Hur man jämför text i Excel: De 8 bästa metoderna

Om du har att göra med en enorm databas i ett Excel-kalkylblad och behöver rensa databasen för dubbla poster, kan du använda följande tekniker för att jämföra text i Excel.

Excel-kalkylblad är inte bara till för att upprätthålla finansiella konton, adressböcker eller textdatabaser. Det kan också hjälpa dig att analysera data för att radera dubbletter av poster. Dessutom kan du använda några enkla formler och logiska funktioner i Excel-kalkylbladet för att jämföra celler och cellintervall för att ta reda på de specifika värden du letar efter.

Även om du visuellt kan skrapa igenom hela kalkylbladet för dubbletter eller målvärden, kanske det inte är den idealiska metoden när Excel-kalkylbladet innehåller tusentals poster. Dessutom låter dess olika funktioner för villkorlig formatering dig automatiskt markera celler när den upptäcker värdet du letar efter.

Läs vidare för att lära dig hur du jämför text i Excel. Du kommer också att ta reda på hur Excel jämför text i två kolumner med villkorlig formatering. Låt oss gräva i!

Det kan finnas oändliga skäl att utföra en jämförelse av text i Excel-funktion. Följande är dock de vanligaste som du kan möta i ditt personliga och professionella liv:

• Du driver ett företag och du skapade separata Excel-databaser för kunder från alla 50 delstater i USA. Nu blandade någon ihop kundnamnen. Här, istället för att manuellt skura kalkylbladet, kan du använda jämför text i Excel för att hitta kundnamn som blandas ihop mellan 50 tillstånd.
• Ditt företag har två separata databaser för svartlistade och vitlistade adresser för leverans av varor från din e-handelsbutik. En anställd blandade ihop adresserna. I den här hemska situationen kan du använda Excel-strängjämförelsefunktionen.
• Du skapade en inköpslista för hela månaden och blandade ihop listan med några matvaror som du fick förra månaden. Här kan du använda jämför text i Excel.
• Om du är gymnasielärare och behöver utvärdera elevernas svar mot frågor automatiskt kan du använda Excel-sträng för att jämföra kolumner och rader.
• För företagsfrämjande syften ger du bort rabattkoder till tusentals kunder. Nu vill du rikta in dig på kunderna som använde rabattkoderna för att presentera premiumprodukter och prenumerationer. Du kan använda Excel-funktionen för att jämföra text i två kolumner för att matcha kundnamn som använde kampanjkoder från huvuddatabasen över kunder som du skickade kampanjmeddelandena till.

Det kan finnas tusentals andra skäl att jämföra värden och texter i Excel. Oavsett anledningen är följande åtta metoder för Excel-jämförelse av text i två kolumner användbara:

Till exempel behöver du bara jämföra två kolumner med data för att säkerställa att du har allt du behöver. Här kan du matcha de efterfrågade leveranserna med de levererade med hjälp av den skiftlägesokänsliga jämförelseoperatören Equals.

Således kan du kopiera referensdata från en app och klistra in den under referenskolumnen eller begärda förbrukningsmaterial. Sedan kan du importera måldata från en annan app och klistra in data under kolumnen för mottagna mål eller leveranser.

Du behöver inte tänka på att matcha fall och värden för celltexterna även om du importerar data från olika appar. Så här fungerar den skiftlägesokänsliga jämförelsen:

• Kopiera och klistra in följande formel i cellen där du vill ha jämförelseresultatet:

=A2=B2

• Träffa Stiga på och Excel kommer att visa antingen Sant eller Falskt beroende på referens- och måldata.

• Om formeln ser bra ut, kopiera och klistra in den i hela kolumnen för att få en omedelbar uppfattning om mottagna varor kontra beställda varor.

Låt oss överväga att du arbetar med ett projekt där skiftlägeskänslighet är en viktig faktor när du matchar värden mellan kolumner i ett Excel-kalkylblad. I det här scenariot kan du inte använda operatorn Equals för att jämföra text i Excel.

I detta känsliga scenario kan du använda den EXAKTA formeln som visas nedan:

• Skapa en lämplig kolumnrubrik och ange referensdata i raderna under kolumnen.
• Skapa på samma sätt kolumnen för data som ska utvärderas bredvid den första kolumnen och fyll i data i raderna nedan.

• När du är klar, sätt en likhetstecken (=) i cellen där du vill ha ett jämförelseresultat, TRUE eller Fales, och skriv följande formel:

=EXAKT(B2,C2) (för samma kalkylblad)

=EXAKT(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (för olika kalkylblad)

• Du kan också välja referens- eller måldata från ett annat kalkylblad i samma Excel-arbetsbok.
• Träffa Stiga på och du får en snabb jämförelse baserat på versaler och gemener i de givna texterna.

Låt oss överväga att du vill använda antingen EXAKT-formeln eller operatorn Equals för att jämföra text men du vill inte se TRUE eller FALSE som jämförelseresultat. Faktum är att du vill visa texter som Matchat och Inte Matchat. I så fall kan du kapsla någon av formlerna ovan i en IF-funktion enligt beskrivningen nedan:

• Ange en likhetstecken (=) och börja formeln med OM.
• Ange sedan någon av formlerna ovan som den logiska utmaningen för IF-funktionen.
• Efter den logiska utmaningen, skriv in texten som ska visas, som Matchat inom citattecken.

