kommer att upptäcka att termer som distributionslista och kontaktgrupp används omväxlande i Microsofts eller Outlooks ekosystem.
Även om dessa betyder samma sak, används distributionslistan i de äldre versionerna av Outlook-appen.
Vissa människor kan också använda termer som distributionsgrupp och kontaktlista för att referera till distributionslistan.
När det gäller Office 365-prenumerationer är distributionslistor avsedda för hela organisationen.
Förutom att de hanteras centralt tar dessa listor emot e-postmeddelanden från organisationens e-post istället för den personliga e-postadressen.
Omvänt kan kontaktgrupper skapas på ett personligt Outlook-e-postkonto.
Skapa en distributionslista i Outlook från webbappen
När du kommer åt din Outlook från webbappen kan du följa dessa steg för att lägga till en kontaktlista eller distributionslista:
- Öppen Syn i webbläsaren och klicka på människor ikon.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Ny kontakt för att välja Ny kontaktlista.
- En popup kommer att visas på skärmen.
- Du måste ange ett namn för listan.
- Lägg till e-postadresserna till alla personer du vill inkludera i denna distributionslista.
- Om du vill kan du också lägga till en beskrivning.
- Klick Gjort, och du skapade precis en Outlook distributionslista.
- När du skickar e-post till gruppen, lägg till gruppnamnet i Till fältet.
Hur man skapar en distributionslista i Outlook Desktop
Även om du har en Outlook-app på din Windows kan du enkelt skapa en distributionslista som kallas en kontaktgrupp. Här är de snabba stegen för att skapa en outlook-distributionslista där:
- Öppna Outlook-appen och välj människor flik.
- Klicka på Ny kontakt rullgardinsmenyn.
- Välja Kontaktgrupp.
- Du kommer att se ett nytt fönster för den gruppen eller listan.
- I den Namnfält, lägg till listnamnet.
- Klicka på Lägg till medlem knapp.
- Välj varifrån (Outlook-kontakter, adressbok, e-postkontakt) du vill lägga till personer i den här gruppen.
- Välj någon och klicka på Medlemmar för att lägga till dem i listan.
- För att välja flera personer samtidigt, tryck på Ctrl medan du väljer alla namn.
- När du är klar klickar du OK att återvända till Kontaktgrupp fönster.
- Klick Spara & Stäng att tillämpa ändringar.
Hur man skapar en distributionslista i Outlook för Mac
Outlook-distributionslistan är också tillgänglig för Mac-användare. Så du kan skapa en distributionslista i Outlook Mac med dessa steg:
- Öppen Outlook för Mac och välj människor.
- Välja Ny kontaktlista under Hem flik.
- Ge listan ett namn.
- Klicka på Lägg till knappen och skriv de första bokstäverna i kontaktens namn som du vill inkludera.
- Välj det namnet för att lägga till det.
- Skriv e-postadressen för att lägga till någon som inte finns med i kontaktlistan.
- Klicka på Spara & Stäng när alla namn har lagts till.
Slutsats
Nu när du vet hur du skapar en distributionslista i Outlook kan du sömlöst skicka dina e-postmeddelanden till många människor.
Oavsett om du använder Windows eller Mac, kommer du att följa våra steg för att skapa en Outlook-distributionslista.
Du kan kommentera för att dela din erfarenhet av att skapa en distributionslista i Outlook. När du har skapat en lista kanske du vill dela kontaktlista med en annan Outlook-användare.