• Sätt ett kommatecken och lägg sedan en annan text som du vill att Excel ska visa om den logiska utmaningen misslyckas. I detta fall, Inte Matchat är omgiven av citat.
• Således blir den slutliga formeln som visas nedan:

=OM(EXAKT(B2;C2);"Matchad","Inte matchad")

Du måste till exempel hitta namnen på nominerade kandidater från grupp A. Här måste du matcha namnen i grupp A med namnen i kolumnen för alla utvalda kandidater.

Här kan du enkelt använda VLOOKUP-funktionen för att låta Excel jämföra text i två kolumner. Så här går det till:

• Den första kolumnen i kalkylbladet ska innehålla namnen från Grupp A.
• I nästa kolumn kan du kopiera och klistra in namnen på nominerade kandidater.

• I den yttersta kolumnen kan du få jämförelseresultaten som kommer att visa namnet på de kandidater som kvalificerade sig i den första omgången.
• Nu är det bara att kopiera och klistra in följande formel där du vill ha en jämförelselista över Grupp A namn från Kortlistade namn.

=SÖKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• För att ersätta #N/A fel med den misslyckade texten, använd den här formeln som nämns nedan:

=IFNA(SÖKUPPGÅNG(A2,$C2:2:15,1 C$,FALSE),"Failed")

Låt oss överväga att du är evenemangskoordinator för en teknisk konferens. Du måste matcha deltagarna mot en lista över registrerade personer för att endast skicka intyg till de personer som dök upp till seminariet. Så här kan du göra det med VLOOKUP och IFNA-formeln där du jämför text mellan två kolumner:

• Skapa en kolumnrubrik för Registrerad och skriv in namnen i raderna nedan.
• Till höger om denna kolumn, skapa en annan kolumn för de personer som faktiskt deltog i seminariet.

• I den tredje kolumnen anger du följande formel:

=IFNA(SÖKUPPGÅNG(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Frånvarande")

• Kopiera och klistra in formeln nedåt för att få aktuell eller frånvarande status för de registrerade individerna.

Excel kommer att matcha registrerade namn från referenskolumnen för att visa resultat i en tredje kolumn där du vill ha namnen. Dessutom säkerställer IFNA-formeln att om ett #N/A-fel dyker upp, ersätter Excel felkoden med texten Frånvarande.

Låt oss säga att du behöver jämföra texter mellan kolumn A och B, men du letar inte efter en absolut matchning. I den här situationen måste du använda FIND-formeln enligt nedan:

• Lägg referenstextdata under Kolumn A och måldata i Kolumn B.

• I Kolumn C, ange följande formel för att hitta och visa ett värde för deltextjämförelse i Excel:

=HITTA(C2;A2) 

• De HITTA funktion returnerar ett fel där den inte kan hitta en partiell matchning. Jag kapslade HITTA funktion inuti ISNUMBER fungera. Nu kommer formeln att visas SANN när det finns en delmatch och FALSK när ingen match alls.

=ISNUMBER(SITTA(C2;A2))

Tänk på att du är på ett kontor där du är ansvarig för att granska alla inköp. Du får olika inköpskrav från olika avdelningar i verksamheten. Det är din plikt att se till att din organisation inte skickar inköpsorder för dubbletter av varor.

I det här scenariot kan Excels villkorliga formatering jämföra två eller flera kolumner med data och markera celler som innehåller dubbletter av värden. Följ dessa steg för att öva på det här jämförelsetexttricket i Excel:

• Sammanställ en databas med texter som du vill jämföra.
• Välj hela sortimentet och klicka Villkorlig formatering på Hem meny i Excel-bandet.

• Håll muspekaren över rullgardinsmenyn Markera cellregler alternativ.

• Flera cellregler kommer att dyka upp. Välj Dubblettvärden.
• I popup-fönstret Dubblettvärden kan du välja markeringsformat genom att klicka på Värderingar medrullgardinsmenyn.

Om du behöver hitta en uppsättning texter inom en grupp texter kan du använda SÖK-funktionen som visas här:

• Skapa en kolumn med texter för referens och en annan kolumn för testtexter.
• Ange nu följande formel i den tredje kolumnen:

=SÖK(C2;A2)

• Träffa Stiga på. Kopiera och klistra in formeln i cellerna i den tredje kolumnen.

• Tryck Stiga på för att få fler resultat.

Excel kommer att visa teckennumret varifrån det hittar en matchning för testtexten i referenskolumnen.

Det kan finnas många andra formler och kapslade formler för att matcha texter mellan två eller flera celler eller kolumner i Excel. Men de enklaste och mest använda metoderna är de som nämns ovan i den här artikeln.

Om du vet något annat intuitivt sätt att jämföra text i Excel, glöm inte att nämna metoden i kommentarsfältet nedan. Under tiden kan du lära dig hur man använder Excels OM-DÅ-formel.